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Dar a um funcionário o uso de um carro da empresa parece uma boa ideia. Mas, como sempre, é mais complicado do que parece, especialmente no que diz respeito aos impostos.
Este artigo apresenta algumas das questões fiscais relacionadas aos motoristas funcionários de carros da empresa.
Apenas o uso comercial é dedutível
Não importa quem esteja dirigindo um carro da empresa, apenas o uso comercial desse carro é dedutível como despesa comercial. O motorista deve manter bons registros contemporâneos de direção para mostrar o uso comercial em oposição ao uso pessoal.
Registros contemporâneos são registros feitos no momento do evento de direção. Se quiser deduzir despesas de um veículo – carro, caminhão, van, etc. – que é dirigido para fins comerciais, você deve separar o uso comercial do pessoal e também mostrar detalhes do uso comercial: finalidade comercial, data e local ou quilometragem.
Observação
Um aplicativo de milhagem pode ajudá-lo a separar a condução profissional da pessoal. Também pode ajudá-lo a fazer deduções, fornecendo registros escritos. Mas não se esqueça que você deve inserir as informações para recuperá-las!
As despesas de deslocamento não são dedutíveis como despesas comerciais, independentemente de quem dirige o carro da empresa – o funcionário ou o proprietário da empresa. As despesas de deslocamento são o caminho de ida e volta para o trabalho que muitas pessoas fazem e não são dedutíveis, não importa a distância que a pessoa esteja de seu local de trabalho normal.
Você pode dar aos funcionários um subsídio automático
A maioria das empresas oferece aos funcionários um subsídio de automóvel para reembolsá-los pelas despesas de dirigir um carro da empresa para fins comerciais. O auxílio pode ser concedido além da entrega do carro ao funcionário.
Este subsídio não é um benefício tributável para o funcionário, desde que seja concedido por meio de um plano contábil. Um plano de prestação de contas é um conjunto de procedimentos que sua empresa estabelece para contabilizar adequadamente o dinheiro dado ao funcionário. O IRS deseja garantir que os benefícios que você oferece aos funcionários sejam despesas comerciais legítimas pagas pelo funcionário e reembolsadas por você.
Como funciona um plano responsável do IRS
Basicamente, para ter um plano responsável, as despesas automotivas devem ter uma finalidade comercial legítima, o funcionário deve fornecer registros adequados mostrando o uso comercial e os valores gastos, e o funcionário deve devolver quaisquer reembolsos excedentes dentro de um período de tempo razoável.
O subsídio automático que você concede aos funcionários pode ser determinado usando a quilometragem real ou a taxa padrão do IRS, que muda a cada ano. O método que você usa depende de você, com algumas limitações.
Se você não configurar e usar um plano responsável, qualquer subsídio ou reembolso que você conceder aos funcionários para dirigir será tributável para eles, e você deverá incluir os valores do reembolso em seus salários e reter impostos.
Observação
As regras do plano responsável do IRS são complexas. Veja mais detalhes sobre planos responsáveis na Publicação 463 do IRS: Subsídios para viagens, presentes e carro.
Os funcionários não podem deduzir despesas de condução não reembolsadas
Se você der a um funcionário um carro da empresa e não o reembolsar pelas despesas de condução, o funcionário não poderá deduzir essas despesas em sua declaração de imposto de renda pessoal. A Lei de Reduções de Impostos e Empregos, em vigor a partir de 2018, não permite mais que os funcionários deduzam quaisquer despesas comerciais que não sejam reembolsadas. Anteriormente, essas despesas podiam ser deduzidas no Anexo A da declaração fiscal do funcionário.
O uso de um carro da empresa pelos funcionários é um benefício de condição de trabalho
O uso de um carro da empresa por alguns funcionários para fins comerciais não é tributável para o funcionário porque é considerado um “benefício de condição de trabalho”. Um benefício de condição de trabalho, de acordo com o IRS, é “bens e serviços que você fornece a um funcionário para que ele possa realizar seu trabalho”. Uma condição de trabalho pode ser um vendedor que precisa dirigir um trajeto.
Lembre-se de que este é apenas o uso comercial do carro que (a) é permitido como despesa comercial e (b) não é tributável ao funcionário como benefício.
O uso pessoal de um carro da empresa é tributável
O uso pessoal de um carro da empresa por um funcionário é tributável para o funcionário como um benefício adicional não monetário. O IRS define “uso pessoal” como qualquer uso que não seja para seu comércio ou negócio.
Você deve considerar o valor do uso pessoal e mostrá-lo no pagamento do funcionário e, é claro, reter impostos federais e estaduais e impostos FICA (impostos de Previdência Social e Medicare) desse valor, o mesmo que de outros salários e benefícios.
Avaliação do uso de um carro da empresa pelos funcionários
Você deve relatar um valor para todos os benefícios adicionais que oferece aos funcionários, incluindo o uso pessoal de carros da empresa. Isso não inclui benefícios que não são tributáveis ao empregado, como o benefício de condição de trabalho descrito acima. Inclui todo o uso pessoal do carro da empresa pelo funcionário.
A avaliação é complicada e existem muitas regras, restrições e detalhes. use este artigo do IRS Taxmap sobre avaliação de benefícios adicionais para obter mais detalhes.
Se você decidir dar um carro da empresa a um funcionário
Vejamos um exemplo para ver como tudo isso funciona:
Sua empresa aluga um carro e o entrega a Mary para uso comercial.
Mary deve manter bons registros sobre a divisão entre uso comercial e pessoal e fornecer relatórios detalhados à sua empresa. Para isso, digamos que ela dirija 50% para negócios e 50% para uso pessoal.
Não importa quem dirige o carro, o aluguel é em nome da empresa, portanto, o pagamento do aluguel é dedutível como despesa comercial, mas apenas na medida em que for usado para fins comerciais. (Se o carro for comprado, a depreciação do carro será dedutível.)
Se você reembolsar Mary pelas despesas de condução comercial, não precisará considerar esse reembolso tributável para Mary se tiver um plano contábil, conforme descrito acima.
Se você não reembolsar Mary por essas despesas, ela não poderá deduzi-las de sua declaração de imposto de renda pessoal.
O valor do carro pelo seu tempo de condução pessoal deve ser incluído na renda de Mary (e aplicam-se retenções).
Por que é importante manter bons registros de uso comercial
Como você pode ver na discussão acima, é muito importante que o motorista do carro da empresa mantenha registros excelentes para comprovar a quantidade de viagens comerciais.
Esta prova é necessária:
- Assim, você pode reembolsar as despesas de condução do funcionário e não precisar incluí-las no salário do funcionário
- Para comprovar o uso comercial e não precisar incluir essa parte do valor do carro no pagamento dos funcionários,
- Assim, você pode deduzir mais despesas de depreciação e
- Assim, você pode usar uma parte maior do valor do carro para outras despesas comerciais.
Mais informações nas publicações do IRS
- Publicação 535 do IRS – Dedução de despesas comerciais
- Publicação 15-B do IRS – Guia fiscal do empregador para benefícios adicionais
- Publicação 463 do IRS – Despesas com viagens, entretenimento, presentes e automóveis
- Tópico fiscal 510 do IRS – Uso comercial de um carro
Isenção de responsabilidade: este artigo foi simplificado demais para fornecer informações gerais. Não se destina a ser aconselhamento fiscal ou jurídico. Verifique com seus consultores fiscais e financeiros antes de começar a entregar aos funcionários as chaves dos carros da empresa.
