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Você pode ter contas a pagar (cheques não reclamados) que não consegue enviar a um fornecedor, pagamentos indevidos a um cliente, um contracheque não reclamado por um funcionário ou outros bens que pertencem a outra pessoa, mas que sua empresa possui e você não sabe como entregar esses bens ao seu proprietário.
É importante observar que as leis relativas a bens não reclamados (incluindo contracheques) são regulamentadas por cada estado. Os regulamentos são aqueles do estado onde o beneficiário está, não do estado onde sua empresa está localizada.
Se a sua empresa se encontrar numa situação em que não consegue encontrar o proprietário da propriedade não reclamada, há duas coisas que deve fazer:
- Faça todos os esforços razoáveis para encontrar o destinatário do pagamento para que você possa entregar-lhe o dinheiro.
- Se você não conseguir encontrar o destinatário dentro de um prazo razoável, deverá relatar a falta de pagamento ao seu estado e pagar o dinheiro ao estado, para que fique disponível ao destinatário posteriormente.
Digamos que você pagou a um funcionário que saiu da empresa e não descontou o contracheque. Você tem o dinheiro em sua conta de folha de pagamento comercial, mas lembre-se de que ele não é sua propriedade. A propriedade não reclamada é considerada um passivo para fins contábeis; isto é, é uma propriedade que você possui, mas que não é propriedade da sua empresa.
Sua empresa tem duas responsabilidades em relação a bens não reclamados: (1) relatar e pagar os ativos não reclamados ao estado correto e (2) garantir que a empresa reflita adequadamente o passivo em seu balanço patrimonial.
Propriedade não reclamada e a contabilidade da sua empresa
Para fins de contabilidade, quando você chegar ao ponto em que deve relatar o cheque não reclamado ao seu estado, considere anular o cheque e colocar o valor em uma conta de garantia.
Isso ajudará a garantir que os fundos não sejam gastos acidentalmente. Você já deveria ter pago os impostos trabalhistas sobre esse valor. Mantenha todos os registros sobre esse beneficiário ou funcionário e certifique-se de continuar tentando entrar em contato com a pessoa regularmente.
Relatórios e pagamentos ao estado
O princípio do escheat (pronuncia-se “es-cheat” exatamente como parece) rege aqui. Escheat significa “rendição” e é baseado em uma doutrina de direito consuetudinário que exige que os bens não reclamados sejam devolvidos (entregues) ao estado, e não mantidos pela pessoa que os possui. A ideia é que o imóvel não seja seu e que o Estado tenha mais recursos para encontrar a pessoa física ou jurídica que detém a propriedade.
Se nenhum proprietário for encontrado, o estado fica com a propriedade. Os tipos de propriedade que podem ser aplicáveis são cheques (incluindo contracheques), fundos de garantia, pagamentos indevidos de clientes, contas a pagar que você não pode pagar a fornecedores, cheques de folha de pagamento e cheques de comissão.
Leis estaduais sobre propriedades não reclamadas
Todos os estados têm leis de fraude que descrevem períodos de tempo e procedimentos. As leis estaduais geralmente incluem estas etapas:
- O estado especifica um período de tempo sem contato em relação à propriedade.
- Depois, anualmente, há um período de tentativa de localização dos proprietários, enviando cartas de devida diligência para o último endereço conhecido. Seria bom enviar essas cartas por carta registrada ou “com aviso de recebimento”, para que você tenha um registro de tentativas de contato com o indivíduo ou empresa.
- Após esse período do ano, você deverá apresentar relatório ao estado e pagar os valores devidos aos proprietários que não conseguiu contatar.
Nota
A Associação Nacional de Administradores de Propriedades Não Reivindicadas (NAUPA) possui uma página da web com links para sites estaduais.
Você também pode pesquisar pelo nome do seu estado e pela palavra “escheat”. Por exemplo, pesquise “leis de fraude [estadual]”. Você pode consultar o site do tesoureiro do seu estado, departamento de receita ou agência tributária para encontrar informações. Lembre-se de que cada estado tem requisitos diferentes.
Contracheques não reclamados
Os contracheques não reclamados também estão sujeitos às leis de fraude como propriedade não reclamada. Aplicam-se as leis do estado onde o funcionário trabalhou pela última vez. Se você tiver um contracheque de um ex-funcionário ou funcionário que não tenha sido reivindicado por um período de tempo, deverá seguir o mesmo cronograma de relatório estadual que para outras propriedades.
Contabilização de propriedade não reclamada
A contabilização de bens não reclamados varia dependendo da probabilidade de a propriedade ser reivindicada. Segundo o Journal of Accountancy, em muitos casos, o melhor é reconhecer a perda, do ponto de vista contábil, antes mesmo de entregá-la ao Estado. Fale com o seu consultor fiscal antes do final do ano para discutir a sua lista de potenciais bens não reclamados.
Como lidar com propriedades não reclamadas
- Descubra as leis do seu estado ou de todos os estados onde você tem funcionários trabalhando. Preste atenção especial ao período após o qual você deve relatar os bens não cobrados ao estado.
- Estabeleça políticas e procedimentos para capturar informações sobre bens não arrecadados e um cronograma para revisar a lista e enviar notificações a cada ano.
- Em seguida, defina um horário a cada ano para relatar e pagar por bens não cobrados.
Auditorias Estaduais
Por fim, lembre-se de que os bens não arrecadados não são propriedade da sua empresa. Os estados podem e fazem uma auditoria aos bens não arrecadados e podem avaliar multas e penalidades pelo não cumprimento das leis estaduais.
