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Inventário
O primeiro passo no inventário de um patrimônio é localizar todos os documentos de planejamento patrimonial e outros papéis importantes do falecido, antes mesmo de ser nomeado para atuar como representante pessoal ou executor.
Os documentos de planejamento patrimonial do falecido podem incluir um último testamento e um testamento, bem como instruções para funeral, cremação, sepultamento ou memorial. Eles podem incluir um trust vivo revogável. Os documentos originais devem ser guardados em local seguro até que possam ser entregues ao procurador do patrimônio.
Os documentos importantes do falecido incluirão informações sobre seus bens, incluindo:
- Extratos bancários e de corretagem
- Certificados de ações e títulos
- Apólices de seguro de vida
- Registros corporativos
- Títulos de carros e barcos
- Escrituras de imóveis
Este inventário também incluirá informações sobre as dívidas do falecido, como contas de serviços públicos, contas de cartão de crédito, hipotecas, empréstimos pessoais, contas médicas e contas de funeral.
Deve ser feita uma lista do que o falecido possuía e devia. Liste também como cada ativo é intitulado – em nome individual do falecido, como inquilino em comum, em nomes conjuntos ou em trust.
Observe os valores dos ativos ou dívidas que possuem extratos. Essas informações devem ser listadas nos extratos, juntamente com a data dos extratos. Os três anos anteriores de declarações de imposto de renda do falecido também devem ser anulados.
O próximo passo é encontrar-se com um advogado imobiliário para abrir o espólio no tribunal de sucessões, após a análise dos documentos importantes do falecido.
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Abra o inventário
Quando o advogado imobiliário tiver recebido informações suficientes para redigir os documentos judiciais necessários à abertura do inventário, notificará a pessoa designada para atuar como representante pessoal ou executor no último testamento do falecido e também os beneficiários nomeados no testamento.
Embora esses documentos variem de estado para estado, ou mesmo de condado para condado dentro do mesmo estado, eles geralmente incluem o seguinte:
- Petição para administração de inventário
- Juramento e aceitação do representante/executor pessoal
- Nomeação de agente residente
- Associações, renúncias e consentimentos
- Petição para renunciar à fiança
- Ordem de admissão de testamento para inventário
- Ordem de nomeação de representante/executor pessoal
- Fiança de dispensa de pedido
- Cartas de administração/cartas testamentárias
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Valorize os ativos do falecido
Uma vez aberto o espólio de sucessões no tribunal de sucessões, o próximo passo no inventário do espólio é estabelecer os valores da data de falecimento para todos os bens do falecido. Esta etapa é importante, porque a maioria dos estados exige que um inventário dos bens de inventário do falecido, juntamente com os seus valores de data de falecimento, seja apresentado ao tribunal de sucessões no prazo de 30 a 90 dias a contar da data em que o inventário foi aberto no tribunal.
Todas as instituições financeiras onde estão localizados os bens do falecido deverão ser contatadas para obtenção dos valores da data do óbito. Ativos como imóveis, objetos pessoais (incluindo joias, obras de arte e itens colecionáveis) e empresas de capital fechado terão que ser avaliados profissionalmente.
O tribunal de sucessões exigirá apenas um valor de data de falecimento para que os bens de inventário do falecido sejam listados no inventário de bens. Se o patrimônio do falecido for tributável – em nível federal ou estadual – então os valores da data do falecimento também precisarão ser estabelecidos para os bens não sucessórios do falecido. Esses ativos incluirão aqueles pertencentes como:
- Inquilinos em sua totalidade
- Inquilinos conjuntos com direito de sobrevivência
- Contas a pagar em caso de morte
- Contas de transferência em caso de morte
- Seguro de vida
- Contas de aposentadoria, incluindo IRAs e 401(k)s
- Anuidades
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Pague as contas finais e despesas imobiliárias do falecido
Quando os valores da data do falecimento forem determinados para os bens do falecido, o próximo passo no inventário do patrimônio é pagar as contas finais do falecido e as despesas contínuas de administração do patrimônio. Esse também é o momento em que o executor precisará avaliar se algum dos bens do falecido, como imóveis ou negócios, deve ser vendido a fim de levantar dinheiro para pagar despesas, dívidas e impostos.
É função do executor descobrir quais contas o falecido devia no momento da morte. Eles são responsáveis por determinar se as contas são legítimas e, se forem, pagá-las.
O executor também será responsável pelo pagamento das despesas contínuas de administração do patrimônio, incluindo honorários advocatícios, honorários contábeis, contas de serviços públicos, prêmios de seguro e pagamentos de hipotecas.
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Pagar impostos
Depois que o representante pessoal ou executor tiver pago as contas finais e tiver as despesas do espólio sob controle, o próximo passo no inventário do espólio é pagar quaisquer impostos sobre a renda e impostos sobre a morte que possam ser devidos.
O executor terá que preparar e apresentar as declarações finais de imposto de renda federal e estadual do falecido e pagar oportunamente quaisquer impostos que possam ser devidos. A declaração final de imposto de renda federal – Formulário 1040 do IRS – será devida em 15 de abril do ano seguinte ao ano da morte do falecido.
O executor também deve preparar e arquivar todas as declarações de imposto de renda imobiliária federais exigidas – Formulário 1041 do IRS – bem como quaisquer declarações de imposto de renda estadual exigidas, se a propriedade obtiver rendimentos durante o curso da administração.
O executor será responsável por preparar e apresentar a declaração de imposto de propriedade federal – Formulário 706 do IRS – ou um imposto de propriedade estadual ou declaração de herança, e pagar as contas fiscais se o estado do falecido for tributável para fins de imposto de propriedade federal ou estadual.
Algumas propriedades podem ser obrigadas a apresentar uma declaração de imposto predial federal, mesmo que nenhum imposto predial seja devido. O limite de valor das propriedades que exigem esses registros varia de acordo com o estado. Alguns estados não tributam a propriedade, mas podem tributar os beneficiários.
A etapa final na liquidação do patrimônio é fazer distribuições do que sobrou aos seus beneficiários após a resolução de quaisquer questões de imposto de renda e imposto predial.
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Distribuir e rescindir
Normalmente, a primeira pergunta que os beneficiários do espólio fazem ao executor é “Quando receberei meu cheque de herança?” Infelizmente para os beneficiários, fazer distribuições dos bens aos beneficiários é o último passo para liquidar o património.
O representante pessoal ou executor deve ter certeza de que todas as despesas de administração do patrimônio e todos os impostos foram pagos antes de fazer qualquer distribuição, ou que foram reservados ativos suficientes para pagar as contas e impostos finais. Caso contrário, o executor terá que arcar com essas despesas do próprio bolso caso faça distribuições aos beneficiários do patrimônio, mas as despesas surgem posteriormente.
O executor deve trabalhar em estreita colaboração com o advogado e contador do patrimônio para planejar a reserva de ativos suficientes para pagar as despesas contínuas do patrimônio, caso a administração do patrimônio demore mais de um ano. As distribuições aos beneficiários do espólio podem ser feitas em múltiplas etapas.
