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Muitos freelancers e prestadores de serviços independentes usam faturas para serem pagos pelos produtos ou serviços que fornecem. Este documento comercial comum é importante porque significa que você e seu cliente podem ver os detalhes das cobranças de bens ou serviços, e ambos podem usar a fatura para documentar a transação para fins fiscais.
Como funciona uma fatura?
Uma fatura é uma fatura detalhada de bens ou serviços a serem pagos posteriormente. Observe a palavra “detalhado”, o que significa que cada item da fatura ou cada cobrança é listado separadamente. Além disso, observe que a fatura inclui informações sobre quando o cliente deve pagar (mais sobre isso posteriormente).
Faturas x contas, recibos e pedidos de compra
Invoices are essentially bills, but they are more complex than a simple bill because they are itemized and they include terms of payment. Invoices are also different from receipts. Invoices are sent or given to the customer antespagamento, enquanto os recibos são entregues ao cliente para confirmar seu pagamento.
Observação
Você pode comprovar o recebimento do pagamento em sua fatura freelance marcando-a como “PAGA”, por exemplo. Certifique-se de anotar a data do pagamento. Também é bom anotar “PAGO integralmente” ou mostrar Saude Teu devido se ainda houver valor devido.
Um pedido de compra (PO) é gerado pelo vendedor antes que os produtos ou serviços sejam entregues ao comprador. O PO é um acordo que cria um contrato vinculativo entre as duas partes. Tanto o pedido de compra quanto a fatura devem corresponder em todos os termos, inclusive no preço.
Tipos de faturas
Aqui estão alguns exemplos de tipos de faturas:
- Um designer de site pode listar web design, SEO (otimização de mecanismo de pesquisa) e imagens.
- Um artista freelancer pode listar o trabalho de branding de uma nova empresa, separando as horas trabalhadas e os preços de um logotipo, cartões de visita e site.
- Um serviço de limpeza pode cobrar mensalmente pelos escritórios limpos de uma empresa de contabilidade com vários locais.
Seções de uma fatura
Aqui estão seções importantes de uma fatura:
De/para: inclua o nome, endereço, telefone e e-mail do comprador e do vendedor.
Identidade da fatura: Crie um número de identificação e mostre a data em que a fatura foi criada.
Data de vencimento e termos: A data de vencimento e os prazos (explicados abaixo) devem estar vinculados à data da fatura.
Ordem de compra: Se houver um pedido de compra, inclua este número para unir os dois documentos.
Descrição: inclua uma descrição de cada item de linha e valor. Se houver quantidades (como horas ou caixas), inclua a quantidade e o preço unitário para cada quantidade e o valor (quantidade vezes preço unitário).
Taxa de imposto, impostos e outros encargos: Se você precisar cobrar imposto sobre vendas, inclua essas informações. Se houver despesas de envio ou manuseio separadas, você poderá adicioná-las aqui ou nos itens acima.
Total devido: Some todos os itens mais impostos sobre vendas e outros encargos.
Termos e descontos da fatura
Uma parte importante de qualquer fatura freelance são os termos – quando a fatura deve ser paga e o que acontece se não for. Você pode solicitar o pagamento integral após o recebimento ou ter uma data de vencimento (geralmente dentro de 30 dias). Em seguida, descreva o que acontece se o valor devido não for pago na data de vencimento.
Observação
Dê aos clientes um incentivo para pagar rapidamente, oferecendo um desconto para pagamento antecipado. Por exemplo, “2%10, Líquido 30” significa que eles devem pagar o valor total em 30 dias, mas você terá 2% de desconto no total devido se o cliente pagar em 10 dias.
Usando faturas para receber pagamentos mais rapidamente
Em conversa com a Saude Teu, freelancers e empresários experientes compartilham dicas para ajudá-lo a pagar suas faturas com mais rapidez.
Obtenha um depósito antes de começar a trabalhar
Kathryn Hendershot-Hurd é proprietária da Virtual Impax, uma empresa de marketing digital e sócia fundadora da Advanced Wellness Solutions. Ela diz que exigir um depósito de novos clientes a ajudou a eliminar muitos clientes que serão lentos/sem pagamento. Quando alguém hesita em pagar um depósito, ela sugere, não encare isso como uma perda de cliente. Veja isso como uma forma de evitar um pesadelo de faturamento no futuro.
Seja proativo e mantenha as linhas de comunicação abertas
Hendershot-Hurd diz que quando uma fatura não é paga em 30 dias, ela entra em contato com o cliente, sempre assumindo que algum terceiro é o culpado pelo não pagamento do cliente. Mesmo que não seja, permite ao cliente salvar a face.
Permitir várias opções de pagamento
Justin Bosco é o presidente da Form + Function, uma agência de marketing digital. Ele afirma que oferecer diversas formas de pagamento proporciona mais flexibilidade aos clientes. Oferecer a capacidade de pagar com cartão de crédito ajuda os clientes que podem estar com pouco dinheiro ao receber uma fatura. Bosco observa que evitar o incômodo de enviar um cheque reduz significativamente o tempo de trânsito. Ele também gosta de usar processadores de pagamento como Stripe para pagamentos recorrentes.
Comunique os termos antecipadamente
Rory Thomas é sócio-gerente da Thomas Group Printing, uma empresa de impressão comercial na cidade de Nova York. Ele discute antecipadamente as condições de pagamento e crédito quando sua empresa aceita um emprego pela primeira vez. Sua empresa normalmente solicita que o cliente registre um cartão e pré-autorize as cobranças quando a fatura vencer ou após a entrega do trabalho e o cliente confirmar que está satisfeito com o produto. Thomas diz que em um negócio com altos custos de materiais e equipamentos, receber o pagamento rapidamente tem sido essencial.
Software e outros recursos de contabilidade freelance
Você pode faturar clientes de diversas maneiras. A maioria dos sistemas de contabilidade freelance oferece opções. Confira como funciona o faturamento de cada sistema para saber se ele atende às suas necessidades. Pergunte sobre a capacidade de aceitar vários tipos de pagamentos online.
