Deduzindo despesas de educação para funcionários e proprietários

Muitos empregadores oferecem benefícios educacionais aos funcionários. Alguns desses benefícios são para educação continuada, para manter licenças profissionais ou para obter novas habilidades, credenciais ou diplomas para beneficiar tanto o empregado quanto o empregador. Proprietários de empresas autônomas também podem deduzir despesas com educação.

As despesas com educação são despesas comerciais legítimas. Mas ainda existem algumas qualificações que devem ser atendidas antes que essas despesas sejam totalmente dedutíveis para o seu negócio. 

Este artigo analisa quatro questões: 

• Quais desses benefícios são dedutíveis como despesas comerciais? 
• Quais destes benefícios são tributáveis ​​aos empregados? 
• Como posso relatar benefícios tributáveis ​​no formulário W-2 de um funcionário? 
• Como posso incluir benefícios dedutíveis na minha declaração de imposto de renda comercial? 

Impostos para funcionários e benefícios de assistência educacional

O IRS permite que alguns benefícios adicionais sejam excluídos dos salários e impostos dos funcionários. Para todos esses benefícios excluídos, incluindo assistência educacional, você não precisa reter o imposto de renda federal e o imposto FICA para a Previdência Social e o Medicare (tanto a parte do empregado quanto a do empregador). Esses benefícios educacionais excluídos não estão sujeitos ao imposto federal sobre desemprego (FUTA).

Além disso, para serem excluídos do pagamento dos empregados, esses benefícios devem atender a determinadas condições.

A exclusão é para benefícios educacionais que você oferece aos funcionários até US$ 5.250 por ano; qualquer coisa acima desse valor é tributável ao funcionário. As despesas educacionais incluem livros, mensalidades e custos de viagem de ida e volta para a escola.

Você deve ter um Programa de Assistência Educacional por escrito. Os requisitos do plano incluem estas restrições:

• O plano não pode favorecer funcionários bem remunerados
• Não pode fornecer mais de 5% dos benefícios aos acionistas ou proprietários (ou aos seus cônjuges ou dependentes)
• Os funcionários não podem receber dinheiro ou outros benefícios em vez de assistência educacional
• Você deve avisar com razoável antecedência sobre o programa aos funcionários qualificados

Além disso,

• O benefício educacional deve estar relacionado ao seu negócio
• O uso comercial deve ser comprovado com registros, mesmo que você reembolse em dinheiro

Você pode incluir você mesmo (como único proprietário) ou você e seus parceiros que prestam serviços para uma parceria em seu programa de assistência educacional. Você também pode incluir estas pessoas em seu programa de assistência educacional:

• Funcionários atuais
• Ex-funcionários que se aposentaram, saíram por invalidez ou foram demitidos
• Um funcionário alugado que prestou serviços à sua empresa em tempo integral por pelo menos um ano, se os serviços foram executados sob sua direção ou controle principal

Benefícios educacionais dedutíveis para sua empresa

O custo dos créditos de educação continuada para funcionários será incluído como despesa da sua empresa se atender a estas restrições:

O curso educacional não deve  

• Ser necessário para atender aos requisitos educacionais mínimos do trabalho atual
• Qualificar o funcionário para um novo (diferente) comércio ou negócio

Os contratados independentes que trabalham para a sua empresa podem ser tratados como empregados para efeitos deste benefício. Isso significa que eles também podem excluir da renda os pagamentos de despesas com benefícios educacionais permitidos. Os seus rendimentos seriam reportados no Formulário 1099-NEC (começando em 2019 e daqui em diante).

Benefícios educacionais como benefícios adicionais de condições de trabalho

Outra forma de fornecer aos funcionários benefícios educacionais sem que sejam tributáveis ​​para o funcionário é fornecer benefícios de condições de trabalho. Esta política é para empresas que não possuem um plano de assistência educacional ou que fornecem assistência educacional superior a US$ 5.250 por ano.

Os benefícios de condições de trabalho são concedidos aos funcionários para ajudá-los a realizar seu trabalho, incluindo benefícios educacionais relacionados ao trabalho. Os programas de graduação geralmente não se qualificam, pois o funcionário já deve ter o diploma necessário para exercer a função. Para se qualificar como um benefício adicional de condição de trabalho:

• A educação deve ser exigida pelo empregador ou por lei para que o empregado mantenha seu salário, status ou emprego atual. A educação exigida deve servir a um propósito comercial genuíno do empregador.
• A educação mantém ou melhora as habilidades necessárias no trabalho.

Despesas de educação para empresários autônomos

Conforme observado acima, os proprietários de empresas autônomas podem deduzir os custos de sua educação, sujeitos a certas limitações, da mesma forma que os contribuintes individuais. Você trabalha por conta própria se possuir uma empresa que não seja uma corporação (isso inclui a propriedade de uma LLC ou parceria, bem como uma sociedade unipessoal).

Para ser dedutível, você deve ser capaz de demonstrar que esta educação

• “Mantém ou melhora as habilidades exigidas em seu trabalho atual.”
• É exigido por lei ou regulamentos para manter uma licença para exercer a profissão, status ou trabalho. Por exemplo, os profissionais podem deduzir custos de educação continuada

Despesas educacionais não são dedutíveis se

• Esta educação é necessária para atender aos requisitos educacionais mínimos do seu comércio ou negócio atual. Por exemplo, você não pode deduzir o custo de obtenção de uma licença para exercer a profissão se ainda não possuir essa licença.
• A educação faz parte de um programa de estudos que irá qualificá-lo para um novo comércio ou negócio.

Onde deduzir despesas com educação na declaração de imposto de renda de sua empresa

Para deduzir despesas de educação de funcionários, use “Programas de benefícios para funcionários” ou linha semelhante em sua declaração de imposto de renda comercial.

• Para proprietários individuais e LLCs unipessoais, mostre essas despesas na seção “Despesas” do Anexo C.
• Para parcerias e LLCs com vários membros, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1065.
• Para empresas, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1120.

Para obter mais informações sobre como deduzir despesas educacionais

Para obter mais informações, consulte Publicação 970 do IRS: Benefícios fiscais para educação, Capítulo 12, Dedução comercial para educação relacionada ao trabalho. 

Este artigo sobre quais benefícios dos funcionários são tributáveis ​​também pode ser útil. 

Isenção de responsabilidade: este artigo apresenta informações gerais, mas as regulamentações fiscais mudam e cada situação comercial é única. Discuta sua situação com seu profissional tributário ou consultor de benefícios a funcionários.