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Ao configurar um sistema de folha de pagamento para sua empresa, uma de suas primeiras tarefas é determinar com que frequência os funcionários serão pagos. Você pode utilizar diferentes classificações de funcionários (assalariados versus horistas, por exemplo), e cada uma tem um conjunto exclusivo de regras. Em primeiro lugar, certifique-se de pagar da mesma forma todos os funcionários do mesmo tipo.
Uma boa compreensão dos períodos de pagamento é essencial para garantir que os funcionários sejam devidamente pagos e para manter o bom funcionamento do seu negócio. Aqui cobrimos os princípios básicos dos períodos de pagamento, como funcionam os diferentes tipos e como lidar com possíveis obstáculos na folha de pagamento.
O que é um período de pagamento?
Um período de pagamento é um período recorrente durante o qual o tempo do funcionário é registrado e pago. Exemplos de períodos de pagamento são semanais, quinzenais, semestrais e mensais.
- Semanalmente:Um período de pagamento semanal resulta em 52 contracheques em um ano. Os funcionários horistas geralmente são pagos semanalmente. Às vezes, esses funcionários recebem uma semana de atraso. Ou seja, eles registram e entregam suas planilhas de ponto ao final de uma semana e são pagos por esse tempo uma semana depois. Isso dá ao funcionário da folha de pagamento tempo para calcular o pagamento desses funcionários.
- Quinzenal:Um período de pagamento quinzenal (em semanas alternadas) resulta em 26 contracheques em um ano. Alguns funcionários horistas são pagos quinzenalmente, assim como alguns funcionários assalariados.
- Semestralmente:Um período de pagamento semestral (duas vezes por mês) resulta em 24 contracheques em um ano. Os funcionários assalariados normalmente são pagos semestralmente.
- Mensal:Um período de pagamento mensal resulta em 12 contracheques em um ano. Quase todos os períodos de pagamento mensal são para empregados assalariados.
Observação
Como o período de um ano não contém perfeitamente um número definido de semanas, um sistema de folha de pagamento quinzenal pode resultar em um período de pagamento adicional, o que pode levar a pagamentos excessivos aos funcionários.
Salário Bruto
É importante que empregadores e empregados compreendam o seu período de pagamento ao estimar ou calcular o salário bruto total de um ano, uma vez que leva em consideração as declarações fiscais, deduções e expectativas de rendimentos em geral.
Para os empregados assalariados, o pagamento bruto anual é simplesmente o seu salário; o pagamento bruto mensal é o salário dividido por 12. Para funcionários que ganham salário por hora, o pagamento bruto é calculado multiplicando o número de horas que trabalham pelo salário por hora (mais quaisquer ajustes por horas extras).A distinção é clara quando se considera que o pagamento bruto de um empregado assalariado será consistente de um período de pagamento para o seguinte, enquanto para um empregado horista, os contracheques em diferentes períodos de pagamento podem ser bastante variados.
Anos bissextos
Dependendo de como o empregador configurou a folha de pagamento e de quando cai o último período de pagamento, alguns anos têm um período de pagamento extra. Isso é chamado de “ano bissexto do período de pagamento”, fenômeno que afeta apenas os empregados assalariados que recebem quinzenalmente, resultando no 27º período de pagamento do ano.
Existem opções para lidar com esse período de pagamento extra. Se você puder antecipar o problema e fornecer um aviso justo, poderá dividir o salário anual de um funcionário por 27, em vez de 26, ou por 53 semanas em vez de 52. Se não conseguir perceber a tempo, talvez seja necessário fazer alguns ajustes após o fato. Alguns empregadores simplesmente permitem o período de pagamento extra e assumem a perda na folha de pagamento.
Funcionários assalariados
Os empregados assalariados são remunerados com base em um valor anual, dividido pelo número de períodos de pagamento do ano. Portanto, se seus funcionários assalariados forem pagos mensalmente, o salário anual de cada funcionário assalariado seria dividido por 12. Alguns funcionários assalariados são pagos a cada duas semanas e outros quinzenalmente. O momento do período de pagamento normalmente não é um problema, desde que o funcionário receba o valor total de seu salário anual.
Ao longo do tempo
Se você tiver funcionários qualificados para horas extras, precisará encontrar uma forma de rastrear e calcular o pagamento de horas extras. As regulamentações trabalhistas exigem que o pagamento de horas extras atinja um determinado limite e seja aplicado ao mesmo período de pagamento em que são auferidas.
Observação
O pagamento de horas extras é altamente regulamentado pelo Departamento do Trabalho dos EUA, portanto, antes de tomar qualquer atalho ou alterar os salários, verifique com o departamento de recursos humanos a legalidade dos ajustes na folha de pagamento.
A maioria dos softwares e serviços de folha de pagamento tem uma maneira fácil de calcular o pagamento regular e as horas extras.
Se você estiver fazendo sua folha de pagamento manualmente, poderá adiar o pagamento de horas extras até o próximo período de pagamento, mas apenas para permitir tempo extra para cálculos e contabilidade – e não para aplicar o pagamento de horas extras a um período diferente em que foi ganho.
Serviços de folha de pagamento
O processo de pagamento dos funcionários é caro. Leva tempo (que deve ser compensado) para realizar cálculos de pagamento, mesmo com software de folha de pagamento ou sistema de folha de pagamento online. Esses sistemas on-line cobram por contracheque, e um serviço de processamento de folha de pagamento também cobra por transação.
Existem alguns fatores que você pode considerar ao decidir com que frequência pagar aos funcionários. Optar por períodos de pagamento mais curtos (e, portanto, pagamentos mais frequentes) provavelmente agradará aos seus funcionários, mas fazer pagamentos mais frequentes significa que a folha de pagamento será mais cara, o que pode dificultar o orçamento.
A maioria dos empregadores paga aos empregados assalariados mensalmente ou semestralmente, e aos empregados horistas semanalmente ou quinzenalmente.
Leis Trabalhistas
As leis federais e estaduais entram em jogo na determinação dos períodos de pagamento. Embora o IRS não regule a frequência dos períodos de pagamento, a maioria dos estados o faz. Na Califórnia, por exemplo, a frequência do pagamento dos funcionários é regulada de acordo com a data do calendário, com regras diferentes que se aplicam a diferentes setores.Alguns estados estabelecem disposições especiais para proteger certos tipos de empregados, como Rhode Island, que dá aos cuidadores de crianças a possibilidade de escolher a frequência com que são pagos.
Verifique com o departamento de trabalho do seu estado para obter informações sobre as regulamentações salariais onde você opera.
O resultado final
Compreender as distinções entre os períodos de pagamento e como eles se ajustam ao seu modelo de negócios será fundamental na tomada de decisões financeiras maiores. A boa notícia é que, uma vez que você decide um método e começa a trabalhar com ele, a folha de pagamento não é tão complicada e há muitos recursos disponíveis para resolver quaisquer problemas que surjam.
