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Alguns dos formulários de folha de pagamento mais importantes com os quais você lidará a cada ano são aqueles que você entrega aos funcionários e não funcionários, detalhando o que você pagou a eles e quais impostos foram retidos do pagamento dos funcionários. Eles precisarão dessas informações para preparar suas declarações de imposto de renda e você também deverá enviar cópias ao IRS.
Todos esses relatórios podem ser preenchidos online e algumas empresas devem fazê-lo.
Prazos para entrega de formulários aos beneficiários
Os funcionários devem receber os Formulários W-2 mostrando o rendimento tributável, o imposto de renda retido e outras informações até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Os não funcionários devem receber formulários 1099-NEC mostrando os pagamentos tributáveis que sua empresa fez a eles durante o ano, na mesma data.
Observação
O Formulário 1099-NEC do IRS substitui o Formulário 1099-MISC a partir do ano fiscal de 2020, pelo menos para alguns contribuintes. O formulário 1099-MISC ainda é utilizado para outros fins, mas os contratantes independentes e os não empregados têm o seu próprio formulário, o 1099-NEC, a partir de 2020.
Arquivamento de relatórios em agências federais
O prazo para entrega dos formulários aos beneficiários e para arquivamento nos órgãos federais é o mesmo. Os formulários W-2 devem ser apresentados à Administração da Segurança Social até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Envie também os formulários 1099-MISC para o IRS até 31 de janeiro.
O prazo pode mudar ligeiramente de ano para ano se esta data cair em feriado ou fim de semana. O prazo seria então o próximo dia útil.
Observação
Tente entregar esses formulários aos destinatários no início de janeiro para que haja tempo de corrigir quaisquer erros antes de enviá-los às agências federais adequadas.
Empresas que devem registrar online
Você deve preencher os formulários W-2s e 1099-NEC on-line para os anos civis até 2020 se preencher 250 ou mais de qualquer tipo de formulário para o ano. Você pode ser penalizado se não o fizer. Esta regra também está em processo de mudança.
A partir das devoluções de informações de 2021, você deverá arquivar on-line se tiver apenas 100 formulários W-2s ou 1099-NEC para arquivar. São 100 de cada tipo de formulário, não 100 no total. A partir dos anos fiscais posteriores a 2021, você deverá registrar on-line se sua empresa tiver 10 ou mais Formulários W-2s ou 1099-NEC a serem arquivados.
No entanto, você pode solicitar uma isenção deste requisito para os formulários 1099 e W-2 preenchendo o Formulário 8508 com o IRS. Você deve fazer isso pelo menos 45 dias antes da data de vencimento dos Formulários W-2 ou 45 dias antes de enviar seu primeiro Formulário W-2c.
Observação
Não há solicitações de extensão automática para Formulários W-2 ou Formulários 1099-NEC.
Arquivamento eletrônico de formulários W-2 com o SSA
O Business Services Online (BSO) da SSA é o local ideal para arquivar W-2s por e-mail. Você deve se inscrever neste serviço primeiro, no entanto.
O SSA tem uma página de perguntas frequentes para ajudá-lo com dúvidas sobre o preenchimento de formulários W-2.
Arquivamento eletrônico de formulários 1099 com o IRS
Você pode enviar todos os formulários 1099, incluindo o Formulário 1099-NEC, ao IRS por correio ou online, usando o sistema Filing Information Returns Electronically (FIRE). Você deve se registrar no sistema FIRE preenchendo um formulário online.
Os benefícios do arquivamento online
O arquivamento eletrônico economiza tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão. O IRS recomenda fortemente isso.
Você não precisa calcular e enviar um formulário de transmissão W-3 se preencher os formulários W-2 por e-mail, e a Administração da Previdência Social gera um W-3 automaticamente quando você usa seu serviço BSO. Da mesma forma, você não precisa calcular e enviar um formulário 1096 para cada tipo de formulário 1099 se enviar esses formulários por e-mail, incluindo os formulários 1099-MISC.
Você também pode usar o site do BSO para verificar os números da previdência social para fins de relatórios salariais. Isso garante que os salários sejam informados corretamente e evita lidar com formulários W-2c (corrigidos) para corrigir erros nos W-2s. Mas você também pode enviar formulários W-2c online se encontrar um erro em um ou mais formulários W-2 depois de enviá-los.
Observação
Alguns estados participam do sistema FIRE, o que significa que você pode evitar um registro estadual separado.
Você pode verificar se seus arquivos foram recebidos e verificar o status on-line ao enviar o arquivo eletrônico. O site do BSO também oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e muitas outras informações úteis para ajudá-lo a enviar arquivos eletrônicos.
E se você não arquivar no prazo?
Você pode estar sujeito a penalidades por não preencher on-line quando necessário, por não enviar os formulários à agência adequada no prazo, por não entregar os formulários a funcionários ou não funcionários e por não entregar o formulário correto à pessoa certa. As penalidades aumentam com o atraso do depósito.
