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Mesmo neste mundo digital, é surpreendente a quantidade de papel que uma empresa doméstica pode acumular. Além disso, há muito para acompanhar em um negócio doméstico, como contas financeiras, estratégias de marketing, projetos, clientes e muito mais. É essencial desenvolver sistemas organizacionais no início do seu negócio para garantir que você será capaz de encontrar o que precisa, quando precisar.
O que você precisa para salvar e organizar
Até certo ponto, os itens que você precisará para desenvolver um sistema de arquivamento dependerão muito do seu negócio. Por exemplo, se você vende um produto tangível, precisará de algo que monitore seu estoque. No entanto, aqui está uma lista geral de itens que você precisa acompanhar em seu negócio doméstico:
- Planos de negócios e marketing
- Documentos legais (ou seja, papelada LLC, licença comercial e registros de propriedade intelectual, contratos)
- Contatos (profissionais, clientes, fornecedores, prestadores de serviços, etc)
- Informações financeiras (declarações de lucros/perdas, balanços, contas a pagar/receber)
- Impostos
- Despesas comerciais (receitas)
- Projetos
Junto com esta lista, você desejará adicionar itens específicos ao seu negócio.
Sistemas para organizar seu negócio doméstico
Provavelmente, você usará vários métodos para armazenar e manusear seus documentos e outras informações importantes. O fator chave é escolher um método que funcione melhor para você. Cada pessoa tem uma maneira diferente de pensar e organizar. Por exemplo, para algumas pessoas faz mais sentido organizar os arquivos em ordem alfabética, mas para outras acham mais fácil organizar por data. Se você não tiver certeza do que funcionará melhor para você, experimente um e, se tiver dificuldade para mantê-lo, adote um sistema diferente. Aqui estão três maneiras de organizar seus arquivos e informações:
Sistema de arquivamento de pasta simples
Para pequenas empresas que não geram muita papelada, o sistema de fichário é uma boa escolha. Também é ideal para pessoas que gostam de ter tudo em um só lugar ou que precisam que suas informações sejam móveis. O sistema de encadernação usa um grande fichário de três argolas, protetores de folhas e divisores de seção.
Use os divisores de seção para organizar suas categorias de negócios, como pedidos pendentes, pedidos concluídos, cópias mestre de vários formulários… etc. A partir daí você começará a coletar os arquivos nos protetores de folhas. Assim que o fichário ficar cheio – no final da semana, mês ou três meses – será hora de purgar. Você apenas transferirá arquivos de pedidos de clientes e outros registros históricos para um sistema de arquivamento tradicional que reflete de perto a organização do seu fichário.
Sistema de arquivamento tradicional
Os sistemas de arquivamento tradicionais usam um arquivo, arquivos suspensos e pastas de papel pardo. Quase todas as empresas precisarão desse tipo de registro à medida que seus negócios crescem. Há muita papelada gerada ao longo do tempo para não ter uma. E como os registros fiscais precisam ser retidos por sete anos, você precisa de um local para armazenar todos esses registros. Os sistemas de arquivamento tradicionais são ideais para itens que precisam ser mantidos, mas não acessados regularmente, como impostos do ano anterior e licença comercial. Aqui estão algumas dicas para fazer seu sistema de arquivamento tradicional decolar e ter sucesso:
- Pense em que tipo de sistema você realmente usará. Você pode enlouquecer comprando materiais de escritório legais e criar o sistema de arquivamento mais elaborado e colorido do mundo, mas se ele não se adequar ao seu estilo de trabalho, será uma perda de tempo e dinheiro de configuração.
- Crie um sistema de gerenciamento de seu papel que permita o mínimo de “toques”. Você deseja evitar acumular pilhas de papel e lidar com cada peça várias vezes. Em vez disso, trabalhe para tomar decisões sobre onde um pedaço de papel precisa ir na primeira vez que você tocá-lo.
- Reserve um tempo para arquivar. É fácil evitar essa tarefa como uma praga, mas ela é obrigatória e ajudará seu negócio a funcionar com muito mais tranquilidade. Principalmente recibos e outros itens usados na hora do imposto, manter essas coisas organizadas torna o preenchimento de seus impostos muito mais fácil.
Sistema de arquivamento eletrônico
O mundo digital não eliminou completamente a necessidade de armazenamento em papel, mas tornou o armazenamento de informações muito mais fácil. Os sistemas digitais podem criar, enviar e gerenciar faturas e podem rastrear as finanças do seu negócio doméstico e depois serem importados para um software fiscal para arquivamento eletrônico. Você pode digitalizar recibos e armazená-los em um arquivo em seu computador (embora você provavelmente também deva manter a versão em papel). Os sistemas eletrônicos podem armazenar informações de seus clientes, clientes e clientes potenciais em um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente para fácil acesso, envio de e-mail, cobrança e muito mais. Sistemas online podem ser usados para salvar suas ideias, ajudá-lo a gerenciar projetos, organizar informações ou pesquisar.
Mas, assim como os sistemas de arquivos em papel, seu sistema de arquivamento digital precisa ter uma estrutura organizacional, usando pastas e arquivos armazenados em seu computador ou na nuvem. Para facilitar o gerenciamento, use a mesma estrutura e nomes de arquivo em seu sistema digital e no sistema em papel. Para proteger seus arquivos digitais, faça backup deles em um disco rígido separado ou em um sistema de armazenamento online.
Uma combinação de todos os itens acima
Provavelmente, você precisará usar mais de um sistema para gerenciar todos os dados e materiais necessários para armazenar em seu negócio. Primeiro, você precisará decidir o que funciona melhor para você e depois implementá-lo. Por exemplo, você pode ter um sistema de fichário para ajudá-lo a organizar o gerenciamento diário de seu negócio, como agenda, marketing e cópias de seus formulários.
Seu sistema tradicional pode reter todos os seus documentos de longo prazo, como impostos de anos anteriores, autorizações e licenças comerciais e registros de propriedade intelectual. Você pode usar um sistema digital para armazenar suas ideias, como o Evernote, e acompanhar projetos.
Por outro lado, você pode querer ser o mais digital possível, usando uma lista de tarefas e um calendário on-line, digitalizando todos os recibos em seu computador e usando software ou serviços on-line para todas as outras necessidades de gerenciamento de negócios. Mesmo assim, você ainda desejará um sistema para gerenciar o papel gerado. O segredo é encontrar o sistema que seja fácil de usar e encontrar as informações de que você precisa, quando precisar.
Atualizado por Leslie Truex
