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Se sua empresa está considerando contratar funcionários remotos que trabalharão fora do local de sua empresa – seja nos EUA ou internacionalmente – você precisará dar uma olhada em suas políticas e procedimentos fiscais de trabalho, remuneração e emprego. Aqui estão alguns dos problemas que podem afetar funcionários remotos que trabalham nos EUA e no exterior.
Como a crise de saúde pública afeta seus funcionários remotos
Aqui estão algumas novas leis que afetam seus negócios e seus funcionários que trabalham em casa, e alguns continuam a trabalhar remotamente ao longo de 2021. Várias novas leis ajudam empresas e funcionários durante esta emergência.
Pagamento por doença e licença familiar
Introduzidas com a Lei de Resposta ao Coronavírus Families First (FFCRA), estão disposições para ajudar os empregadores a conceder benefícios de licença médica e licença familiar aos funcionários. A legislação afeta diretamente os empregadores de pequeno e médio porte (com menos de 500 empregados) e concede créditos fiscais para ajudá-lo a pagar por esses benefícios.
Por exemplo, se você tiver funcionários remotos que não podem trabalhar por motivos relacionados à COVID-19, deverá conceder-lhes auxílio-doença de até 10 dias (80 horas). Se o empregado estiver afastado do trabalho para cuidar de um filho, ele também terá direito ao pagamento de licença familiar por até 10 semanas.
Os créditos FFCRA foram para licenças tiradas entre 1º de abril de 2020 e 31 de dezembro de 2020. A Lei de Apropriações Consolidadas (CAA) forneceu créditos para licenças de 1º de janeiro de 2021 a 31 de março de 2021, e a Lei do Plano de Resgate Americano (ARPA) fornece créditos semelhantes para o período de 1º de abril de 2021 a 30 de setembro de 2021.
Você pode obter os créditos rapidamente adiando ao seu empregador parte dos impostos da Previdência Social, relatados no Formulário 941, o relatório trimestral de salários e impostos.
Crédito de retenção do empregador
Sua empresa pode obter um crédito de retenção de funcionários por manter funcionários (incluindo trabalhadores remotos) em sua folha de pagamento se sua empresa tiver sido afetada pelo coronavírus.
O crédito da Lei CARES entrou em vigor de 20 de março a 31 de dezembro de 2020 e era igual a 50% dos salários qualificados. Com o CAA, o crédito foi aumentado para 70% dos salários qualificados para o período de 1º de janeiro de 2021 a 30 de junho de 2021; a ARPA estendeu o crédito até 31 de dezembro de 2021.
Você pode obter o crédito rapidamente reduzindo os depósitos do imposto sobre a folha de pagamento ou solicitando um adiantamento no Formulário 7200.
Observação
Consulte este artigo para obter mais opções de ajuda para pequenas empresas durante o COVID-19.
Funcionários remotos em seu estado
Se seus funcionários remotos estiverem localizados no mesmo estado da sua empresa, você poderá seguir as mesmas leis estaduais para imposto de renda e impostos trabalhistas. Mas você precisa verificar o imposto de renda nas localidades onde trabalham os funcionários remotos. Os impostos de renda locais são cobrados por localidades (condados, cidades, municípios, distritos escolares ou distritos especiais) em 11 estados.
Leis e impostos estaduais para funcionários remotos
Observação
Se ainda não tiver feito isso, você precisará descobrir de onde os funcionários remotos estão trabalhando. Alguns teletrabalhadores podem ter se mudado recentemente e você deve documentar seus locais de trabalho para fins fiscais estaduais.
Se você tiver funcionários remotos em vários estados, precisará verificar as leis trabalhistas e tributárias de cada estado. Você precisará saber sobre os impostos de renda estaduais para saber quando reter esses impostos dos contracheques de funcionários remotos. Alguns estados, por exemplo, têm um limite de 30 dias antes que o funcionário seja obrigado a cumprir o imposto de renda diferente do seu estado de residência. Os impostos municipais também podem variar dependendo da localização do funcionário.
Observação
Calcular os impostos estaduais e locais para trabalhadores remotos é complicado. O IRS tem uma lista de sites do governo estadual para você usar ao iniciar sua pesquisa. Se você tem vários funcionários trabalhando remotamente, convém contratar um serviço de folha de pagamento para ajudá-lo a resolver esses impostos.
Imposto de Renda
Se você tem funcionários em um estado, você está “fazendo negócios” nesse estado? O princípio por trás disso é o nexo ou conexão. Nexus é o termo legal para determinar se um estado tem o poder de tributar sua empresa. Isso geralmente significa que a empresa tem presença física no estado, o que pode significar propriedades, vendas ou funcionários. Se uma empresa tiver sede no Estado A e funcionários que trabalham remotamente no Estado B, o Estado B pode reivindicar que uma parte do imposto sobre o rendimento da empresa deve ser paga a esse estado.
Observação
As leis do nexo tributário em cada estado são diferentes. Considere obter ajuda de um profissional tributário ou advogado trabalhista licenciado nos estados onde você tem funcionários remotos para determinar suas responsabilidades fiscais.
Salários Mínimos
Se o salário mínimo por hora do estado for superior à taxa federal (US$ 7,25 em abril de 2021), você deverá pagar a maior das duas taxas. O site do Departamento do Trabalho dos EUA pode ajudá-lo a aprender todas as leis estaduais de salário mínimo.
Compensação trabalhista
Todos os estados exigem que os empregadores adquiram seguro contra acidentes de trabalho e compensem os funcionários por lesões ou doenças no local de trabalho. Alguns estados permitem que você compre seu próprio seguro contra acidentes de trabalho, adquira o seguro estadual ou faça auto-seguro. A Federação Nacional de Empresas Independentes tem uma comparação estado por estado das leis de compensação dos trabalhadores.
Seguro de invalidez
Alguns estados exigem a participação dos empregados ou empregadores em programas de seguro de invalidez que pagam aos empregados por incapacidades de curto prazo não relacionadas com o trabalho.
- Califórnia, Nova Jersey e Rhode Island financiam seus programas por meio de deduções na folha de pagamento dos funcionários, portanto, você terá que se registrar para reter deduções de funcionários remotos que trabalham nesses estados.
- Nova Iorque e Nova Jersey exigem que os empregadores cobertos paguem benefícios por invalidez a empregados elegíveis a tempo inteiro e a tempo parcial. O empregador pode adquirir seguro privado, seguro estatal ou candidatar-se para ser uma auto-seguradora.
Seguro Desemprego
O governo federal e os estados individuais têm leis fiscais sobre o desemprego que trabalham em conjunto para proporcionar benefícios aos empregados caso estes percam o emprego. A maioria dos empregadores paga impostos federais e estaduais sobre o desemprego, e a maioria dos estados tem suas próprias leis.
Observação
A agência estatal que administra os impostos sobre o desemprego é diferente da agência que paga os subsídios de desemprego.
Outras leis estaduais e locais que afetam funcionários remotos
Os regulamentos de zoneamento local podem exigir que um funcionário remoto trabalhe em casa para obter uma variação de zoneamento da localidade. Além disso, alguns estados exigem que os funcionários sejam pagos de acordo com um cronograma específico (semanal, quinzenal, semestral ou mensal). Nove estados também exigem períodos mínimos de descanso remunerado para empregados adultos do setor privado. Aqui estão os estados e seus requisitos.
A exigência federal de horas extras é pagar aos funcionários 1,5 vezes o pagamento por hora normal por trabalho superior a 40 horas por semana de trabalho.Alguns estados têm regulamentações de horas extras mais generosas. A Califórnia, por exemplo, exige pagamento de horas extras por horas extras em um dia. A agência de força de trabalho de um estado é o local para verificar os requisitos de horas extras.
Leis e impostos para funcionários remotos que trabalham no exterior
Imposto de Renda Federal
Se você tiver funcionários trabalhando no exterior, deverá reter o imposto de renda dos EUA sobre seus salários, a menos que seja obrigado por lei estrangeira a reter o imposto de renda estrangeiro. Alguns funcionários podem se qualificar para a exclusão de rendimentos auferidos no exterior se cumprirem determinados testes. Esta exclusão tem um máximo que é corrigido pela inflação a cada ano.
Imposto de renda estadual
Alguns estados dos EUA exigem que os indivíduos que trabalham fora do estado paguem imposto de renda estadual, a menos que possam provar que não são mais residentes do estado. O Colorado, por exemplo, exige prova de status de não residente, enquanto outros estados (aqueles que têm imposto de renda estadual) podem ter regulamentações mais brandas.
Observação
Se os funcionários remotos forem obrigados a pagar impostos de renda federais e/ou estaduais, você precisará reter esses impostos de seus contracheques.
Impostos de Segurança Social/Medicare
Se você pagar funcionários remotos para trabalharem fora dos EUA, seus salários geralmente estarão sujeitos ao imposto da Previdência Social e do Medicare se você for um empregador americano que não seja uma empresa afiliada estrangeira. Alguns países imporão um imposto de segurança social sobre os salários dos trabalhadores remotos, mas os EUA têm acordos de totalização com alguns países, como o Canadá e a França, para evitar a dupla tributação.
Funcionários remotos – não contratados independentes
É importante saber a diferença entre um funcionário remoto e um contratado independente. Classificar erroneamente os trabalhadores como contratados independentes pode tornar sua empresa responsável por impostos trabalhistas não pagos. O IRS oferece mais orientações sobre como entender a designação de funcionário versus contratante independente e pode ajudá-lo a resolver a diferença para que você possa pagar e tributar com precisão seus funcionários de acordo com os regulamentos de trabalho corretos.
