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Sua empresa está gerando despesas de viagem ou de deslocamento? Se for uma viagem de negócios, é dedutível como despesa de negócios. Se for deslocamento, não é dedutível. O IRS faz uma distinção entre deslocamento diário e viagens de negócios; despesas de deslocamento são permitidas apenas em casos específicos, enquanto despesas com viagens de negócios geralmente são permitidas, dentro de limites.
O que são viagens de negócios?
As viagens de negócios são uma categoria geral de despesas que inclui despesas para proprietários de empresas e funcionários para fins comerciais:
- Dirigir até locais comerciais, como dirigir até o escritório de um cliente, pegar material de escritório ou ir a uma reunião em um restaurante
- Viagens de longa distância de avião, trem ou carro para locais de negócios, incluindo viagens para uma conferência de negócios ou para se encontrar com um cliente em um local em todo o país
O IRS permite que as empresas deduzam despesas com viagens de negócios de proprietários e funcionários.
O que são despesas de deslocamento?
A distância entre sua casa e seu local de trabalho é o seu deslocamento diário, e o tempo que você passa dirigindo entre sua casa e o trabalho, não importa a distância, é a sua distância de deslocamento. O IRS afirma que as viagens diárias geralmente não permitem deduções para despesas de deslocamento. Pense desta forma: todos precisam trabalhar, tanto os funcionários quanto os empresários, portanto, essa despesa não faz parte do seu negócio.
As despesas de deslocamento são chamadas de “despesas diárias de viagem” e geralmente não são dedutíveis como despesas comerciais. Uma exceção são as viagens diárias de e para uma “estação de trabalho temporária fora da área metropolitana onde você mora”. Por exemplo, se você mora em Davenport, Iowa, e dirige todos os dias para Cedar Rapids, Iowa (80 milhas) todos os dias, poderá deduzir essas despesas de condução. Mas esteja ciente de que o termo “área metropolitana” pode ser questionável. O termo “temporário” é geralmente aceito pelo IRS como tendo duração de um ano ou menos.
Num caso do Tribunal Fiscal, o proprietário de uma empresa independente viajava todos os dias de casa para locais de trabalho temporário a até 155 quilómetros de distância e voltava para casa todas as noites. É um longo trajeto, mas ainda é um deslocamento, não uma viagem. O Tribunal Fiscal disse que a casa do trabalhador e os locais de trabalho temporário estavam todos dentro da área metropolitana geral de uma grande cidade do Centro-Oeste, portanto as viagens eram pendulares .
Observação
O IRS considera essas circunstâncias de viagens de negócios caso a caso, portanto, é melhor conversar com seu contador se desejar deduzir despesas de viagem.
O que se qualifica como despesa de viagem?
Já as viagens de negócios não são deslocamentos pendulares, se atenderem a alguma das seguintes condições:
Local de trabalho regular. Se você tiver pelo menos um local de trabalho regular longe de sua casa e sua viagem seja para um local de trabalho temporário no mesmo comércio ou empresa, independente da distância. Geralmente, o IRS considera que um local de trabalho temporário é aquele em que se espera que o seu emprego dure um ano ou menos.
Local de trabalho temporário. A viagem é para um local de trabalho temporário fora da área metropolitana onde você mora e normalmente trabalha.
Sua casa é seu principal local de trabalho e a viagem for para outro local de trabalho do mesmo comércio ou negócio, independentemente de esse local ser regular ou temporário e independentemente da distância. O IRS considera que sua casa é seu principal local de trabalho se você deduzir as despesas de uso comercial de sua casa (não como funcionário).
Quais despesas de viagens de negócios posso deduzir?
Se a sua viagem não for de deslocamento diário, mas sim de negócios, você poderá deduzir despesas de viagem, incluindo:
- Transporte de avião, trem, ônibus ou carro entre sua casa e seu destino comercial
- Despesas de táxi, limusine ou transporte
- Taxas de bagagem ou envio de materiais relacionados ao trabalho (para uma feira, por exemplo)
- Despesas com carro, para uso de carro próprio ou de aluguel (deve separar qualquer uso pessoal de carro, que não é dedutível)
- Alojamento e alimentação, se a sua viagem for noturna ou longa o suficiente para que você precise fazer uma parada para dormir ou descansar
- Despesas de lavagem a seco e lavanderia
- Chamadas telefônicas relacionadas a negócios enquanto você estiver ausente
- Dicas para despesas relacionadas a negócios durante sua viagem
- Outras despesas relacionadas a negócios enquanto você estiver viajando
Observação
É importante manter bons registros para que você possa demonstrar o propósito do negócio e amortizar essas despesas.
Os regulamentos do IRS sobre deduções de despesas para viagens são complexos; o objetivo deste artigo é fornecer algumas informações gerais, mas não cobrir todos os detalhes das definições e regulamentos do IRS. Para obter mais detalhes, consulte a Publicação 463 do IRS – Despesas com viagens, entretenimento, presentes e automóveis.
O que preciso saber para deduzir despesas de condução?
Para se qualificar como despesa dedutível, há três obstáculos que você deve superar para despesas de condução:
1. A empresa está dirigindo no deslocamento diário? É uma situação normal de ida e volta para o trabalho? A viagem de carro dura mais de um dia, exigindo pernoite? Se for de casa para o trabalho ou não for noturno, é deslocamento e não é dedutível como despesa comercial.
Então,
2. Existe um propósito comercial específico? Você pode escrever uma breve descrição da atividade empresarial? Por exemplo: “dirigir até o escritório do cliente para discutir uma proposta” ou “ir ao banco para depositar recibos comerciais”. Se você puder demonstrar um objetivo comercial, por escrito, poderá deduzir despesas.
Então,
3. A despesa específica pode ser deduzida integralmente ou o IRS impõe limites? A maioria das despesas comerciais é totalmente dedutível, mas algumas são limitadas. Por exemplo, as despesas com entretenimento não são mais dedutíveis para empresas (para 2018 e depois) e as despesas com refeições têm um limite de dedução de 50%.
O que é franquia para viagens internacionais?
As despesas comerciais com viagens internacionais são consideradas de forma especial pelo IRS porque as viagens internacionais são mais longas e significam não poder voltar para casa com facilidade. Se você atender a pelo menos uma dessas três condições, poderá deduzir todas as suas despesas de viagem internacional, mesmo que algumas delas sejam para uso pessoal:
- A viagem exige que você esteja fora dos EUA por pelo menos uma semana e gaste menos de 25% das despesas em compras pessoais, ou
- Você tinha o que o IRS chama de “controle substancial” sobre o itinerário, ou
- Você pode provar que as férias não foram uma consideração importante para a viagem.
Como você pode ver, esta categoria é complicada, portanto, procure a ajuda de um contador antes de tentar reivindicar despesas de viagens internacionais.
Explicações do IRS sobre deduções para viagens
O IRS tem uma explicação simples de quando as despesas de transporte são dedutíveis (se sua casa não for seu principal local de trabalho). Consulte a publicação 587 do IRS – Uso comercial de sua casa para obter mais informações sobre como determinar se sua casa é seu principal local de negócios.
