Table of Contents
Uma solicitação de proposta, às vezes chamada de RFP ou RFQ (“solicitação de cotação”), é um documento que uma empresa emite quando deseja comprar um produto e deseja disponibilizar suas especificações ao público. Geralmente, esse é o caso quando várias empresas fazem propostas para a obra e a RFP convida preços mais competitivos. Mas, se você não preparar a RFP corretamente, seu esforço poderá produzir lances que serão uma perda de tempo ou, pior, nenhum lance. Veja como criar uma RFP para garantir os melhores resultados.
Dificuldade:Média
Tempo necessário:Vários dias
Faça sua lição de casa
Descubra o que você precisa, o que deseja e o que é possível antes de começar a escrever sua RFP. Não emita uma RFP para uma máquina que pode produzir 1.500 widgets por hora se você nunca vendeu mais de 25 por mês. Não faz sentido emitir uma RFP para um carro de alta potência quando um mensageiro pode passar pelo trânsito com a mesma rapidez de bicicleta.
Distinguir entre suas necessidades e desejos
Se quiser adquirir um aplicativo que possa transmitir imagens entre a sede e suas vans no local de trabalho, você pode especificar o número de imagens necessárias por segundo, o tamanho máximo das imagens necessárias e a resolução necessária. Embora possa ser bom ter essas imagens coloridas, decida se isso é realmente necessário. Se você realmente precisar de algo específico, use palavras como “irá”, “deverá” e “deve”. Isso indica que esses são os requisitos. As especificações que são apenas “desejos” devem ser identificadas por palavras como “pode”, “pode” e “opcional”.
Decida como será o vencedor
As propostas que você receberá em resposta à sua RFP serão diferentes. Cada empresa respondente terá diferentes pontos fortes e fracos. Alguns se concentrarão no custo mais baixo. Outros se concentrarão na melhor qualidade. E outros oferecerão um conjunto completo de recursos. Decida antecipadamente o que você procura: o menor custo, a entrega mais rápida ou alguma combinação dos dois.
Organize o documento
Qualquer coisa que você escreva para negócios deve ser bem pensada e deve ser organizada. Um esboço é um bom lugar para começar. No mínimo, você precisará de seções para introdução, requisitos, critérios de seleção, cronogramas e processos. Muitas dessas seções terão subseções.
Escreva a introdução
É aqui que você explica aos possíveis licitantes por que está publicando a RFP e o que espera alcançar com isso. A introdução também pode incluir um resumo dos pontos-chave extraídos das outras seções, incluindo a data de vencimento. A introdução de uma RFP para um sistema de transmissão de imagens poderia ser mais ou menos assim: “A Empresa XYZ solicita propostas para um sistema altamente confiável e fácil de usar, capaz de transmitir imagens do escritório principal para vans em qualquer lugar da área metropolitana. As propostas responsivas devem ser recebidas até segunda-feira, 5 de março de 2007, às 8h PST.”
Explique os requisitos
Esta seção é uma das mais importantes e geralmente leva mais tempo. Você terá que especificar o tamanho e a clareza das imagens a serem transmitidas e a velocidade necessária. Seja específico, mas não diga aos licitantes como você deseja que o trabalho seja realizado, a menos que isso seja essencial. Você pode querer dividir esta parte em subseções. Por exemplo, (a) tamanho e qualidade da imagem (b) transmissão, que pode incluir a velocidade desejada e quaisquer requisitos que tornem a transmissão segura (c) opções desejadas, onde você pode listar a cor como uma opção desejável.
Critérios de seleção
É aqui que você informa aos licitantes como selecionará o lance vencedor. Você pode divulgar o quanto quiser. É uma boa ideia incluir uma frase como “O licitante vencedor, se houver, será selecionado exclusivamente pelo julgamento da Empresa XYZ”. Você pode querer criar uma planilha que conceda a cada lance um determinado intervalo de pontos em cada categoria. Em seguida, peça a uma equipe que escolha o melhor lance entre aqueles com as três melhores pontuações.
Cronogramas
Esta seção informa às empresas com que rapidez elas devem agir e quanto tempo o processo deve levar. Seja razoável ao definir seus prazos. Não solicite propostas para sistemas complexos e dê aos proponentes apenas alguns dias para responder. Reserve mais tempo para preparar um lance se sua RFP for grande, se a compra desejada for complicada ou se você precisar de uma resposta muito detalhada. É aqui também que você pode informar aos licitantes quanto tempo levará o processo de avaliação, quando eles serão notificados se foram bem-sucedidos e quando deverão entregar o que prometeram.
Processo
Use esta seção para explicar como o processo funcionará: desde o envio da RFP até a concessão do contrato e quando o trabalho começará. Esta seção pode dizer: “As propostas vencem na data especificada na Etapa 8 acima. Todas as propostas serão analisadas para garantir que atendam a todos os requisitos e sejam adequadas. Todas as propostas responsivas serão pontuadas em X categorias (você pode nomear as categorias, se desejar) e as três principais propostas serão avaliadas pela equipe de propostas para selecionar o licitante vencedor e um substituto. As negociações com o licitante vencedor deverão resultar em uma adjudicação do contrato dentro de duas semanas.”
Decida como enviar a RFP
A maioria das RFPs são enviadas pelo correio, mas não precisam ser assim. Você pode enviar uma RFP por e-mail ou publicá-la no site da sua empresa. Apenas certifique-se de especificar o nome (ou número do lance) que os licitantes devem usar para identificar a RFP à qual estão respondendo.
Decida quem receberá a RFP
Talvez você já tenha identificado os fornecedores de quem deseja comprar. Sua empresa pode até ter uma lista de fornecedores aceitáveis. Caso contrário, você pode encontrar possíveis fornecedores por meio de sua rede profissional, pesquisando on-line ou pedindo recomendações a fornecedores confiáveis de outros materiais. Não limite sua lista de quem recebe sua RFP apenas a grandes empresas ou fornecedores estabelecidos. Você talvez encontre ideias melhores e preços ainda melhores de fornecedores menores, que geralmente estão mais ansiosos para conquistar seu negócio.
Notifique o vencedor
Depois de concluir todas as etapas acima, é hora de dar o salto e notificar a RFP vencedora de que é hora de avançar com o projeto.
