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Estar avisado é prevenido. Antes de enviar esses formulários para indivíduos e empresas que sua empresa pagou e de arquivá-los no IRS, revise esses erros comuns para evitar problemas.
Os formulários 1099-MISC e 1099-NEC são dois tipos de declarações de informações usadas por empresas e outros para relatar pagamentos tributáveis. Essas declarações devem ser fornecidas ao beneficiário e também ao IRS para relatar o total de transações do ano.
Observação
O formulário 1099-MISC mudou e o IRS trouxe de volta o formulário 1099-NEC, em vigor a partir do ano fiscal de 2020 e além. O 1099-NEC deve agora ser usado para reportar pagamentos a não empregados. O 1099-MISC continua a ser utilizado para reportar outros tipos de pagamentos.
O que são os Formulários 1099-MISC e 1099-NEC?
O Formulário 1099-MISC-Rendimentos Diversos é usado para relatar vários tipos de pagamentos, incluindo aluguéis, royalties, comissões, pagamentos médicos e de assistência médica, pagamentos de prêmios e prêmios e serviços jurídicos.
O formulário 1099-NEC é usado para relatar pagamentos a indivíduos que não são funcionários, mas que prestam serviços para sua empresa. Na maioria dos casos, você deve dar a alguém um 1099-MISC se tiver pago mais de US$ 600 a essa pessoa durante o ano. Existem algumas exceções, incluindo o uso do Formulário 1099-MISC para relatar qualquer valor de retenção na fonte que você pagou a alguém sob ordem judicial.
Erros graves nos formulários 1099-MISC e 1099-NEC
Usando o formulário errado
Com duas formas de escolha para pagamentos a não funcionários e outras pessoas físicas, é fácil ficar confuso. Por exemplo, você deve usar o Formulário 1099-NEC para pagamentos de honorários advocatícios, mas o Formulário 1099-MISC para receitas brutas de ações judiciais para advogados.
As instruções para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC têm mais detalhes ou consulte seu contador antes de preencher o formulário.
ID de contribuinte incorreto ou ausente
O IRS vincula todos os formulários fiscais à identificação do contribuinte e penaliza os arquivadores de declarações de informações por não incluírem a identificação do contribuinte correta. Para verificar a identificação do contribuinte, o IRS tem um serviço interativo de correspondência de TIN que você pode usar se tiver dúvidas. Você precisará se cadastrar e há tutoriais para ajudá-lo com o serviço.
Se o ID do contribuinte estiver incorreto ou ausente, o contribuinte poderá estar sujeito a retenção na fonte. Você pode receber um aviso de retenção na fonte do IRS neste caso.
Usando um 1099-NEC em vez de um W-2
Os funcionários recebem um formulário W-2 mostrando os valores que você pagou a eles no ano em salários, salários, comissões e gorjetas.
Observação
Se você não tiver certeza se alguém que trabalha para você deve obter um W-2 ou um 1099-NEC, consulte este folheto do IRS “Contratante ou Funcionário Independente?”
Outros erros comuns
Alguns desses erros podem significar penalidades por parte do IRS.
Usando um formulário para o ano errado
Use o formulário 1099-MISC para o ano em que os pagamentos foram feitos, não para o ano em que você está preenchendo o formulário. Por exemplo, para pagamentos feitos em 2020, use o formulário 2020, mesmo que você esteja preenchendo o formulário em 2021. Para ter certeza de que está usando o formulário correto para o ano correto, verifique se a data “2020” e o nome do formulário são os corretos.
Usando um formulário não aprovado
Você não pode baixar o formulário 1099-MISC, copiá-lo e usá-lo. O vermelho na Cópia A (a cópia enviada ao IRS) está em uma tinta especial que não pode ser duplicada com uma copiadora colorida. Você deve obter os formulários aprovados de uma empresa de materiais de escritório, do IRS ou de um programa de software de preparação de impostos comerciais.
Falha ao incluir um formulário de transmissão
Você deve incluir uma cópia do Formulário 1096 do IRS, Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA para cada lote de formulários 1099-MISC ou 1099-NEC que você arquivar em papel no IRS. Você não precisa do Formulário 1096 se estiver preenchendo eletronicamente. Os destinatários não precisam de uma cópia deste formulário.
Cometendo erros de formulário
- Não incluir decimais e centavos nos valores
- Deixar de usar tinta preta (tornando as entradas muito claras)
- Fazer entradas muito grandes ou muito pequenas. O IRS sugere que você use 12 pt. Fonte tipo Courier para impressão de formulários 1099-MISC.
- Formatação incorreta do nome do funcionário. O nome do funcionário e a inicial do meio vão na primeira caixa, o sobrenome do funcionário vai na segunda caixa e qualquer sufixo (como “Jr.”) vai na terceira caixa.
Penalidades do IRS para erros do Formulário 1099-MISC ou 1099-NEC
Alguns erros de formulário são fáceis de corrigir. Outros erros não são. E o RS penaliza os arquivadores por alguns erros. Os valores das penalidades são diferentes, dependendo de:
- O tamanho da empresa (empregadores maiores enfrentam penalidades mais altas)
- O tipo de falha
- O atraso na apresentação (penalidades mais elevadas se não for apresentada ou por “desrespeito intencional”)
Aqui estão os erros de formulário do IRS que têm penalidades:
- Não arquivar na data de vencimento
- Arquivamento em papel quando necessário para arquivar eletronicamente
- Não informar um número de contribuinte ou informar um número de identificação fiscal incorreto
- Não preencher um formulário em papel legível por máquina.
Você também pode enfrentar penalidades relacionadas ao fornecimento de formulários aos beneficiários:
- Se você não entregar um formulário 1099 para alguém que deveria receber um
- Se você não incluir todas as informações necessárias sobre sua empresa como pagadora, ou
- Se as informações do formulário estiverem incorretas
Como corrigir erros no formulário 1099-MISC
Para formulários em papel.Se você preencheu um formulário 1099-Misc com o IRS e descobriu um erro, corrija o erro o mais rápido possível. Em seguida, envie o formulário corrigido (Cópia A) e o Formulário 1096 para o IRS e forneça uma declaração correta ao destinatário.
O IRS tem um gráfico de erros para arquivamento de devoluções corrigidas em formulários de papel (página 27) para ajudá-lo a corrigir os vários tipos de erros.
Observação
Se você estiver enviando versões em papel corrigidas dos formulários 1099 para o IRS, também deverá incluir o resumo do Formulário 1096 e o formulário de transmissão. Você pode encontrar o endereço correto para o seu estado nas Instruções Gerais do IRS para determinados formulários de informações.
Para arquivamento eletrônico.Para erros em formulários 1099-MISC preenchidos eletronicamente, você pode fazer correções usando formulários em papel, usando o processo descrito acima se tiver menos de 250 correções.
Se o erro for um nome de contribuinte ou número de identificação incorreto, você deverá enviar uma carta por escrito ao IRS para corrigir o formulário.
