O que as empresas monetárias podem fazer para evitar uma auditoria fiscal do IRS

As empresas que aceitam dinheiro vivo (aquelas que recebem principalmente dinheiro, como restaurantes, vendedores de feiras de pulgas, salões de beleza e muitos outros) têm maior probabilidade de serem auditadas pelo Internal Revenue Service (IRS) e têm um problema particular quando auditadas porque é difícil verificar os rendimentos recebidos em dinheiro.

É chamado de lacuna fiscal, a quantidade de dinheiro gasto na economia dos EUA que não é reportada ao IRS. A média anual estimada da lacuna fiscal bruta foi de 441 mil milhões de dólares para os anos de 2011 a 2013 (os últimos anos estudados). Isso é receita perdida para o governo dos EUA.

Este artigo analisa como o IRS audita empresas de caixa.

Quais são os possíveis gatilhos de auditoria?

O IRS está interessado em empresas que recebem a maior parte de sua renda em dinheiro porque têm o potencial de subnotificar essa renda. As diretrizes de auditoria do IRS discutem negócios com dinheiro que normalmente subnotificam receitas, incluindo vendas de carros usados, creches, limpeza de casas, babás de animais de estimação, empresas de faz-tudo e trabalhadores da construção civil. O IRS também possui técnicas de auditoria específicas para agentes de fiança, salões de beleza, lavagens de carros, diversões que funcionam com moedas, lojas de conveniência, minimercados, bodegas e lavanderias.

Dicas para auditorias de negócios de caixa

Documentar transações em dinheiro

Considere cuidadosamente como você responderia a perguntas como estas em uma auditoria:

• Como o dinheiro recebido é tratado em sua empresa, desde o momento em que é recebido até ser registrado (se for)?
• Onde você conseguiu o dinheiro para aquele novo equipamento se não teve nenhuma venda?
• Como são feitos os pagamentos em dinheiro? De onde vem o dinheiro para fazer esses pagamentos?
• Onde é guardado o dinheiro em caixa e quem tem acesso a ele?
• Sua empresa usa recibos de caixa para pequenas compras?
• A sua casa está em uma área de alto valor, não proporcional à renda declarada?
• A renda é suficiente para sustentar uma família?

Mantenha os fundos comerciais e pessoais separados

Um grande problema que os auditores costumam detectar é a combinação de contas comerciais e pessoais. Alguns proprietários de empresas começam a usar sua conta corrente pessoal porque não querem pagar taxas bancárias por uma conta comercial. Este é um mau hábito de adquirir.

Se você ainda não fez isso, obtenha uma conta bancária comercial separada. Em seguida, registre as verificações comerciais e as transações pessoais nas contas corretas.

Aqui está um exemplo: se sua empresa for uma sociedade unipessoal, você usa o Anexo C para relatar sua renda comercial tributável, que você incluiria em sua declaração de imposto de renda pessoal. Quando você tiver feito sua declaração de imposto de renda, peça ao seu preparador de impostos que separe o custo do trabalho de preparação do Cronograma C do custo para preparar o restante da declaração. Em seguida, pague a parte comercial com um cheque comercial e a parte pessoal com um cheque pessoal.

Aqui estão outras maneiras de separar seu negócio em dinheiro de suas transações financeiras pessoais:

• Obtenha um cartão de crédito empresarial.
• Inscreva-se com vendedores e fornecedores para termos de crédito comercial.
• Obtenha um número de identificação do empregador (um identificador fiscal comercial) e use-o para operações bancárias, empréstimos e outras transações comerciais.
• Use um sistema de software de contabilidade empresarial para dificultar o registro de transações pessoais (as categorias são diferentes.

Compare seu negócio com os padrões da indústria

Uma maneira de evitar uma auditoria é mostrar que as informações financeiras da sua empresa estão alinhadas com outras empresas do seu tipo e mostrar um padrão consistente de receita. As comparações com benchmarks do setor, também conhecidas como análises de índices, são extremamente importantes para avaliar a razoabilidade em um negócio com uso intensivo de caixa.

O IRS usa vários tipos diferentes de análise, incluindo:

• Análise comparativa dentro de um determinado ano fiscal de certas despesas em relação às receitas brutas do negócio (deve mostrar alguma consistência ao longo dos anos).
• Análise de contas bancárias, procurando padrões, depósitos não tributáveis ​​e transações em dinheiro
• Uma análise da indústria para mostrar como sua empresa se compara a outras e como sua empresa se compara ao setor como um todo (Bizstats.com é um serviço gratuito que pode ser usado para encontrar dados financeiros comparativos para o seu setor).

Outras maneiras pelas quais o IRS encontra dinheiro oculto

O guia do IRS para auditores fiscais inclui algumas das maneiras pelas quais os auditores do IRS podem encontrar dinheiro escondido: 

• Perguntar a funcionários ou cônjuges insatisfeitos em um processo de divórcio
• Encontrar transações ocultas com familiares e amigos, como aluguel gratuito ou baixo ou pagamento de outras despesas pessoais, e perda de estoque dado a indivíduos
• Retiradas da conta bancária comercial ou compras superiores ao lucro líquido da empresa
• Compras que revelam vendas. Por exemplo, a compra de um seguro automóvel ou registo aponta para a compra de um carro (à vista?)

Preparando-se para uma auditoria fiscal

Embora você não consiga evitar completamente que o IRS audite sua empresa, há algumas coisas que você pode fazer para se preparar.

• Reúna o máximo possível de registros para documentar receitas e despesas, incluindo extratos bancários e de cartão de crédito, registros de folha de pagamento e registros de compras.
• Use para clientes mostrarem pagamentos.
• Obtenha recibos de vendedores, fornecedores e outros para despesas dedutíveis de impostos, como seguros, pagamentos de aluguel ou hipoteca, serviços públicos, etc.
• Se você não possui um programa de software de contabilidade empresarial, considere adquirir um e usá-lo para registrar tudo.
• Quaisquer contratos ou acordos devem ser feitos por escrito. Por exemplo, se você contratar um empreiteiro independente para trabalhar em seu site, certifique-se de criar um contrato.
• Colete quaisquer registros de viagens ou diários de viagens de negócios para reconstruir pelo menos algumas dessas despesas.

O IRS tem uma lista dos tipos de registros que os auditores fiscais podem solicitar. Se você ainda não foi auditado, agora é a hora de pensar em como conseguir esses registros.

Perguntas frequentes (FAQ)

As grandes transações em dinheiro devem ser informadas ao IRS?

Todas as transações em dinheiro de US$ 10.000 ou mais devem ser informadas ao IRS no Formulário 8300 e você deve fornecer uma declaração por escrito a qualquer pessoa nomeada neste formulário. O não cumprimento pode resultar em penalidades civis e criminais.

E se meu negócio de caixa não tiver registros?

Isso não impedirá o IRS de investigar sua empresa. A agência determinará inicialmente quais registros você possui e, em seguida, conduzirá uma entrevista detalhada para descobrir como você lida com seus recebimentos e compras. O IRS também pode entrevistar outras pessoas que tenham conhecimento do seu negócio, como contadores, corretores, bancos, fornecedores e vendedores.

Nessa situação, é importante ser o mais cooperativo possível com o auditor, dando-lhe tudo o que você precisa para comprovar as informações da sua declaração de imposto de renda.

O IRS tem poder de aplicação da lei em auditorias?

O IRS tem autoridade para obter e examinar qualquer informação necessária para determinar e cobrar impostos sobre receitas internas. Essa autoridade inclui a emissão de intimação administrativa ao contribuinte ou outras pessoas, incluindo fornecedores, vendedores, consultores profissionais, bancos, corretores de bolsa e advogados. Caso o intimado não compareça ou desobedeça à intimação, o examinador poderá levá-lo ao tribunal distrital federal.