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Como você diferencia um funcionário de um contratado independente? Muitas vezes é uma pergunta difícil, mas que tem muitas implicações sérias. O Internal Revenue Service (IRS), o Departamento do Trabalho (DOL) e alguns reguladores estaduais monitoram de perto para garantir que os trabalhadores sejam classificados corretamente.
Este artigo analisa as definições de empregado e contratante independente, explica os benefícios e desvantagens do status de empregado e contratante independente para os empregadores e discute como o IRS, o Departamento do Trabalho e os estados avaliam casos individuais,
Contratantes independentes vs. funcionários
Primeiro, observe as duas categorias – funcionário e contratado independente – para obter uma visão geral de cada uma.
O que é um funcionário?
Um empregado (às vezes chamado de empregado de direito consuetudinário) é um trabalhador que presta serviços sob orientação de um empregador; o empregador controla o trabalho do empregado. Em geral, qualquer pessoa que preste serviços para uma organização é um empregado se a organização puder controlar o que será feito e como será feito.
Alguns fatores que podem tornar um trabalhador um empregado:
- O empregador atribui à pessoa dias e horários específicos para trabalhar.
- O empregado deve ir ao empregador para aprovação e deve fazer relatórios periódicos.
- Os clientes são propriedade do empregador e não do empregado.
- O funcionário recebe um salário específico ou salário por hora.
O que é um contratante independente?
Contratantes independentes são proprietários de empresas que exercem uma atividade comercial, empresarial ou profissional, oferecendo seus serviços ao público em geral. A regra geral é que alguém é um contratante independente se a pessoa que o paga puder controlar ou dirigir apenas o resultado do trabalho, e não o que será feito ou como será feito.
Por exemplo, se você contratar um serviço de limpeza para limpar seus escritórios, estará pagando pela experiência em limpeza. Você pode dizer a eles quando deseja que o trabalho seja feito e quais áreas deseja limpar, mas não como limpar, quais ferramentas e materiais usar ou como a limpeza deve ser feita.
Aqui está uma comparação rápida entre funcionários e contratados independentes.
| Uma Visão Geral de Contratantes Independentes vs. Funcionários | ||
|---|---|---|
| Funcionário | Contratante Independente | |
| Controle pelo empregador | Controla o que será feito e como | Controla apenas o resultado do trabalho |
| Pagamento e benefícios | Salário pago ou salário por hora, pode receber benefícios | Pago por hora ou trabalho, sem benefícios |
| Retenção de pagamentos | Imposto de renda federal/estadual e impostos FICA retidos | Sem retenção |
| Relatório fiscal anual | Formulário W-2 | Formulário 1099-NEC |
| Elegível para benefícios de desemprego, compensação trabalhista | Sim | Geralmente não |
| Recebe um contrato | Geralmente não, exceto para executivos | Deveria ter um contrato |
Determinando o Status do Trabalhador – Regras Federais e Estaduais
As regras do Departamento do Trabalho, as regras do IRS e as regras do seu estado para classificar trabalhadores são todas diferentes. Um trabalhador pode ser classificado como empregado sob uma regra e como contratado independente sob outra regra. Obtenha ajuda de um advogado trabalhista para ajudá-lo a resolver isso.
Regras de status de trabalhador do IRS
O IRS usou anteriormente um “teste de 20 fatores” para determinar a situação do trabalhador. O IRS usou esses fatores como uma diretriz, não uma lista de verificação, e os casos, como agora, foram decididos caso a caso.
Atualmente, o IRS usa três regras de direito consuetudinário para revisar casos específicos para determinar o status de contratante independente ou funcionário.
- Comportamental. A empresa controla ou tem o direito de controlar o que o trabalhador faz e como o trabalho é feito?
- Financeiro. A empresa controla o salário do trabalhador? A empresa reembolsa a pessoa pelas despesas? (Os contratantes independentes normalmente pagam as suas próprias despesas.) Quem fornece as ferramentas e os materiais?
- Tipo de relacionamento.Existe um contrato que especifica o relacionamento? O trabalhador recebe benefícios? O trabalho é um aspecto fundamental do negócio? (Limpar escritórios não é um aspecto fundamental de uma empresa de software.)
Consulte este artigo do IRS sobre Noções básicas sobre designação de funcionário versus contratante independente para obter mais detalhes sobre os três fatores.
Observação
O IRS considera um trabalhador um empregado, a menos que o status de contratante independente seja claramente indicado pelo relacionamento. O IRS avalia cada situação caso a caso.
Regra de status de trabalhador do Departamento de Trabalho
O Departamento do Trabalho (DOL) considera se alguém tem uma “relação de trabalho” para determinar se essa relação se enquadra no Fair Labor Standards Act (FLSA). Esta lei abrange funcionários, mas não prestadores de serviços independentes, em questões trabalhistas específicas, incluindo
- Salário mínimo (federal)
- Ao longo do tempo
- Emprego juvenil
Se for determinado que um trabalhador é empregado, o empregador deverá cumprir os regulamentos da FLSA para essa pessoa, incluindo o pagamento de salários mínimos e horas extras (a menos que o empregado esteja especificamente isento de horas extras).
O DOL se baseia em decisões da Suprema Corte afirmando que não existe uma regra ou teste único para determinar funcionário ou funcionário de acordo com a FLSA. Alguns fatores significativos a serem considerados são:
- Quanto os serviços do trabalhador são parte integrante da empresa
- Permanência do relacionamento
- Valor do investimento do trabalhador em instalações e equipamentos
- Natureza e grau de controle por parte do empregador
- Oportunidades do trabalhador para lucros e perdas
- Quantidade de iniciativa, julgamento ou previsão em competição com outros necessários para o sucesso
- Grau de organização e operação empresarial independente
Nova regra final do DOL retirada
Em janeiro de 2021, o Departamento do Trabalho anunciou uma nova Regra Final para esclarecer o padrão para funcionário versus contratante independente no âmbito da FLSA. Essa regra foi retirada em 6 de maio de 2021.
Testes estaduais para status de trabalhador
Alguns estados têm seus próprios requisitos para classificar os trabalhadores como contratados independentes versus empregados, geralmente para fins de seguro-desemprego e indenização trabalhista. Estes requisitos podem ser mais restritivos do que o teste IRS (descrito acima).
A Califórnia e alguns outros estados usam um teste ABC de três fatores que exige que todos os três fatores devem ser atendidos para que o trabalhador seja considerado um contratante independente:
A. O trabalhador não está sob o controle do empregador quanto ao desempenho do trabalho.
B. O trabalho não se enquadra no curso normal dos negócios do empregador (o serviço de limpeza que realiza trabalho para uma empresa de software, por exemplo).
C. O trabalhador exerce um comércio, ocupação, profissão ou negócio independente.
Para obter mais informações sobre as leis de funcionários versus contratantes independentes do seu estado, encontre seu estado nesta lista de agências estaduais de força de trabalho.
Como os funcionários e contratados independentes são pagos e informados sobre os salários
Geralmente, os funcionários e prestadores de serviços independentes são pagos pelo seu trabalho de maneiras diferentes.
Funcionários são pagos por hora ou por salário e recebem um W-2 mostrando seus rendimentos totais no ano. Os funcionários também podem receber benefícios, incluindo cobertura de saúde e folga remunerada para feriados ou férias.
Contratantes independentes são pagos por trabalho ou por hora e recebem um 1099-NEC mostrando o total de pagamentos do ano.
Observação
Um fator-chave que separa os funcionários dos contratados independentes é que os funcionários têm impostos federais sobre a renda e impostos FICA (Segurança Social/Medicare) retidos em seus salários. Na maioria dos casos, os contratantes independentes não retêm esses impostos dos pagamentos que recebem, a menos que a pessoa esteja sujeita a retenção na fonte.
Um exemplo: vendedores como contratados independentes versus funcionários
Disputas sobre a situação do trabalhador (empregado ou contratado independente) às vezes acabam em tribunal. Este caso mostra como um tribunal encara a questão, usando o exemplo dos vendedores e considerando cada ponto separadamente.
Os vendedores se enquadram nas mesmas categorias de funcionários e contratados independentes. Essas situações são tratadas caso a caso, mas um caso se destaca pelo detalhamento.
Em um caso de 2008 no tribunal distrital de apelações, o Tribunal (EUA v. Porter) usou o teste de 20 fatores do IRS e obteve algumas conclusões específicas:
- Os vendedores (todos homens, neste caso) não tinham território definido, horas de trabalho definidas e ninguém mais tinha controle sobre quando eles trabalhavam. Todos esses três fatores indicam uma situação de contratante independente.
- Todos os vendedores tiveram treinamento, que consistia em passeios, aconselhamento ou seminários, mas grande parte do treinamento tinha a ver com as especificidades dos produtos vendidos, e não com detalhes de como vender. O Tribunal decidiu que este factor era apenas “minimamente” decisivo.
- Não havia exigência de que os vendedores apresentassem relatórios escritos, embora alguns os apresentassem voluntariamente.
- As despesas foram pagas pela empresa e os vendedores receberam um veículo para fazer ligações de vendas e entregar produtos. Ambos os fatores indicam uma relação de emprego.
- Os vendedores não investiram em instalações para usar no desempenho de suas funções; foram reembolsados por essas despesas, indicam relação empregador-empregado.
- Tanto o vendedor quanto a empresa podem encerrar o relacionamento a qualquer momento – isso indica uma situação de emprego.
- Por fim, os vendedores disseram que não receberam benefícios de saúde ou outros benefícios aos funcionários.
A decisão do Tribunal afirmou que havia uma série de factores que indicavam uma relação de contratante independente, mas não eram suficientemente convincentes para alterar o estatuto destes vendedores de empregados para contratantes independentes.
Solicitando uma determinação do IRS
Um empregador pode preencher o Formulário SS-8 para receber uma carta de determinação do IRS sobre a situação de um trabalhador. Obter uma determinação voluntária pode ajudar o empregador a evitar multas e penalidades por classificação incorreta de um trabalhador.
O formulário faz uma série de perguntas sobre controle comportamental, controle financeiro e a relação entre a empresa e o trabalhador, e a empresa pode incluir uma explicação de por que acredita que o trabalhador é um contratante independente ou um empregado.
Programas de classificação incorreta do IRS
O IRS tem dois outros programas que tratam da classificação incorreta de trabalhadores como contratados independentes em vez de empregados:
- O alívio da Seção 530 é um processo de solicitação de isenção do pagamento de impostos trabalhistas se os funcionários tiverem sido classificados erroneamente como contratados independentes.
- O Programa de Liquidação de Classificação Voluntária dá às empresas a oportunidade de reclassificar os trabalhadores como empregados, com isenção parcial dos impostos trabalhistas federais devidos desde o momento em que foram classificados incorretamente.
