Table of Contents
Muitos proprietários de pequenas empresas preferem trabalhar com prestadores de serviços independentes em vez de contratar funcionários. Os benefícios da contratação de prestadores de serviços independentes incluem:
Como empregador contratante, ainda há algumas coisas que você deve fazer para contratar e começar a pagar esse contratante independente.
- Flexibilidade para poder variar as horas trabalhadas, ou pagar por projeto, e não ter que pagar quando o trabalho não estiver disponível
- Terceirização de tarefas não essenciais, como TI e manutenção, para que você não precise montar um novo departamento dentro da sua empresa
- Ser capaz de encerrar o relacionamento facilmente, sem a papelada e os possíveis problemas que acompanham a demissão de um funcionário
- Não ter que pagar impostos da Previdência Social e do Medicare sobre a renda do contratante.
- Menos documentação de contratação, menos relatórios e menos pagamentos ao IRS
Verifique o status do contratante independente antes de contratar
Antes de contratar e começar a pagar um contratado independente, certifique-se de que esse trabalhador seja realmente um contratado independente e não um empregado. Classificar erroneamente um funcionário como IC pode resultar em multas e penalidades estaduais e federais.
Várias agências federais e estaduais têm testes e requisitos para o status de contratante independente, incluindo o IRS, o Departamento do Trabalho e agências estaduais de emprego. Aqui está uma rápida revisão dos requisitos para essas entidades:
Classificação do IRS
Por várias razões (principalmente relacionadas com impostos sobre os salários), o IRS está preocupado com o facto de os trabalhadores serem adequadamente classificados como prestadores de serviços independentes ou empregados. O IRS considera esse trabalhador um empregado, a menos que você possa provar o contrário.
O IRS determina a situação dos trabalhadores caso a caso e analisa fatores comportamentais, financeiros e de controle para determinar a situação. Se você não tiver certeza sobre a situação das pessoas que trabalham para sua empresa, poderá solicitar uma determinação do IRS.
Classificação do Departamento de Trabalho
O Departamento do Trabalho (DOL) analisa o status de contratante independente versus empregado em relação à lei primária de salários e horas de trabalho, o Fair Labor Standards Act. O DOL afirma que se houver uma “relação de trabalho” entre o trabalhador e o empregador, o trabalhador está coberto pelas disposições da FLSA para diversos fins, incluindo:
- Salários mínimos
- Pagamento de horas extras
- Trabalhadores juvenis
Não existe uma regra ou teste único que possa ser usado para determinar se existe uma relação de trabalho. É a atividade ou situação total que controla. A existência de contrato de trabalho não determina o local onde o trabalho é executado ou se a pessoa deve ser licenciada por estado ou localidade.
Classificação Estadual
Os estados classificam os trabalhadores para determinar a sua elegibilidade para programas estatais, especialmente seguro-desemprego e compensação trabalhista. Alguns requisitos estaduais são mais restritivos do que os do IRS ou DOL. Por exemplo, a Califórnia e alguns outros estados usam um teste ABC de três fatores, no qual todos os três fatores devem ser atendidos para que a pessoa seja considerada um contratante independente.
Observação
O IRS, o Departamento do Trabalho e os estados individuais têm requisitos e finalidades diferentes para o status de contratante independente. Um indivíduo pode ser classificado como contratado independente para uma finalidade em uma agência e como funcionário para outra finalidade.
O que é um contratante independente?
Um contratante independente é alguém que trabalha para outra pessoa ou empresa. Contratantes independentes são proprietários de empresas que exercem uma atividade comercial, empresarial ou profissional e que oferecem seus serviços ao público em geral. Alguém é um contratante independente se a pessoa que o paga só pode controlar ou dirigir o resultado do trabalho.
Um exemplo de contratante independente é um serviço de limpeza. O serviço chega ao seu escritório para trabalhar, mas os trabalhadores do serviço de limpeza não são funcionários da sua empresa. Você pode dizer a eles quais escritórios limpar e quando deseja que limpem, mas não pode dizer quais materiais de limpeza usar ou como ligar o aspirador de pó.
Formulário W-9 para contratantes independentes
O documento mais importante que você deve obter de um contratante independente é o Formulário W-9. O formulário W-9 tem a mesma finalidade que o formulário W-4 para funcionários recém-contratados.
Qualquer pessoa que você contratar como contratado independente deve preencher e assinar este formulário antes de começar a trabalhar para sua empresa. A pessoa deve incluir um número de identificação fiscal (número de segurança social ou identificação do empregador (EIN) no formulário.
Documentação de nova contratação para um empreiteiro independente
Além do formulário W-9, você precisará de documentação específica para novas contratações para cada contratado independente contratado:
- O currículo ou qualificação profissional da pessoa, para sua própria proteção e para verificação em caso de auditoria por órgão federal, estadual ou local.
- Um contrato, até mesmo para o mais simples relacionamento de contratante independente.
Verifique as credenciais antes de contratar um empreiteiro independente
Da mesma forma, ao verificar as referências de um funcionário, certifique-se de verificar as credenciais do contratado antes de contratá-lo.
Você também pode querer fazer uma verificação de antecedentes de todos os contratantes em potencial. Por exemplo, se você está pensando em contratar um serviço de contabilidade, certifique-se de que essa pessoa não tenha nenhuma condenação por crime. Alguns empregos exigem verificações de antecedentes. Por exemplo, as leis estaduais exigem verificação de antecedentes de qualquer pessoa que trabalhe com crianças, idosos ou pessoas com deficiência.
Se o contratante independente estiver organizado como uma empresa, você deverá verificar com o Better Business Bureau para ter certeza de que nenhuma reclamação foi registrada contra essa empresa.
Não se esqueça da pesquisa na web testada e comprovada, incluindo avaliações sobre a empresa.
Pagando um contratante independente
Pagar um contratante independente é muito simples. Você pode pagar por hora ou por trabalho. Na maioria das situações, você não precisa reter imposto de renda ou impostos da Previdência Social/Medicare da renda de contratantes independentes.
Você também não precisa pagar impostos de desemprego para contratados independentes.Os contratantes independentes são responsáveis pelo pagamento dos seus próprios impostos sobre o rendimento e impostos sobre o trabalho independente (para a Segurança Social/Medicare).
Contratantes independentes e relatórios fiscais
Você deve acompanhar os pagamentos feitos a contratados independentes a cada ano e relatar o total dos pagamentos ao IRS.
Para cada contratado independente que você pagou US$ 600 ou mais durante o ano, você deverá informar o valor total pago no Formulário 1099-NEC.
Este formulário inclui informações sobre seus pagamentos ao contratante independente, mas geralmente não inclui retenção de imposto, a menos que a pessoa esteja sujeita a retenção na fonte (explicada abaixo).
Você deve enviar o formulário 1099-NEC:
- Para cada contratante independente até 31 de janeiro do ano seguinte, e
- Para o IRS até 31 de janeiro, por correio ou arquivamento eletrônico.
Retenção de reserva de um contratante independente
Na maioria das circunstâncias, você não precisa reter imposto de renda sobre os pagamentos feitos a prestadores de serviços independentes. Mas existem algumas exceções:
Se você receber um aviso de retenção na fonte do IRS, deverá reter o imposto de renda sobre os pagamentos ao contratante independente. Normalmente, o IRS enviará este aviso se o número de identificação de contribuinte (Número de Segurança Social, Número de Identificação do Empregador ou Número de Identificação de Contribuinte Individual) do contratante independente estiver incorreto ou ausente.
Você não precisa fazer nada até receber o aviso de retenção na fonte do IRS. Em seguida, siga as instruções específicas no aviso e comece a reter o imposto de renda do contratante independente imediatamente à taxa de retenção de segurança de 24%.
Crie um contrato para contratante independente
Em todos os casos, antes de contratar um empreiteiro independente, crie um contrato e faça com que ele seja assinado pelo empreiteiro. O acordo deve incluir detalhes sobre os requisitos do contratante, taxas de pagamento e seções sobre não concorrência e confidencialidade.
Se o empreiteiro estiver criando um trabalho protegido por direitos autorais, marca registrada ou patenteado, a propriedade dessa propriedade deve ser esclarecida, incluindo uma cláusula de trabalho por aluguel no contrato.
Finalmente, certifique-se de incluir uma declaração sobre o status de contratante independente; isto é, que a pessoa não é um empregado.
