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Quando você possui uma empresa, e especialmente se for uma startup, você pode ignorar algumas possíveis deduções fiscais que podem economizar dinheiro na hora do imposto. Muitos empresários e seus contadores conhecem as deduções fiscais comumente usadas, mas existem várias outras deduções menos conhecidas que podem reduzir ainda mais a conta tributária da sua empresa.
A lista a seguir cobre sete despesas que você talvez nem imaginasse serem dedutíveis.
Nota
Sua empresa pode não ser elegível para todas as deduções a seguir ou uma dedução pode ter restrições ou qualificações que devem ser atendidas. Se você acha que pode ser elegível para uma ou mais dessas deduções, consulte seu contador para obter mais informações.
Despesas de caixa
O dinheiro pequeno é o dinheiro usado para pequenos itens pelos quais você paga em dinheiro, como bagels para reuniões no escritório ou estacionamento e pedágios. Capturar essas pequenas despesas pode resultar em grandes economias fiscais.
Se você tem um negócio de varejo, pode guardar dinheiro em uma gaveta para fazer troco. Se você não tem um negócio de varejo, pode ter dinheiro em mãos para pagar pequenas compras. Se você guarda dinheiro no escritório, controle onde você gasta.
Em ambos os casos, a única maneira de usar essas pequenas despesas para reduzir sua renda tributável é manter bons registros delas. Crie um diário de bordo ou use vales de caixa e certifique-se de que todos anotem a hora, a data, o valor e o que você comprou. No final de cada mês, insira essas pequenas transações de despesas em seu sistema contábil. Você ficará surpreso com a rapidez com que eles se somam.
Nota
Também é uma boa ideia ter uma política de caixa para pequenas despesas, incluindo limites de pagamentos, quem mantém o fundo e como e quando ele é reabastecido.
Despesas com carro
Você pode deduzir despesas de uso do seu carro para negócios. Isso inclui a condução dos negócios:
- Do local de trabalho para outro
- Visitando clientes ou clientes
- Ir a reuniões de negócios
- Ir de casa para locais de trabalho temporários quando você tem vários locais de trabalho regulares.
Há duas maneiras de deduzir despesas de quilometragem comercial em sua declaração de imposto de renda: a dedução padrão ou as despesas reais. Você precisará registrar todas as despesas para poder decidir qual método é melhor.
Mas você deve manter um registro contemporâneo (no momento) e incluir informações sobre o objetivo comercial. O log é necessário por dois motivos:
- Para registrar a quilometragem de cada viagem para que você possa mostrar quanto de sua viagem é para fins comerciais (em vez de pessoais).
- Manter registros dos valores exatos das despesas.
Você deve ser capaz de comprovar o custo das despesas com o carro, a data em que começou a usar o carro para negócios, a quilometragem para cada uso comercial e o total de milhas no ano. Você também deve mostrar o destino de negócios e o propósito de cada viagem de negócios.
Nota
Você precisará manter as despesas pessoais de condução separadas. Você não pode deduzir despesas de deslocamento para ir e voltar do trabalho e não pode deduzir nenhuma viagem pessoal. Você pode considerar um aplicativo de milhagem para ajudá-lo a acompanhar a milhagem comercial versus pessoal.
Despesas com Preparação de Documentos
Você pode ter incorrido em custos de preparação de documentos para um plano de negócios ou um pedido de empréstimo. Caso pretenda imprimir e encadernar os documentos estes custos também são dedutíveis.
Se sua empresa precisar de um empréstimo e você usar os serviços de um consultor, advogado ou contador para preparar um plano de negócios ou dados financeiros, poderá deduzir essas despesas como honorários profissionais, mesmo que não obtenha o empréstimo.
Honorários profissionais dedutíveisnão inclua:
Honorários advocatícios pagos acomprar ativos de negócios(estes podem ser depreciados junto com o custo do ativo)
Taxas para trabalho pessoal,como redigir um testamento. Se uma fatura contiver assuntos comerciais e pessoais, você deverá separar a parte pessoal e deduzir apenas a parte comercial. Um exemplo comum dessa situação é uma taxa de um CPA para preparação de sua declaração de imposto de renda pessoal que inclui o Anexo C para sua empresa. O custo de preparação do Cronograma C é dedutível, mas a preparação do retorno pessoal não.
Encargos de transporte e outras taxas
Encargos de transporte, do ponto de vista tributário, são impostos que você paga para desenvolver imóveis ou para transportar, transportar ou instalar bens pessoais para o seu negócio. As despesas de transporte também podem ser taxas e juros de um empréstimo.
Nota
Ao comprar imóveis ou outros ativos para sua empresa, controle todos os custos da compra, incluindo custos incidentais, seguro, armazenamento e configuração. Adicionar esses custos ao preço do ativo pode aumentar a base (custo) do ativo, diminuindo seu ganho quando ele for vendido. Aumentar os custos diminui os impostos.
Alguns encargos contábeis podem ser deduzidos, mas a maior parte deve ser capitalizada (depreciada ao longo da vida do ativo). Não se esqueça das taxas bancárias (incluindo impostos sobre vendas nessas transações) e taxas de empréstimo. Existem despesas comerciais legítimas que podem reduzir o lucro tributável na declaração de imposto de renda de sua empresa.
Custos de pesquisa e experimentais
Você pode obter uma redução de impostos para custos de pesquisa e experimentais de duas maneiras:
- Através de uma dedução fiscal ou amortizando-os (como depreciação), ou
- Através de um novo crédito fiscal para pesquisa.
Os custos de investigação e experimentais são geralmente despesas de capital porque a investigação é uma actividade que aumenta o valor geral do negócio. As despesas de capital devem ser amortizadas (distribuídas) ao longo de um período de tempo definido (semelhante à depreciação).
Os custos de investigação e experimentais são custos razoáveis para atividades destinadas a fornecer informações que eliminariam a incerteza sobre o desenvolvimento ou melhoria de um produto. (Os custos para obter uma patente não são considerados custos de pesquisa).
Nota
Você pode optar por deduzir esses custos em um único ano. Obtenha ajuda com este complicado assunto tributário de seu contador ou consulte a Publicação 535 do IRS, Capítulo 7 para obter mais informações.
Obtendo um crédito fiscal para atividades de pesquisa
Se a sua pequena empresa fizer pesquisas, você poderá ter direito a um crédito fiscal de até 20% das despesas qualificadas para essas atividades. Além disso, se a sua pequena empresa se qualificar, você poderá usar uma parte desse crédito de pesquisa como um crédito de imposto sobre a folha de pagamento contra a parte do imposto de seguridade social da sua empresa.
As atividades de pesquisa que contam para esse crédito fiscal incluem experimentos que utilizam a ciência para melhorar um produto ou processo.
Nota
Leia mais sobre os detalhes deste crédito fiscal de pesquisa, incluindo como você pode solicitá-lo e como você pode usá-lo para reduzir sua conta fiscal, ou consulte as instruções para Crédito do Formulário 6765 do IRS para aumentar atividades de pesquisa.
Custos de inicialização e organização de negócios
Os custos organizacionais e de abertura de empresas são geralmente despesas de capital. O IRS também separa os custos iniciais dos custos organizacionais:
Custos iniciaissão usados ao criar um comércio ou negócio ativo ou para investigar a criação ou compra de um comércio ou negócio.
Custos organizacionaissão aqueles envolvidos na criação de uma sociedade anônima ou parceria (ou sociedade de responsabilidade limitada. Esses custos incluem honorários advocatícios e profissionais para a constituição da entidade jurídica empresarial e honorários para o registro da empresa.
Nota
Mesmo que sua tentativa de comprar ou iniciar um negócio não seja bem-sucedida, você poderá recuperar alguns dos custos se eles estiverem relacionados a uma oportunidade de negócio específica. Consulte a Publicação 535 do IRS, Capítulo 8 para obter mais informações.
Você pode ser elegível para deduzir alguns dos custos iniciais de seu negócio em até US$ 5.000 e custos organizacionais de até US$ 5.000 no primeiro ano de seu negócio. A dedução de $ 5.000 é reduzida pelo valor total dos custos iniciais ou de organização que excedem $ 50.000.
Os custos iniciais e de organização superiores a US$ 5.000 cada devem ser amortizados (distribuídos) ao longo de um número definido de anos.
Nota
Dica para redução de impostos: Definitivamente vale a pena manter bons registros de todos os custos relacionados à inicialização, incluindo despesas de viagem, custos de telefone e internet e custos de trabalho com consultores.
Despesas comerciais diversas
Despesas diversas são muitas vezes esquecidas, mas são muito importantes, porque podem representar um valor substancial. Se você olhar o Anexo C para declarações fiscais de pequenas empresas, verá as despesas discriminadas listadas na Parte II. No final da lista (Linha 27a) você verá. “Outras despesas.” Estas são as despesas listadas na Parte V como Outras Despesas. Estas são despesas comerciais normais e necessárias não listadas em nenhuma outra parte do Anexo C.
Algumas despesas diversas comuns que você pode deduzir (algumas têm limites e exclusões, portanto verifique os links para obter mais informações).
- Custos do site da sua empresa e outras despesas relacionadas à Internet. (Alguns podem precisar ser incluídos nos custos iniciais.)
- Baixas de dívidas incobráveis
- Taxas e encargos bancários
- Quotas e associações de clube, mas apenas para clubes empresariais e profissionais.
- Taxas de cartão de crédito, incluindo taxas atrasadas.
- Educação e treinamento para você e seus funcionários. Existem muitos limites e qualificações neste caso.
- Despesas acessórias pagas através de caixa para pequenas despesas (veja detalhes sobre isso acima).
- Assinaturas de revistas comerciais, profissionais e técnicas. (Você não pode deduzir assinaturas de revistas gerais ou revistas de “sala de espera”.)
Nota
O truque é coletar todas essas despesas comerciais durante o ano. Não se preocupe em categorizá-los. Basta coletá-los! Some todos eles e inclua-os em sua declaração de imposto de renda comercial para economizar dinheiro em impostos comerciais.
