O que é o formulário SS-4?

O formulário SS-4 é usado por pequenas empresas para solicitar um número de identificação fiscal/número de identificação do empregador (EIN) do IRS. O formulário é utilizado para identificação de empregadores, mas o número também é necessário para outros fins legais. Provavelmente, você precisará fornecer um EIN para abrir uma conta em um banco comercial, bem como para solicitações de empréstimo e para aceitar cartões de débito e crédito.

Não há taxa para solicitar um número de identificação do empregador do IRS.

O que é o formulário SS-4?

O Formulário SS-4 é uma solicitação feita ao IRS para atribuir um EIN à sua empresa. O EIN tem nove dígitos, semelhante a um número de Seguro Social para indivíduos, mas atribuído a empresas. O envio do Formulário SS-4 estabelece uma conta fiscal para o imposto comercial com o IRS.

Quem usa o formulário SS-4?

Corporações, parcerias, propriedades e trustes podem usar o Formulário SS-4 para solicitar uma conta fiscal comercial e EIN. Os proprietários individuais normalmente não precisam de EINs porque apresentam suas declarações fiscais sob seus números de Seguro Social, mas podem solicitar um se quiserem.

Talvez você também precise reenviar um Formulário SS-4 se já tiver um EIN, mas a estrutura organizacional ou a propriedade de sua empresa mudou.

Onde obter o formulário SS-4

O IRS fornece o Formulário SS-4 online. Você pode baixá-lo, imprimi-lo para preenchê-lo manualmente ou preenchê-lo online e depois imprimi-lo. O IRS também oferece um aplicativo on-line, mas ele expira se você fizer uma pausa e não inserir dados por um tempo.

Como preencher o formulário SS-4

Você precisará de algumas informações ao seu alcance para começar:

• A razão social da sua empresa, seu DBA/nome fictício e endereço
• A entidade comercial legal que você formará, como uma corporação, parceria, sociedade unipessoal ou LLC
• Quer sua LLC seja de um membro ou de vários membros, se esta for a entidade que você escolheu
• Informações sobre o seu responsável
• Uma estimativa de quantos funcionários você terá e quanto você pretende pagar a eles a cada ano

Agora você pode passar para as várias linhas do formulário.

Linha 1: Nome legal da entidade

Este é o nome comercial ao qual todas as transações e registros serão vinculados, portanto, certifique-se de que esteja absolutamente correto. Insira seu próprio nome, não o nome da empresa, se você for o único proprietário e estiver solicitando um EIN. Insira o nome da empresa exatamente como aparece no registro comercial do seu estado, se você for uma corporação, parceria ou LLC.

Linha 2: Nome comercial da empresa

Use o “DBA” ou nome fictício sob o qual você operará o negócio. Por exemplo, seu nome legal pode ser Smith and Smith, LLC, mas o nome operacional pode ser “Smith Accounting Services”. Seu nome operacional é o que aparece em suas placas e outros itens que os clientes verão.

Linha 3: Executor, administrador, curador, nome “ao cuidado de”

Use o nome completo, o nome do meio e o sobrenome da pessoa que será responsável por todos os assuntos jurídicos do seu negócio. Deve ser o seu “diretor principal, sócio geral, concedente, proprietário ou fiduciário”, de acordo com o IRS.

Geralmente é a mesma pessoa listada na linha 7a e o agente registrado de uma LLC ou corporação. Inclua o número do Seguro Social, ITIN ou EIN desta pessoa ou entidade.

Linhas 4a, 4b, 5a, 5b e 6

Essas linhas são para o endereço postal da sua empresa, endereço e o condado e estado onde sua empresa principal está localizada. Deixe as linhas 5a e 5b em branco se o seu endereço e endereço postal forem iguais. A linha 6 é para a localização física da sua empresa.

Linha 7a: Parte responsável

Este é o indivíduo que controlará, administrará ou dirigirá o negócio e suas receitas e ativos. De acordo com o IRS, é o “diretor principal, sócio geral, concedente, proprietário ou fiduciário”.

Linhas 8a, 8b e 8c

Esses itens são importantes se você estiver abrindo uma LLC. Você deve fornecer informações na linha 8b, “Número de membros”, e na linha 8c, “Organizado nos Estados Unidos”, se responder “sim” na linha 8a.

Linha 9a

Designe aqui o seu tipo de entidade empresarial. Isso é relativamente simples, a menos que você tenha uma sociedade de responsabilidade limitada. Você terá que fazer algumas distinções se tiver uma LLC:

• Você é considerado pelo IRS uma “entidade desconsiderada” se for uma LLC unipessoal.
• Normalmente, você seria tributado como uma parceria se sua empresa fosse uma LLC com vários membros. Marque “Parceria” na linha 9a se desejar que sua LLC de vários membros seja tributada dessa forma.
• Selecione a opção “corporação” se desejar que sua sociedade de responsabilidade limitada seja tributada como uma sociedade anônima.

Linha 9b

Isto é para corporações. Ele pede que você nomeie o estado ou país onde está incorporado.

Linha 10

Verifique o motivo pelo qual você está solicitando um EIN. Por exemplo, você deve marcar “Iniciou um novo negócio” se for esse o caso e fornecer uma breve descrição do seu negócio. Você não precisa entrar em muitos detalhes.

Linha 11: Data de início do negócio

Você pode escolher qualquer data razoável, como o dia em que realmente abriu suas portas e começou a atender os clientes. Insira a data em que você foi o primeiro proprietário da empresa ou a data em que ela foi proprietária como o tipo de empresa citado na linha 9a, se a empresa já existir.

A data de início é importante se você estiver começando no final do ano fiscal.

Linha 12: Mês de encerramento do ano contábil

Selecione seu ano fiscal (financeiro) designando o mês de encerramento. Seria 31 de dezembro para empresas que operam como empresas individuais, mas pode haver outros motivos para escolher uma data diferente.

Linha 13

Esta linha pede que você selecione o maior número de funcionários que você espera contratar nos primeiros 12 meses. Coloque o número em “Outro”, a menos que você administre uma fazenda ou contrate empregados domésticos.

Linha 14

Considere se é provável que você deva menos de US $ 1.000 em impostos trabalhistas para Previdência Social, Medicare, retenção de imposto de renda de funcionários e impostos sobre desemprego. Marque “não” se você não tiver funcionários ou se pagará menos de US$ 4.000 em salários a todos os funcionários ao longo do ano. Fale com seu consultor fiscal se não tiver certeza.

Linha 15

Complete este item se você tiver funcionários. Insira a data estimada de sua primeira folha de pagamento.

Linha 16

Insira a classificação empresarial que melhor se adapta ao seu tipo de negócio ou insira “Outro” e especifique qual é. As instruções do formulário SS-4 incluem definições detalhadas dessas categorias para ajudá-lo.

Linha 17

Forneça mais informações sobre os tipos de produtos ou serviços que você venderá ou fornecerá. Por exemplo, você pode adicionar “consultório odontológico” se tiver marcado “assistência médica” ou adicionar “cafeteria” se tiver marcado “varejo”.

Linha 18

Indique se sua empresa já solicitou ou recebeu um EIN anteriormente sob o nome legal que você forneceu na linha 1. Você pode incluir o nome e endereço de um “terceiro designado” para receber seu EIN e representá-lo. Você pode querer que seu advogado desempenhe essa função.

Por fim, assine o formulário, observando que você declara que o requerimento é “verdadeiro, correto e completo”. Você receberá imediatamente seu EIN se tiver preenchido o Formulário SS-4 online ou por telefone.

O formulário SS-4 pode ser arquivado por e-mail?

Você pode se inscrever on-line, por telefone, por correio ou fax, mas não pode enviar o Formulário SS-4 por e-mail.

Para onde enviar o formulário SS-4

O envio do Formulário SS-4 para o endereço correto do IRS depende se você tem um escritório principal, uma agência principal ou residência legal nos Estados Unidos. O IRS fornece os endereços aplicáveis ​​em seu site.

Uma palavra de advertência sobre o formulário SS-4

Este artigo tem como objetivo fornecer diretrizes gerais para novos proprietários de empresas. O formulário SS-4 é complicado e não se destina a fornecer aconselhamento jurídico ou fiscal ou fornecer detalhes sobre como preencher o formulário.

Cada situação comercial é diferente e seu contador pode ter orientações específicas para você. Consulte seu advogado ou contador para garantir que você esteja em conformidade com as leis tributárias e que receba a melhor vantagem fiscal para sua situação específica.