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Se você é um empregador que tem funcionários que incorrem em despesas no processo de fazer negócios, uma excelente forma de monitorar essas despesas e controlar custos é com cartões de crédito corporativos para funcionários. Usados corretamente, os cartões de crédito corporativos podem ajudá-lo a atingir muitos de seus objetivos de negócios. Infelizmente, eles também podem ser a ruína para você e seus funcionários, pois abrem o caminho para a queda livre corporativa, ou pelo menos alguns degraus abaixo na escada.
O que é um cartão de crédito corporativo?
Os cartões de crédito corporativos são um grupo de acordos separados e distintos do crédito pessoal e para pequenas empresas. Uma empresa pode fornecer a seus funcionários cartões de crédito corporativos para cobrar despesas comerciais aprovadas, geralmente de natureza de viagem. Um cartão de crédito corporativo normalmente é emitido em nome da empresa e com o nome do funcionário. Ao contrário dos cartões de crédito pessoais e para pequenas empresas, os cartões de crédito corporativos são emitidos apenas por algumas organizações. Eles também são emitidos diretamente entre a empresa e o emissor.
Conhecendo as regras
Independentemente da origem do cartão de crédito corporativo, ele deve ser aceito com total compreensão de como funciona. Isso vale não só para quem usa o cartão, mas também para a empresa. Isso evita muitos mal-entendidos que podem custar caro a todos. O primeiro deles é quem é responsável pelo pagamento. Alguns cartões prevêem que, apesar de ser um cartão de crédito empresarial, o funcionário é responsável por garantir que o pagamento seja efetuado. Para outros, a empresa para a qual o funcionário trabalha é responsável pelo pagamento.
Colocando regras em ação
Um dos principais benefícios do uso de cartões de crédito corporativos é o fato de permitirem que os empregadores monitorem mais de perto os gastos de seus funcionários, especialmente quando eles estão fora do escritório em viagens. Qualquer empresa que emita um cartão de crédito corporativo deve certificar-se de que suas políticas relativas a procedimentos, limites de gastos e restrições sejam compreendidas e seguidas pelos funcionários. Por exemplo, certos custos como passagens aéreas e aluguel de carro podem ser colocados no cartão de crédito, enquanto aqueles como combustível e pedágio devem vir do bolso do funcionário.
Os colaboradores também devem compreender que mesmo quando forem aprovados encargos de natureza específica, ainda poderão ser impostos limites aos mesmos. Regras como esta podem ser aplicadas de forma ampla ou de acordo com certas categorias de comerciantes. Por exemplo, uma empresa pode aprovar um determinado limite de gastos para refeições, principalmente quando os clientes estão sendo recebidos, mas se o mesmo representante decidir que deseja enviar flores a um cliente, isso pode não ser permitido. Restrições anteriores aos gastos de um cartão podem limitar esse tipo de despesa.
Evitando armadilhas
Sempre que um cartão de crédito corporativo é emitido, o funcionário deve entender como esse cartão pode ser usado. Algumas empresas chegam a oferecer treinamentos sobre a utilização de cartões de crédito corporativos para que as informações básicas sobre sua utilização sejam comuns a todos e ninguém possa dizer que não tinha conhecimento das regras de emissão.
O principal perigo dos cartões de crédito corporativos é quando os funcionários misturam o uso pessoal e comercial. Obviamente, em nenhum momento uma despesa pessoal deve ser cobrada de um cartão de crédito corporativo. Felizmente, com os controles corretos nesse cartão, esses tipos de problemas de gastos podem ser controlados e eliminados. Na maioria dos casos, esses problemas ocorrem quando um funcionário deseja evitar o incômodo de fazer duas transações diferentes ao mesmo tempo, pensando “Posso reembolsar a empresa mais tarde”. Por outro lado, em muitos casos este acerto de contas nunca acontece e coloca o funcionário em rota de colisão com a administração da empresa.
Uma aplicação liberal do bom senso
Se há uma vantagem no uso de cartões de crédito corporativos, é a capacidade que as empresas têm de manter os funcionários cientes de que estão sendo vigiados. Isso não deve ser motivo de preocupação, no entanto. Deve alertar os funcionários de que os seus gastos em nome do negócio são importantes e que devem exercer o bom senso na forma como gastam os cofres da empresa. Qualquer outra coisa afeta apenas negativamente os resultados financeiros da empresa, o que também afeta os funcionários.
