Usando dinheiro para pagar funcionários e contratados independentes

Certos tipos de empresas realizam a maior parte de suas vendas com dinheiro. Muitas destas “empresas em dinheiro” também pagam os seus trabalhadores e outros em dinheiro. Embora não seja ilegal pagar funcionários e contratados independentes em dinheiro, não é uma boa prática comercial por vários motivos.

Questões fiscais e de folha de pagamento ao pagar funcionários em dinheiro

Os empregadores devem reter o emprego (imposto de renda federal e estadual e imposto FICA (Segurança Social/Medicare)) do pagamento dos funcionários. Os empregadores também devem informar o valor da retenção de cada funcionário ao Internal Revenue Service (IRS). Os empregadores enviam o total do imposto FICA do funcionário – retido no contracheque – e a parte dos impostos do empregador ao IRS de forma programada. Os empregadores devem relatar a renda dos funcionários no Formulário W-2 todos os anos. Inclui receitas em dinheiro.

Outros impostos trabalhistas devem ser pagos sobre os rendimentos dos funcionários, incluindo impostos sobre o desemprego e pagamentos do fundo estatal de compensação dos trabalhadores.

Os empregadores devem verificar a elegibilidade para o trabalho dos funcionários recém-contratados usando o Formulário I-9 ou o sistema E-Verify. Essa verificação coloca o funcionário no sistema federal e, se esses funcionários forem pagos em dinheiro, as verificações cruzadas das agências podem revelar tentativas de evitar impostos sobre a folha de pagamento pagando em dinheiro.

Deixar de pagar impostos trabalhistas

O IRS trata severamente os empregadores que não declaram e pagam impostos trabalhistas. Deixar de declarar impostos trabalhistas é uma forma comum de as empresas fugirem de impostos (ilegal). O IRS pode auditar sua empresa e revisar todas as incorporações disponíveis, mesmo que não haja registros ou cheques de folha de pagamento. Se o IRS puder apresentar gravames fiscais contra a propriedade, as tentativas intencionais de evitar a declaração e o pagamento de impostos trabalhistas podem levar a condenações criminais.

Quando você paga em dinheiro aos funcionários

• Os funcionários pagos em dinheiro e que não têm impostos FICA retidos têm negados os rendimentos da Segurança Social que poderiam ter sido usados ​​no cálculo de potenciais benefícios da Segurança Social.
• Da mesma forma, os empregados que não estão “na folha de pagamento” não têm direito ao seguro trabalhista ou ao seguro-desemprego.

A contadora pública certificada (CPA) Gail Rosen diz o seguinte sobre pagar funcionários em dinheiro:

Pagar ilegalmente aos trabalhadores em dinheiro pode levar a problemas sérios, além de problemas fiscais. Quando um trabalhador “não está registrado”, você pode repentinamente ter passivos contingentes que podem ser realmente desastrosos.
Se um trabalhador se machucar no trabalho e for parar no hospital, será perguntado se ele se machucou no trabalho. Se o trabalhador ferido responder sim, ele será coberto pela indenização trabalhista. Você está em sérios apuros se não pagou a indenização dos trabalhadores porque os pagou em dinheiro. O mesmo se aplica ao não pagamento do fundo estadual de invalidez e desemprego. Se, por exemplo, você demitir o trabalhador e ele solicitar o desemprego, você terá auditores batendo à sua porta.

Filhos, cônjuges ou familiares pagantes

Os salários dos filhos menores de 18 anos que trabalham na sua empresa estão sujeitos aos mesmos requisitos de retenção na fonte, imposto sobre a folha de pagamento e imposto trabalhista que outros funcionários. Se contratar os seus próprios filhos, eles poderão não estar sujeitos aos impostos FICA para a Segurança Social/Medicare, mas os seus salários deverão ser comunicados ao IRS.

Contratar seu cônjuge ou outros membros da família para trabalhar em sua empresa e pagar em dinheiro também pode privar essa pessoa dos benefícios da Previdência Social. E todas as outras questões mencionadas acima se aplicam, incluindo sua responsabilidade legal de informar e pagar impostos sobre a folha de pagamento.

Pagar outros em dinheiro

Muitas empresas pagam trabalhadores contratados (trabalho ocasional, trabalhadores de verão). Embora os pagamentos a prestadores de serviços independentes tenham menos problemas do que os dos empregados, vale a pena observar duas questões:

• Os pagamentos aos trabalhadores contratados devem ser relatados anualmente no Formulário 1099-NEC (anteriormente 1099-MISC antes de 2020), e
• Você deve verificar a identificação do contribuinte para contratados independentes, fazendo com que a pessoa preencha o Formulário W-9; se o ID do contribuinte não puder ser verificado, você deverá fazer uma retenção na fonte do pagamento do contratante.

Os pagamentos em dinheiro feitos a fornecedores e outras pessoas com quem você faz negócios ainda devem ser comprovados se você quiser que esses pagamentos em dinheiro sejam deduzidos como despesas em sua declaração de imposto de renda comercial. Mesmo pequenos pagamentos em dinheiro devem ser pagos através de um fundo de caixa, com documentação apropriada.

As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem tal aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes na lei. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atualizado, consulte um contador ou um advogado.