Como preencher o formulário 941 do IRS

Formulário 941 da Receita Federal (IRS) é a declaração trimestral de imposto federal do empregador. É usado pelos empregadores para relatar valores de retenção de impostos para pagamentos estimados de imposto de renda, pagamentos de empregadores e impostos FICA, mais comumente conhecidos como Segurança Social e Medicare.

Você deve relatar os valores no Formulário 941 do IRS se estiver pagando funcionários e retendo impostos federais sobre seus rendimentos.

O que é o formulário 941?

O Formulário 941 do IRS é um relatório trimestral que cita:

• Retenção de imposto de renda federal dos contracheques dos funcionários com base nas informações dos formulários W-4
• Retenção de valores devidos com base nos salários do Medicare e do Seguro Social de seus funcionários
• Cálculo da parcela do seu empregador nos impostos FICA
• Créditos fiscais para participação no programa de redução fiscal relacionado à COVID-19

Quem usa o formulário 941?

Os empregadores usam este formulário para relatar suas informações retidas na fonte ao IRS. Os funcionários não recebem uma cópia. O Formulário 941 é usado adicionalmente para:

• Ajustar valores devidos
• Calcular um passivo total de imposto sobre a folha de pagamento
• Subtraia os valores já pagos para obter o valor final do pagamento a maior ou a menor

Onde obter o formulário 941

O formulário 941 está disponível online no site do IRS. Você pode baixar uma cópia em branco ou preenchê-la online, salvá-la em seu disco rígido e imprimir a cópia finalizada.

Antes de preencher o formulário 941

Use a base salarial da Previdência Social para o ano atual: US$ 137.700 para 2020 e US$ 142.800 para 2021.Certifique-se de parar de reter o Seguro Social para funcionários com salários mais altos com base nesse limite. Os funcionários não precisam pagar imposto à Previdência Social sobre rendimentos superiores a esse valor.

Você também deve incluir o imposto adicional de 0,9% do Medicare para funcionários cujos salários atinjam US$ 200.000 no ano.

Como preencher o formulário 941 do IRS

O Formulário 941 é um relatório trimestral, portanto, os números incluídos são apenas para o trimestre específico. Certifique-se de marcar a caixa correta “Relatório deste trimestre” no canto superior direito do formulário.

Parte 1

Este é o relatório e cálculo de seu passivo fiscal sobre a folha de pagamento.

• Linha 1: Insira o número de funcionários que foram pagos durante o trimestre. Inclui funcionários que receberam salários, gorjetas ou outras remunerações.
• Linha 2: Insira a remuneração tributável total paga a esses funcionários durante o trimestre. Este é o mesmo valor que seria incluído no formulário W-2 do funcionário neste trimestre.
• Linha 3: Relate o imposto de renda federal total retido da remuneração dos funcionários durante o trimestre, incluindo salários, gorjetas, benefícios adicionais e benefícios complementares de seguro-desemprego.
• Linha 4: Marque esta caixa se nenhuma remuneração do funcionário estiver sujeita ao imposto da Previdência Social ou do Medicare.
• Linhas 5a–5e: Esta seção possui duas colunas para cada entrada. A coluna 1 é o total e a coluna 2 é o cálculo da porcentagem do imposto. Insira o total de salários tributáveis ​​da Previdência Social na Coluna 1, linha 5a, e multiplique por 0,124. Insira o valor na coluna 2. Faça o mesmo para as gorjetas na linha 5b. Insira o total de salários e gorjetas tributáveis ​​do Medicare na coluna 1, linha 5c, e multiplique por 0,029. Insira o resultado na coluna 2. Insira os salários tributáveis ​​e gorjetas sujeitos ao imposto adicional do Medicare na linha 5d e multiplique por 0,009.
• Adicione os valores da coluna 2 de 5a, 5b, 5c e 5d e insira o total em 5e.
• Linha 5, Aviso e Exigência da Seção 3121(q) – Imposto devido sobre gorjetas não declaradas: O IRS enviará a você um Aviso e Exigência da Seção 3121(q) se determinar que um funcionário que recebeu gorjeta tem gorjetas subnotificadas. Você deve relatar e pagar ao empregado e ao empregador parte dos impostos FICA sobre essas gorjetas não declaradas. Você não é responsável por reter e pagar ao funcionário a parcela dos impostos FICA sobre gorjetas não declaradas.

A próxima seção são os ajustes ao total:

• A linha 7 é um ajuste para frações de centavos. Use o arredondamento tradicional – se estiver abaixo da metade para baixo, se for metade ou mais para cima. Use o sinal negativo, e não os parênteses, para diminuições.
• A linha 8 é um reajuste para auxílio-doença. Esta é uma redução para a parcela dos funcionários nos impostos da Previdência Social e do Medicare que foram retidos e depositados por um terceiro pagador.
• A linha 9 é um ajuste para gorjetas e seguro de vida em grupo. Este é um ajuste negativo para a parcela não cobrada do funcionário nos impostos FICA sobre gorjetas e prêmios de seguro de vida em grupo pagos a ex-funcionários.
• As linhas 11a, 11b e 11c são ajustes para certos tipos de créditos fiscais. Linha 11a para ajuste de crédito fiscal para atividades de pesquisa. A linha 11b destina-se à parte não reembolsável do crédito fiscal para licenças médicas qualificadas e pagamentos de licenças familiares.A linha 11c destina-se à parte não reembolsável do Crédito de Retenção de Funcionários.
• A linha 11d totaliza os impostos para esses créditos fiscais, das linhas 11a, 11b e 11c.
• A linha 12 é um cálculo para o total de impostos após ajustes e créditos não reembolsáveis ​​(linha 10 menos linha 11d).
• A linha 13a é o total de depósitos do trimestre. A linha 13b é o valor diferido da parcela do empregador no imposto da Previdência Social. A linha 13c é a parte reembolsável do crédito fiscal para salários qualificados de licença médica e familiar. A linha 13d é a parte reembolsável do crédito de retenção do empregador. A linha 13e é o total das linhas 13a, 13b, 13c e 13d. A linha 13f é o total de adiantamentos para créditos fiscais relacionados ao COVID (a partir do preenchimento do Formulário 7200 do IRS). A linha 13g é o total de depósitos, diferimentos e créditos reembolsáveis ​​menos adiantamentos, subtraindo a linha 13f da linha 13e.

A Planilha 1 nas Instruções para o Formulário 941 pode ajudá-lo a calcular suas restituições de impostos e diferimentos para o Crédito qualificado para Licença por Doença e Família e o Crédito de Retenção de Funcionário.

A próxima etapa é descobrir se você tem saldo devedor ou pagamento a maior.

• Você tem um saldo devido se o total de depósitos na linha 13g for menor que o total de impostos na Linha 12. Insira Saude Teu devido na linha 14.
• Você terá um pagamento a maior se o total de depósitos e créditos na linha 13g for maior que o total de impostos na linha 12. Insira o valor do pagamento a maior na linha 15. Você pode aplicá-lo em sua próxima devolução ou pode solicitar um reembolso.

Parte 2

A Parte 2 é o Cronograma de Depósito em Folha de Pagamento. Você deve inserir a obrigação fiscal de cada mês do trimestre se for um depositante mensal. Anexe o Anexo B/Formulário 941, mostrando a responsabilidade fiscal para cada depósito semestral se você for um depositante semestral.

Você pode pagar qualquer valor devido com o Formulário 941 ou pode depositar o pagamento se o valor total do imposto na linha 12 for inferior a US$ 2.500. Você também pode depositar se a linha 12 do formulário 941 do último trimestre for inferior a US$ 2.500 e você não tiver uma obrigação de depósito de US$ 100.000 no dia seguinte durante o trimestre atual. Caso contrário, você deverá fazer depósitos de acordo com seu cronograma de depósito, mensal ou semestralmente.

Partes 3, 4 e 5

Parte 3 faz perguntas sobre sua empresa e a Parte 4 pergunta se o IRS pode se comunicar com seu representante terceirizado, se você tiver um. Pode ser alguém que você contratou para preparar seu Formulário 941 ou para preparar seus impostos sobre a folha de pagamento.

Não se esqueça de assinar o formulário da Parte 5 e incluir as demais informações solicitadas nesta seção antes de enviar o formulário. Verifique se há erros, especialmente aqueles que podem causar um pagamento insuficiente. É melhor corrigir os erros antes de enviar o formulário, pois isso evitará multas e penalidades.

O formulário 941 pode ser arquivado por e-mail?

Você pode enviar o Formulário 941 eletronicamente usando o arquivo eletrônico federal e pode pagar qualquer saldo fiscal devido eletronicamente usando um software de preparação de impostos ou por meio de seu contador.

Para onde enviar o formulário 941

O site do IRS inclui uma página que explica onde registrar seus impostos para o Formulário 941, juntamente com endereços para correspondência.

Requisitos para preenchimento do formulário 941

O Formulário 941 do IRS é devido quatro vezes por ano:

• 30 de abril para o primeiro trimestre (janeiro, fevereiro, março)
• 31 de julho para o 2º trimestre (abril, maio, junho)
• 31 de outubro para o terceiro trimestre (julho, agosto, setembro)
• 31 de janeiro do ano seguinte para o 4º trimestre (outubro, novembro, dezembro)

A data de vencimento ajustada será o próximo dia útil se a data de vencimento cair em feriado ou fim de semana. Por exemplo, a data de vencimento para um pagamento em 31 de julho seria segunda-feira, 2 de agosto, se 31 de julho cair em um sábado daquele ano.

Você tem mais 10 dias após a data de vencimento para preencher o Formulário 941 do trimestre se tiver feito os depósitos do imposto sobre a folha de pagamento do trimestre na íntegra e dentro do prazo. Estas são as datas de depósito se você atender a estes critérios:

• Até 10 de maio para o primeiro trimestre encerrado em 31 de março
• Até 10 de agosto para o segundo trimestre encerrado em 30 de junho
• Até 10 de novembro para o terceiro trimestre encerrado em 30 de setembro
• Até 10 de fevereiro para o quarto trimestre encerrado em 31 de dezembro

Use o Formulário 941 para aceitar diferimentos de crédito fiscal COVID-19

O IRS está permitindo que as empresas adiem o pagamento de certos impostos trabalhistas como parte de dois créditos fiscais introduzidos durante a pandemia de COVID-19 de 2020.

• O Crédito Fiscal de Retenção de Funcionários (ERC) incentiva as empresas a continuarem pagando aos funcionários caso tenham sido afetadas pelo COVID-19. Este crédito fiscal está disponível até 30 de junho de 2021 e se aplica à parcela do empregador no imposto da Previdência Social sobre até 70% do salário do funcionário (limitado a um ERC máximo de US$ 7.000 por funcionário por trimestre).Os empregadores podem receber o crédito fiscal antes de apresentarem declarações fiscais, simplesmente reduzindo os seus depósitos fiscais sobre o emprego.
• Os créditos fiscais de licença médica e licença familiar ajudam os empregadores que devem conceder licença médica remunerada e licença familiar a funcionários que não podem trabalhar devido ao COVID-19. Sua empresa pode receber esses créditos fiscais mantendo parte dos impostos trabalhistas relacionados aos salários dos funcionários, em vez de depositá-los.Este crédito está disponível para qualquer licença médica ou familiar que ocorra entre 1º de abril de 2020 e 31 de março de 2021.
• Com a aprovação da Lei do Plano de Resgate Americano de 2021, os créditos fiscais foram estendidos de 1º de abril de 2021 a 30 de setembro de 2021, para empresas com menos de 500 funcionários.

Você pode relatar o diferimento de impostos trabalhistas usando o Formulário 941. Este formulário foi alterado para o segundo trimestre de 2020 para acomodar essa mudança.