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Contratar um empreiteiro independente para trabalhar no seu negócio? A documentação de contratação de autônomos é muito mais simples do que a de empregados, sendo necessários apenas alguns documentos, mas são documentos importantes. Consegui-los no início da relação de trabalho é muito mais fácil do que quando o trabalho ou o contrato termina e você não consegue encontrar a pessoa.
Contratando um empreiteiro independente
Antes de contratar um empreiteiro independente, você precisa ter três documentos importantes:
- Um formulário W-9 com as informações de contato da pessoa e número de identificação de contribuinte,
- Um currículo para verificar as qualificações da pessoa e
- Um contrato escrito mostrando os detalhes do acordo entre você e o contratante independente.
- Além disso, algumas empresas exigem um formulário de candidatura de contratantes independentes, mas esta candidatura não é o mesmo que uma candidatura de emprego.
Contratar um empreiteiro independente versus contratar um funcionário
Contratar um contratado independente é diferente de contratar um funcionário. Há menos papelada envolvida porque o relacionamento é entre duas entidades independentes e você não precisa reter impostos sobre a folha de pagamento (imposto de renda e impostos da Previdência Social/Medicare) de um contratante independente.
O que é um contratante independente?
Um contratante independente pode ser uma ou mais pessoas que trabalham em um negócio separado do seu. Isso inclui freelancers (como artistas, planejadores ou web designers, uma empresa externa (fazendo trabalho de limpeza, por exemplo), um profissional como um advogado ou preparador de impostos — qualquer pessoa que você esteja pagando pelos serviços e que não seja funcionário. Os prestadores de serviços independentes são considerados autônomos, proprietários de seu próprio negócio.
Documento nº 1 – Formulário W-9
Ao contratar um trabalhador externo, você deve primeiro obter suas informações fiscais antes de começar a pagá-lo. Cada contratante independente deve preencher um formulário W-9, que é uma solicitação de identificação e certificação de contribuinte. O objetivo do formulário é
- Certificar o número de contribuinte da pessoa (EIN ou Número de Segurança Social),
- Certifique-se de que a pessoa não está sujeita a retenção na fonte (explicada abaixo) e
- Certificar a sua isenção de determinados tipos de relatórios e pagamentos.
A Parte I do formulário contém informações gerais sobre o contribuinte, incluindo:
- Número de identificação de contribuinte,
- nome e endereço, e
- Classificação fiscal federal (tipo de negócio).
- Isenções de retenção na fonte e relatórios FATCA.
A Parte II é o número de contribuinte do beneficiário.
A Parte III é uma declaração de certificação.
Responsabilidades do empregador para o formulário W-9
Formulário de arquivamento W-9.Você não precisa enviar o formulário para o IRS. Mantenha-o em seus arquivos desse beneficiário, para que você possa mostrá-lo a um auditor, se necessário.
Retenção de backup.Você pode receber um aviso do IRS informando que o ID de contribuinte do beneficiário não corresponde aos registros do IRS. Nesse caso, você deve iniciar a retenção na fonte para essa pessoa. A partir da data designada pelo pedido, retenha 24% do valor do pagamento de cada pagamento. Você também deve efetuar pagamentos ao IRS dos valores retidos e apresentar um relatório (Formulário 945). Se você não coletar relatórios de backup conforme necessário, poderá ser responsabilizado pelo valor não cobrado.
Observação
Para verificar os números de identificação fiscal dos beneficiários, você pode usar o site IRS e-Services. A pessoa que se registra em sua empresa deve ser um diretor ou funcionário responsável.
Isenções de retenção.Se um beneficiário disser que está isento de retenção na fonte, você poderá confiar nesta reivindicação, a menos que tenha conhecimento real de que o código ou classificação do beneficiário isento não é válido.
Relatórios FATCA.A lei Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige que as instituições financeiras estrangeiras e outras entidades estrangeiras reportem sobre os activos estrangeiros detidos pelos seus titulares de contas nos EUA, ou estejam sujeitas a retenção na fonte sobre alguns pagamentos. Uma instituição financeira dos EUA com conta nos EUA não precisa obter um código de isenção para este relatório.
Se você receber um formulário W-9 com um código de isenção FATCA e souber que a pessoa é uma pessoa específica dos EUA, não poderá confiar no formulário para tratar a pessoa como isenta de relatórios FATCA.
Relatório de renda W-9.Você deve ter um W-9 arquivado para cada contratante independente, para que não precise reter imposto de renda desse indivíduo. Então, a partir de 2020 e daqui em diante, você terá as informações para criar um formulário 1099-NEC para essa pessoa para o ano fiscal.
Documento #2 – Currículo e Referências
Antes de contratar alguém, você deve solicitar e guardar cópia dos documentos que comprovem as qualificações dessa pessoa para o trabalho que está sendo realizado. Na maioria dos casos, você desejará um currículo, não um formulário de emprego. Peça referências de clientes ou clientes anteriores e pessoas relacionadas ao trabalho que conheçam essa pessoa.
Você pode querer fazer uma verificação de antecedentes dessa pessoa, dependendo do tipo de trabalho que está sendo feito. Por exemplo, alguém que tenha acesso aos seus registos financeiros deve ser verificado. Você também pode verificar com a associação profissional esse tipo de trabalho em seu estado (como a ordem dos advogados do estado ou o conselho estadual de CPA).
Documento nº 3 – Um contrato escrito
Para cada contratado independente que trabalha para sua empresa, você deve ter um contrato assinado em arquivo, assinado por ambas as partes. Pode parecer um exagero exigir que você tenha um contrato para cada relação de contratante independente, mas alguns acordos precisam ser feitos por escrito. O contrato protege vocês dois em caso de disputa.
Algumas questões que precisam ser abordadas neste contrato e alguns termos que precisam ser incluídos:
- O escopo do trabalho, incluindo quando o trabalho deve ser realizado e os prazos
- Valores e prazos de pagamentos, quando os pagamentos são devidos, o que acontece se os pagamentos não forem efetuados
- Propriedade da obra – o empreiteiro ou a empresa contratante.
Observação
A cláusula mais importante deste contrato deve ser a declaração de que esta pessoa é um contratante independente, não um empregado. É essencial que você e o contratante independente compreendam o tipo de relacionamento e o fato de que eles são responsáveis pelo pagamento dos seus próprios impostos sobre o rendimento e impostos da Segurança Social/Medicare.
Você também pode querer acordos adicionais
Dependendo do tipo de trabalho que está sendo realizado e das necessidades específicas do seu negócio, você pode querer fazer outros acordos, dependendo do tipo de trabalho que a pessoa irá realizar. Esses subacordos (às vezes cláusulas de um contrato) são chamados de cláusulas restritivas porque restringem o que o contratante independente pode fazer.
UMacordo de confidencialidade(às vezes chamado de acordo de não divulgação) exige que o contratante mantenha a confidencialidade dos segredos comerciais de sua empresa e não os compartilhe com outras pessoas, a menos que seja acordado.
UMacordo de não concorrênciaestabelece as restrições para o contratado sair de sua empresa e levar seus clientes ou clientes para outra empresa. Geralmente é escrito para restringir as ações de alguém para atividades específicas, por um período de tempo específico e dentro de uma área específica. Alguns estados (Califórnia, por exemplo) não aplicam acordos de não concorrência, portanto verifique com seu estado antes de tentar colocar uma dessas cláusulas em um contrato.
Um acordo de não solicitação impede que os funcionários trabalhem para a concorrência e também pode ser usado para impedir que um contratante independente roube seus funcionários ou clientes.
Observação
Para todos estes acordos, a chave é se você pode levar a pessoa a tribunal se ela violar os termos do acordo. Quanto mais restritivo for o acordo, maior será a probabilidade de um tribunal considerá-lo uma restrição ao comércio e rejeitar o acordo. Ser razoável em termos de tempo e distância pode aumentar a probabilidade de o tribunal ouvir o seu caso.
Manter registros de trabalhadores contratados
Você, como proprietário de uma empresa, não é obrigado a entregar esses documentos a ninguém, mas se alguma vez for auditado pelo IRS ou precisar verificar o relacionamento, você precisará apresentá-los. Crie um arquivo para cada contratado independente que você contratar, com esses documentos.
