Table of Contents
Você paga aos funcionários em 4 de janeiro de 2021, pelo trabalho realizado na última semana de dezembro de 2020, porque esse é o seu dia de pagamento normal. Esses valores de contracheque são tributáveis no ano do trabalho ou no ano do contracheque? O ano fiscal para um contracheque é importante porque afeta o rendimento tributável dos empregados, conforme mostrado no salário bruto dos empregados nos formulários W-2 de cada ano.
A data do contracheque prevalece, mesmo que o trabalho tenha sido realizado e o salário tenha sido recebido em ano diferente (mas leia a exceção abaixo). Isso porque o contracheque era disponível aos funcionários em janeiro, mas não em dezembro.
O pagamento bruto é tributável em 2021, não em 2020. Se você pagar aos funcionários no último dia de dezembro por este trabalho, a data do contracheque é 31 de dezembro de 2020, e isso significaria que o pagamento é lucro tributável em 2020.
Por que o ano do contracheque de um funcionário é importante?
O ano em que o contracheque é tributado afeta o rendimento tributável do empregado. Se um funcionário recebesse um grande bônus de final de ano, por exemplo, isso poderia afetar a alíquota tributária do funcionário. Em alguns anos, há um período de pagamento extra, que pode fazer com que os funcionários recebam o que parece ser um contracheque “extra”.
Observação
Dê aos funcionários a oportunidade de alterar seu formulário W-4 para bônus ou aquele contracheque extra de final de ano. Por exemplo, o funcionário pode alterar a retenção do cheque de bônus e voltar à retenção regular na próxima folha de pagamento regular.
O problema surge quando o período de pagamento não termina no último dia do ano. Se o período de pagamento terminar antes do final do ano, há alguns dias do primeiro ano que serão pagos no ano seguinte. Se o período de pagamento terminar após o final do ano, haverá alguns dias extras no pagamento do ano seguinte.
Depósitos Diretos
Se você disponibilizar contracheques aos funcionários antes do final do ano – por meio de depósito direto, por exemplo – o pagamento deve ser considerado recebido (e tributável) naquele ano, mesmo que o cheque de depósito direto inclua rendimentos do ano seguinte.
O IRS diz que a renda é recebida de forma construtiva quando é creditada em uma conta ou disponibilizada sem restrições. Recibo construtivo é um termo contábil que se refere a quando a renda é considerada propriedade de alguém e quando está disponível para ser gasta. Os funcionários devem informar os rendimentos do ano em que foram recebidos ou disponibilizados sem restrições.
Cheques Pré-datados e Recibo Construtivo
Em geral, quando uma pessoa recebe um pagamento pelo correio, pode-se considerar que a pessoa recebeu os fundos de forma construtiva. Mas isso nem sempre é verdade. Um cheque pode ser pós-datado.
Um cheque pré-datado é um cheque que contém uma data futura. Se você receber um cheque em 2020 com data de 2021, não poderá descontá-lo até o ano seguinte. Só porque você tem o cheque em mãos, porque ele é datado do próximo ano – e não pode ser descontado até então – o cheque seria incluído nos impostos do próximo ano.
Como esta regra afeta os formulários W-2 do funcionário?
Os formulários W-2 são os formulários que você fornece aos funcionários em janeiro para fornecer informações sobre seus salários e valores retidos para imposto de renda federal e impostos FICA (previdência social e Medicare).
Observação
O último contracheque datado de dezembro está incluído nos rendimentos W-2 daquele ano. O primeiro contracheque de janeiro está incluído nos ganhos W-2 do ano novo.
Depois de preparar esses formulários W-2, eles deverão ser distribuídos aos funcionários e arquivados na Administração da Previdência Social. Aqui estão as datas a serem lembradas: Os formulários W-2 devem ser entregues aos funcionários até o final de janeiro, para os salários do ano anterior. Você também deve enviar os formulários W-2 à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro. Se você estiver usando software de contabilidade de folha de pagamento, o software deverá cuidar da questão tributária dos W-2s do funcionário.
Como faço para lidar com esse problema?
Aqui estão algumas sugestões:
- Não se precipite e não tente pensar demais. Distribua contracheques quando eles são normalmente distribuídos. Se você estiver tentando calcular os impostos sobre a folha de pagamento, pode ser aconselhável considerar adquirir um software de folha de pagamento.
- Informe os funcionários. Informe aos funcionários em que ano fiscal será seu último contracheque. É sempre melhor avisar os funcionários do que fazer com que eles descubram mais tarde e fiquem chateados.
- Você pode obter ajuda do seu CPA ou de outro profissional tributário. Se você estiver REALMENTE confuso, considere contratar um serviço de folha de pagamento para ajudar com esse tipo de problema.
