Table of Contents
Muitos empregadores podem preferir pagar bônus aos funcionários em vez de dar aumentos. É mais fácil conceder bônus em um ano e não no próximo, em vez de conceder aumentos salariais incluídos na remuneração base do funcionário. Os bônus são um grande incentivo para os funcionários, mas antes de decidir distribuí-los, certifique-se de conhecer as implicações fiscais para sua empresa e seus funcionários.
Como os bônus são pagos
Um bônus é um pagamento especial dado a alguém como recompensa por um bom trabalho ou realização. O bônus é um pagamento adicional a um funcionário além de seu salário ou remuneração por hora.
Observação
É sempre bom dar um bônus em um cheque especial para que ele se destaque como importante.
Os bônus podem ser contratuais, como bônus de vendas para vendedores, ou podem ser prêmios de desempenho. Outro tipo de bônus é um bônus especial de férias para um grupo de funcionários que atingiu uma meta específica de vendas ou produção ou para lucratividade anual geral.
Deduzindo bônus de funcionários como despesa comercial
Se você tem algum dinheiro e espera ter lucro este ano, é um bom momento para pagar bônus aos funcionários. Além de receber uma dedução fiscal comercial para essas despesas com benefícios, você também recebe muita boa vontade dos funcionários, principalmente na época dos feriados.
Observação
Anuncie o bônus como um evento único, para não criar a expectativa de distribuir bônus todos os anos. Quando você faz algo pelos funcionários uma vez, eles esperam que faça isso na próxima vez. Quando você faz isso duas vezes, os funcionários veem isso como um direito trabalhista e começam a exigi-lo.
Os bônus são dedutíveis para o seu negócio, na categoria fiscal de “pagamentos a funcionários”.Se você conceder bônus a alguns funcionários e não a outros, certifique-se de ter uma justificativa clara para essa diferença. Por exemplo, você pode querer dar bônus relacionados ao desempenho vinculados a avaliações. Nesta prática, como em outras relativas aos colaboradores, não se deve discriminar determinados grupos.
Bônus para proprietários de empresas
Os bônus não são considerados despesas dedutíveis para empresas individuais, parcerias e sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) porque os proprietários/parceiros/membros são considerados pelo IRS como autônomos. Basicamente, os proprietários de empresas não podem conceder bônus a si mesmos.
Bônus como rendimento tributável para funcionários
Os bônus dos funcionários são sempre tributáveis aos funcionários como um benefício para funcionários, independentemente de como ou quando são pagos. Por exemplo, um bônus pago a um funcionário no momento da contratação (às vezes chamado de “bônus de assinatura”) está sujeito a todos os impostos trabalhistas. Os funcionários devem pagar imposto de renda federal e estadual e impostos FICA (Segurança Social e Medicare) sobre o pagamento de bônus. Você também deve incluir valores de bônus no cálculo do imposto de desemprego, do máximo da Previdência Social e do imposto adicional do Medicare.
Retenção de impostos sobre bônus de funcionários
Os bônus podem ser considerados salários suplementares, que não estão incluídos no pagamento normal. Existem regras para o cálculo da retenção do imposto de renda federal sobre os bônus dos funcionários, dependendo da forma como são pagos.
Se você pagar a um funcionário um bônus combinado com seu salário normal, retenha o imposto de renda federal como se o total fosse um pagamento único para um período regular de folha de pagamento.
Se você pagar ao funcionário um bônus em um cheque separado de seu pagamento normal, poderá calcular a retenção do imposto de renda federal de duas maneiras diferentes:
- Você pode reter 22%.
- Você pode adicionar o bônus ao pagamento normal do funcionário e reter como se o total fosse um pagamento único.
Se você não estiver retendo impostos do contracheque do funcionário (talvez porque o funcionário reivindica isenção de retenção na fonte), você deve adicionar o valor do bônus ao contracheque atual do funcionário e calcular a retenção como se o contracheque normal e o valor do bônus fossem um só valor.
Observação
Não se esqueça de adicionar bônus como salários e como salários da Previdência Social e salários do Medicare a estes dois relatórios:
- Formulário 941, o formulário trimestral de salários e impostos.
- Formulário W-2, o relatório fiscal para os funcionários e a Administração da Segurança Social.
Bônus e funcionários de “colarinho branco”
Os bônus podem ser discricionários (a critério do empregador) ou não discricionários para determinados funcionários isentos. É importante saber a diferença, porque pode ser necessário incluir bônus não discricionários no cálculo do pagamento de horas extras.
Um bônus é discricionário se não for esperado. Um bônus não discricionário é aquele em que o empregador define critérios específicos para o bônus e os funcionários esperam o bônus se atenderem aos critérios.Se você conceder a um funcionário um bônus de desempenho uma vez no final do ano, isso não será discricionário. Os bônus de férias são considerados discricionários. Outro tipo de bônus não discricionário é imposto por contrato (contrato sindical ou contrato de trabalho, por exemplo).
Funcionários que são executivos, administradores, profissionais liberais e vendedores externos (às vezes chamados de “funcionários de colarinho branco”) estão isentos de salário mínimo federal e requisitos de pagamento de horas extras, desde que sua renda esteja acima de um nível específico. A partir de 1º de janeiro de 2020, você poderá usar bônus não discricionários para satisfazer até 10% do nível salarial padrão dos funcionários, para trazê-los ao nível do salário mínimo e manter seu status de isenção.
Você não pode usar bônus discricionários para satisfazer qualquer parcela do nível salarial padrão. Esses bônus são aqueles em que você, como empregador, mantém o critério do fato do pagamento e do valor. Bônus não discricionários devem ser adicionados ao pagamento bruto semanal para fins de horas extras para funcionários horistas e para funcionários isentos que tenham direito a horas extras.
Observação
Esses procedimentos de retenção são complicados. Consulte a Publicação 15 do IRS: Salários Suplementares e verifique com seu advogado trabalhista os bônus para funcionários isentos.
Alteração da retenção de bônus por funcionários
Se decidir dar um bônus aos seus funcionários, você deve dar-lhes a oportunidade de alterar a autorização de retenção na fonte (no Formulário W-4) para esse contracheque e alterá-la novamente para os contracheques subsequentes. Muitos funcionários gostam de alterar a retenção do cheque de bônus para receber mais bônus; isso é chamado de “acumulação” do cheque. Eles ainda devem pagar imposto de renda e impostos FICA sobre o valor do bônus.
