O que é uma fatura de vendas?

Uma fatura de venda é um documento enviado por um fornecedor de um produto ou serviço ao comprador que mostra os itens ou serviços fornecidos e o valor devido. A fatura estabelece uma obrigação de pagamento por parte do comprador. As faturas são uma parte importante do sistema de escrituração contábil e de registros contábeis da sua empresa porque registram as transações de vendas.

Saiba mais sobre o que está incluído em uma fatura, como funcionam e como faturar um cliente.

O que é uma fatura de vendas?

Uma fatura de venda é um documento enviado a um comprador por um fornecedor de produto ou serviço. Estabelece a obrigação de pagamento por parte do comprador e serve como prova da dívida. As faturas são essenciais para muitas empresas, mas são praticamente obrigatórias para qualquer empresa que lide com uma cadeia de suprimentos ou ofereça serviços sem a necessidade de pagamento antecipado.

Como funciona uma fatura de vendas

Após a entrega de um produto ou serviço, a empresa criará uma fatura contendo todos os detalhes da transação e expectativas de pagamento. Para começar, é importante anotar a data em que a fatura foi criada, pois isso garante que ambas as partes saibam quando o pagamento é devido. Mesmo que a empresa não tenha prazos (prazo para pagamento), a datação adequada é importante para a contabilidade.

Também devem estar incluídos na fatura os nomes de contato das duas partes e seus endereços. Se você estiver criando a fatura em um software de contabilidade, talvez precise apenas do endereço de e-mail do cliente, mas ainda é uma boa ideia coletar e incluir o endereço físico caso precise enviar uma carta ou documento real.

Uma descrição dos itens adquiridos, sejam produtos ou serviços, incluindo preços e quantidades, serão incluídos na fatura. Freqüentemente, você terá descrições de itens e números de inventário padrão, mas quanto mais específico e detalhado possível, melhor. É importante nunca deixar espaço para confusão.

Para faturar um cliente, comece incluindo os números dos documentos anteriores relacionados a esta venda, incluindo qualquer pedido de compra, contrato de venda ou estimativa. Identifique os itens vendidos e entregues, certificando-se de que cada um receba sua própria linha. Para garantir o pagamento adequado, certifique-se de que quaisquer depósitos ou descontos sejam aplicados à fatura e que os termos de venda sejam claros.

Faturas de vendas x pedidos de compra

Às vezes, as faturas são confundidas com pedidos de compra. A diferença fundamental é que os pedidos de compra vêm antes da transação e as faturas depois. Os pedidos de compra registram um pedido de um cliente a um vendedor ou fornecedor, enquanto uma fatura registra o recebimento do produto ou serviço e as condições de pagamento. Muitas empresas usam pedidos de compra como parte de um processo de aprovação.

Faturas de vendas x contas 

Embora muitas vezes usadas de forma intercambiável, a diferença entre uma fatura e uma fatura são as informações específicas que uma fatura contém. As faturas são documentos legais comumente usados ​​para fins contábeis e fiscais. São muito descritivos e incluem informações sobre ambas as partes envolvidas na transação, enquanto as faturas geralmente não contêm informações do cliente e são mais genéricas.

É comum receber uma fatura sem fatura, como em um restaurante ou loja de varejo, e muitas vezes é entregue com a expectativa de pagamento imediato em vez de prazos definidos no futuro. As faturas são um tipo específico de fatura, mas nem todas as faturas são faturas.