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A depreciação é um conceito financeiro que afeta tanto as demonstrações financeiras contábeis da sua empresa quanto os impostos da sua empresa. Mas você nunca verá isso em sua reconciliação bancária, em uma fatura ou em uma fatura de um credor.
Por que a depreciação é essencial na contabilidade
A depreciação é uma forma de contabilizar as mudanças no valor de um ativo. (Um ativo é algo que tem valor contínuo, como um computador, um carro ou uma máquina.) Representa a diminuição do valor de um ativo ao longo do tempo. É expresso tanto na planilha Saúde Teu quanto na demonstração de resultados de uma empresa. A depreciação também afeta os impostos comerciais e é incluída nas declarações fiscais.
A depreciação é necessária porque, se você não a tivesse, não mostraria corretamente as despesas de possuir um ativo. Aqui está o problema:
- Se você adquirir os serviços de um CPA para fazer a declaração de imposto de renda de sua empresa, deduzirá a despesa no ano em que a comprar. Mas você também usa a despesa daquele ano.
- Se você comprar um carro para uso comercial, você o usará por vários anos, portanto, as despesas devem ser distribuídas ao longo dos anos de uso.
Observação
A depreciação é chamada de despesa “não monetária”. Você pode deduzir despesas de depreciação em seu formulário fiscal comercial, mas não precisa retirar dinheiro de sua conta corrente comercial para fazer isso.
Como funciona a depreciação
Digamos que você compre um ativo comercial (como um carro para uso comercial) por US$ 20.000. Você já ouviu falar que o carro desvaloriza assim que sai do estacionamento; é assim que funciona. Ao vendê-lo, alguns anos depois, você descobrirá que só poderá receber US$ 12.000 por ele. Os $ 8.000 que você perdeu são depreciação. É uma despesa de fazer negócios.
Observação
A depreciação não tem nada a ver com a forma como você comprou o carro. A compra do carro e a depreciação dele são duas transações distintas no sistema de contabilidade da sua empresa.
Neste artigo, veremos apenas o ativo em si e a depreciação, e como eles funcionam para as demonstrações contábeis da sua empresa – seu balanço patrimonial e demonstração de lucros e perdas – e para as declarações fiscais da sua empresa.
Depreciação em seu balanço
A planilha Saude Teu de uma empresa mostra o valor dos ativos da empresa em relação ao valor do passivo e do patrimônio líquido ou lucros acumulados. A depreciação é incluída no lado do ativo da planilha Saúde Teu para mostrar a diminuição no valor dos ativos de capital em um determinado momento. É expressa como “depreciação acumulada”, ou seja, a perda total de valor desde a aquisição do ativo até o momento, deixando o valor contábil como o valor remanescente do ativo. Na planilha Saúde Teu fica assim:
- Custo dos ativos
- Menos depreciação acumulada
- É igual ao valor contábil dos ativos
Aqui está um exemplo que pode ser encontrado em um balanço patrimonial, em 31 de dezembro de 2020:
- Equipamento de escritório $ 129.000
- Menos Depreciação Acumulada – Equipamento de Escritório $ 100.000
- Valor contábil – Equipamento de escritório $ 29.000
Mostrar a depreciação desta forma permite ao leitor ver o valor total dos ativos e a diminuição do valor, com o valor contábil resultante.
Depreciação na demonstração de resultados (demonstração de lucros e perdas)
Na demonstração do resultado, o valor da depreciação despendida ou cobrada durante o período em questão é apresentado juntamente com outras despesas do negócio. A despesa do tempo (geralmente um ano) é adicionada à despesa de depreciação anterior para igualar a depreciação acumulada.
Usando o exemplo acima, a despesa de depreciação para 2020 em equipamentos de escritório pode ser de US$ 12.000, o que seria mostrado como uma despesa na Demonstração de Resultados. Assim, no final de 2020, os Equipamentos de Escritório poderão ficar assim na Folha Saúde Teu:
- Equipamento de escritório $ 129.000
- Menos Depreciação Acumulada – Equipamento de Escritório $ 112.000
- Valor contábil – Equipamento de escritório $ 17.000
Depreciação em seus documentos fiscais comerciais
A depreciação do ano fiscal, para todos os ativos depreciados, é incluída na declaração de imposto de renda da sua empresa como despesa comercial. Cada tipo de formulário fiscal comercial possui uma linha de despesas para depreciação.
Em algumas circunstâncias, você também terá que preencher um formulário extra, Formulário 4562 do IRS – Depreciação e Amortização, para verificar a despesa total de depreciação mostrada em sua declaração de imposto de renda comercial. Este formulário fiscal totaliza todos os ativos depreciados. É um formulário complexo e requer um profissional tributário para preenchê-lo.
Observação
A publicação 946 do IRS contém informações detalhadas sobre como depreciar propriedades. Se você possui ativos comerciais que acha que podem ser depreciados, verifique com seu contador sobre o processo para relatar a depreciação na declaração de imposto de renda de sua empresa.
