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Ao iniciar seu novo negócio, duas primeiras tarefas importantes são incorporar o negócio (registrá-lo em seu estado) e preencher um formulário de identificação do empregador. Essas duas tarefas devem ser realizadas imediatamente, mas podem ser realizadas em qualquer ordem, apresentando uma daquelas situações do tipo “ovo e galinha”. O que deve ser feito primeiro?
Observação
“Incorporar” significa iniciar uma empresa registrando-a no estado onde fará negócios. As sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) e as parcerias também são formadas através do registro em um estado, portanto, as informações neste artigo também se aplicam a elas.
Arquivando um requerimento EIN
A maioria das empresas precisa de um Número de Identificação do Empregador (EIN), o número de identificação fiscal federal de uma empresa. Para obter esse número, você deve enviar uma inscrição no Formulário SS-4. Você precisará saber o nome da empresa, o endereço (você pode alterar isso mais tarde) e o tipo jurídico. Você pode registrar o EIN primeiro, antes de configurar o tipo legal, desde que não espere muito para fazer isso.
Antes de solicitar um EIN, verifique se você precisa de um. Você precisará de um EIN se tiver funcionários, estiver iniciando uma empresa, parceria ou LLC, ou em várias outras circunstâncias.
Observação
Você pode solicitar uma ID de empregador on-line usando o site do IRS EIN Assistant ou por correio, fax ou telefone. Este artigo descreve quatro maneiras fáceis de solicitar um EiN.
Incorporando seu negócio
Para constituir uma empresa ou formar uma LLC ou parceria, você precisará registrar sua empresa em seu estado. Para se cadastrar, acesse o site da divisão comercial do seu estado (geralmente na secretaria do estado). Encontre os formulários e o processo de registro. Alguns estados aceitarão seu registro online.
O documento que você precisará apresentar para registrar a empresa é diferente para cada tipo de negócio:
- Para uma empresa, arquive o contrato social
- Para uma LLC, arquive o Contrato Social ou um Certificado de Organização, dependendo do estado
- Para uma parceria, o nome do documento difere dependendo do tipo de parceria e do estado. Pode ser uma declaração de registo de parceria ou uma declaração de autoridade de parceria.
Você precisará saber o nome do agente registrado (a pessoa responsável pelo envio/recebimento de documentos oficiais) e essa pessoa deve ter um endereço físico (não uma caixa postal) nesse estado (você pode ser o agente registrado). Se sua empresa vender ações, você também precisará saber quantas ações haverá inicialmente e algumas outras informações.
Observação
Você não é obrigado a ter um advogado para ajudá-lo com os documentos de incorporação, mas é uma boa ideia envolver essa pessoa no processo. Muitos estados têm um idioma padrão nesses documentos que pode não ser o que você e os outros proprietários desejam. Ter um advogado para ajudá-lo a elaborar a linguagem pode salvá-lo de um erro caro no futuro.
Você também deverá pagar pelo pedido de incorporação ao enviá-lo ou ao se inscrever on-line. Se você não tiver uma conta corrente comercial, terá que usar uma conta corrente pessoal ou cartão de crédito e ser reembolsado.
Obtendo uma conta corrente comercial
Sua empresa quase sempre precisará de uma conta corrente empresarial. É provavelmente a coisa mais importante que você precisará para pagar o registro em seu estado. Mas, infelizmente, a maioria dos bancos exige que você tenha um EIN para sua empresa antes de abrir uma conta corrente comercial. Sim, esse é o mesmo banco onde você configuraria sua conta comercial.
Como você contorna o dilema do ovo e da galinha da verificação e registro de empresas? A maneira mais fácil é usar sua conta corrente pessoal para financiar o registro comercial em seu estado. Em seguida, faça um lançamento contábil para transferir esse custo para o seu negócio.
Veja como: digamos que o valor do seu registro estadual seja de US$ 50. Você emitiu um cheque de sua conta corrente pessoal para pagar esse valor. Quando você configurar a contabilidade da sua empresa, peça ao seu contador para criar um lançamento contábil manual para mostrar uma contribuição de capital de $ 50 de você (o proprietário da empresa) para a sua empresa.
Observação
Não deixe o banco convencê-lo a abrir uma conta corrente comercial “autônoma” que você abre e fecha depois de obter seu número de identificação fiscal e registro estadual. Fica muito confuso nisso.
A solução mais fácil
A maneira mais fácil de começar um novo negócio é obter licenças e autorizações locais e iniciar uma empresa unipessoal. Se você está apenas formando uma empresa unipessoal e não está registrando sua empresa em seu estado, pode abrir esse negócio “autônomo”. Se você não tem funcionários, também não precisa de um EIN (você usará seu número de seguro social).
A ordem importa?
Você precisará das mesmas informações para o requerimento EIN e para o documento de constituição de empresa. Pode ser bom fazer o EIN primeiro, depois abrir uma conta bancária comercial e usar seu primeiro cheque ou cartão de crédito para pagar a taxa de constituição.
