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Uma carta de indenização é usada em transações comerciais para garantir a uma parte que não sofrerá perdas financeiras se a outra parte não puder cumprir parte do acordo.
Como funciona uma carta de indenização
Quando duas partes concordam com um contrato, ambas têm obrigações. Normalmente, uma parte concorda em pagar à outra parte, que concorda em fornecer produtos ou serviços. Se uma parte violar o contrato (não fizer o que concordou em fazer), a outra parte poderá sofrer uma perda, seja perdendo o pagamento ou não recebendo os bens ou serviços.
O conceito de indenização é manter alguém inofensivo e não fazer com que essa pessoa ou empresa sofra perdas. Indenizar alguém é compensá-lo pelas perdas decorrentes de um incidente específico.
Uma carta de indenização é escrita para tranquilizar a outra parte com medidas específicas que a isentarão. Como a carta é escrita, é uma garantia adicional para a outra parte.
Você também pode incluir linguagem de indenização em um contrato. Por exemplo, uma cláusula de indemnização típica num contrato para um projecto de construção pode estabelecer que a Parte A realizará o trabalho declarado por sua própria conta e risco e a Parte A indemnizará a Parte B contra todas as perdas, danos, despesas e responsabilidades pelo trabalho realizado nesse contrato. Em outras palavras, a Parte A concorda que mesmo que a Parte B seja considerada responsável por alguma ação, a Parte B não é responsável por compensar a Parte A pela responsabilidade por essa ação.
Observação
Você deve estar se perguntando por que precisa escrever uma carta de verdade, em vez de apenas conversar com a pessoa sobre o assunto. Uma carta de indenização é um contrato e deve ser feita por escrito se você quiser levá-la a tribunal para fazer com que a outra parte cumpra suas promessas. Apenas falar sobre o assunto, apertar a mão e fazer promessas verbais não será suficiente se a outra parte decidir levá-lo a tribunal.
Cartas de indenização em seu negócio
Digamos que você tenha uma empresa de pintura e tenha assinado um contrato para pintar um prédio de escritórios e já tenha recebido um depósito. Então você descobre que a tinta combinada está esgotada e não há garantia de que a tinta estará disponível tão cedo.
Você pode escrever uma carta de indenização garantindo à outra empresa que encontrará tinta aceitável, devolverá o depósito ou encontrará outra pessoa para fazer o trabalho. A carta, conforme mencionado acima, é uma garantia de que o cliente não sofrerá prejuízo porque você não conseguiu cumprir sua parte no acordo.
Em outro exemplo comum, você pode concordar em usar um cartão de crédito para comprar serviços para outra pessoa. (Isso pode acontecer se você comprar passagens aéreas para alguém.) A administradora do cartão de crédito pode questionar a transação porque não quer ser responsabilizada caso você se recuse a pagar. Pode ser necessário escrever uma carta de indenização à administradora do cartão de crédito declarando que concorda em pagar as despesas.
Em outro exemplo mais pessoal, seu vizinho pode querer pegar seu caminhão emprestado para fazer algumas mudanças. Você está preocupado que o caminhão possa ser danificado ou que os itens que estão sendo movidos possam ser danificados e você possa ser responsabilizado. Você pode pedir ao seu vizinho que assine uma carta de indenização declarando que você seria considerado inofensivo e que o vizinho pagaria por todos os danos caso o caminhão ou os itens fossem danificados. (Sim, o seguro pode entrar neste exemplo, mas talvez você não queira registrar uma reclamação de seguro.)
Outras cartas comuns de indenização
Freqüentemente, uma carta de indenização é escrita por terceiros, geralmente um banco ou uma seguradora. Se uma empresa tiver uma perda em um imóvel e a seguradora concordar em pagar o sinistro, a seguradora poderá escrever uma carta de indenização ao credor garantindo que o produto do seguro será destinado ao reparo do imóvel.
Cartas de indenização são comuns no transporte marítimo. Uma remessa pode chegar ao local do cliente, mas nenhum conhecimento de embarque está disponível para verificar a lista de itens da remessa. O cliente pode relutar em aceitar a remessa porque não tem como saber se ela está completa. Uma carta de indenização garantiria ao cliente que ele não sofreria perdas se algo faltasse.
Quem assina e testemunha uma carta de indenização
As duas partes deverão assinar o documento, claro.
Observação
Se uma carta de indenização estiver relacionada a um assunto comercial, certifique-se de que sua empresa – e não você pessoalmente – seja mencionada na carta. Assine com seu cargo na empresa (por exemplo, assine como “Carla Carerra, Presidente”) para deixar claro que a empresa é parte do acordo.
Também é uma boa ideia ter testemunhas ou contratar um notário para verificar as assinaturas. A verificação seria importante se você precisasse levar o documento a tribunal.
Se a indenização envolver um item de alto valor, como uma joia ou uma antiguidade, é uma boa ideia procurar um representante da seguradora para verificar o valor ou fazer uma avaliação. Por exemplo, se você estiver enviando alguma obra de arte, obtenha um valor de avaliação e inclua a avaliação assinada como parte do documento.
Um exemplo de certificado de indenização
Aqui está um exemplo de certificado de indenização (semelhante a uma carta de indenização): Este documento do Conselho Federal de Artes e Humanidades e proprietários de obras de arte específicas (listadas) concordam em indenizar um expositor contra perdas ou danos a itens durante a exposição. Há também um limite específico para o valor da indenização e uma data de vigência e data de rescisão.
O que incluir em uma carta de indenização
- Primeiro, inclua a data em que o documento está sendo executado (assinado). Dê um título à carta como “Carta de Indenização” para deixar claro do que se trata o documento.
- Inclua uma declaração de que o acordo será regido pelas leis do estado específico (onde o acordo será levado a tribunal).
- Comece a carta confirmando o contrato já celebrado com a outra parte. Inclua as circunstâncias — “Concordamos que…” — e enfatize sua aceitação dos termos do contrato.
- Inclua a expressão “Por uma consideração boa e valiosa…” Esta linguagem deixa claro que há pagamento por uma das partes em troca do acordo de isenção de responsabilidade da outra. Num contrato, ambas as partes devem dar algo – dinheiro (consideração valiosa) em troca de uma promessa.
- Explique o que pode acontecer para que você não conclua o contrato. Você não precisa entrar em uma explicação longa, apenas uma ou duas frases breves estão bem.
- Descreva o que você fará para garantir que a outra parte não sofra perdas. Seja específico. Ofereça alternativas.
- Enfatize o seu compromisso de que a outra parte não terá que pagar mais ou sofrer qualquer tipo de perda se você não conseguir cumprir o contrato.
Observação
Você pode ficar tentado a usar um formulário de contrato gratuito ou redigir o contrato você mesmo. Mas esses formulários livres são perigosos porque a linguagem deve ser detalhada e específica. (Veja este exemplo do banco de dados da Securities and Exchange Commission). É muito melhor contratar um advogado para ajudá-lo a preparar o formulário.
