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Em geral, qualquer pessoa que queira trabalhar legalmente nos EUA precisa de um número de Seguro Social (SSN). As empresas que contratam funcionários precisam conhecer esses números, pois eles são necessários para diversos fins de identificação e verificação. Os SSNs também são usados por dois tipos de empresas unipessoais para fins de identificação fiscal empresarial.
Este artigo fornece detalhes sobre SSNs para empregadores e proprietários individuais para que possam cumprir os regulamentos do Internal Revenue Service (IRS) e da Social Security Administration (SSA).
Números de segurança social versus números de identificação fiscal
Um número de Segurança Social (SSN) é apenas uma forma de número de identificação de contribuinte. Um funcionário pode ter um dos vários outros identificadores:
- Número de contribuinte individual (ITIN): concedido a pessoas físicas que não possuem ou não são elegíveis para um SSN
- Número de identificação do empregador (EIN): concedido a alguém que não é um indivíduo e a indivíduos que têm funcionários ou atuam como único proprietário
SSNs para empresas de proprietário único
A maioria dos tipos de negócios precisa de um EIN, mas as empresas unipessoais usam o SSN do proprietário como identificador de negócios porque esse tipo de negócio não é considerado separado do proprietário. Uma empresa de responsabilidade limitada (LLC) de proprietário único, que normalmente é tributada como uma empresa unipessoal, também pode usar o número do Seguro Social do proprietário como identificador comercial na maioria dos casos.
Proprietários individuais e LLCs unipessoais devem usar um EIN, não seu SSN, se a empresa tiver funcionários ou se tiver que pagar impostos especiais de consumo.
SSNs para verificação de funcionários
Novos funcionários podem precisar de SSNs para verificar se são elegíveis para trabalhar nos EUA e para fins fiscais federais.
Verificação de Trabalho para Fins de Imigração
Os empregadores devem usar o Formulário I-9 do Serviço de Cidadania e Imigração dos EUA para verificar a identidade do funcionário e sua autorização para trabalhar nos EUA. Os cartões da Previdência Social são apenas um tipo de documentação para essa finalidade.
Uma nova contratação pode utilizar um cartão da Segurança Social ou outro tipo de documento (documento Classe B) para verificar a autorização de trabalho. Deverão também fornecer outro documento (documento Classe C), para comprovar a identidade. Um cartão do Seguro Social não tem foto, então não há como verificar a identidade com este cartão.Você deve examinar os documentos e anotar no Formulário I-9 quais documentos você consultou.
Observação
Se a pessoa lhe der um cartão da Segurança Social, observe-o com atenção. O cartão deve ser irrestrito, o que significa que não pode conter palavras restritivas, como “NÃO VÁLIDO PARA EMPREGO”, “VÁLIDO PARA TRABALHO SOMENTE COM AUTORIZAÇÃO DO INS” ou “VÁLIDO PARA TRABALHO SOMENTE COM AUTORIZAÇÃO DO DHS”.
Identificação de Trabalho para Fins Fiscais
Todas as novas contratações deverão preencher o Formulário W-4 antes de receber o primeiro contracheque e deverão incluir seu SSN no formulário. O IRS não permite que os empregadores aceitem um número de identificação fiscal individual (ITIN) para identificação de trabalho do funcionário. Um ITIN é usado apenas para fins de processamento fiscal para determinados indivíduos que não conseguem obter um SSN.
Observação
Pela lei tributária, você deve inserir um SSN correto no formulário W-2 de cada funcionário para relatar o lucro tributável do ano. Os funcionários inserem esse número no Formulário W-4, portanto, copie-o corretamente no formulário W-2. Você pode estar sujeito a uma penalidade por SSNs de funcionários incorretos ou ausentes.
Cartas de solicitação de correção do empregador
Às vezes, os empregadores recebem uma carta pelo correio chamada Solicitação de Correção do Empregador por SSNs ausentes ou incorretos da Administração da Previdência Social. As informações podem ter sido fornecidas incorretamente pelo funcionário no formulário W-4 ou inseridas incorretamente no formulário W-2.
Não tome nenhuma ação contra o funcionário. Demitir, suspender, demitir ou discriminar o funcionário pode ser uma violação da lei estadual ou federal.
Para corrigir o erro, você precisará se registrar no sistema Business Services Online da Administração da Previdência Social. Em seguida, siga as instruções da carta para fazer a correção.
Observação
Para obter mais informações sobre cartas de correção de erros da Administração da Previdência Social, consulte este documento com “Perguntas que os empregadores fazem” e esta página da web com exemplos de avisos de solicitação de correção de erros.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como posso verificar o número do Seguro Social de um funcionário?
Você pode verificar o SSN de um funcionário inscrevendo-se na Verificação de SSN por meio do portal Business Services Online do SSA. Você também pode usar o portal para corrigir quaisquer erros. Só pode ser usado para verificar funcionários atuais ou antigos e apenas para relatórios salariais (Formulário W-2).
Um empregador pode exigir um cartão da Segurança Social?
Para verificação da elegibilidade de trabalho do funcionário para o Formulário I-9, o cartão do Seguro Social não é exigido especificamente. É apenas uma de uma lista de possíveis formas de verificação.
Para uso no formulário W-4 do funcionário para retenção de imposto, é necessário um SSNN. O funcionário não é obrigado a mostrar o cartão do Seguro Social. Se o funcionário lhe mostrar o cartão, você poderá copiá-lo para seus registros.
Posso contratar alguém que não tenha número de Seguro Social?
É legal contratar alguém que afirma não ter cartão de Seguro Social ou que não se lembra de seu SSN, mas você, como empregador, é legalmente responsável se o SSN no formulário W-2 do funcionário estiver incorreto ou ausente.
Incentive a pessoa a solicitar um SSN ou cartão de Segurança Social substituto o mais rápido possível usando o Formulário SSA SS-5.
Como posso saber se um cartão é um cartão de segurança social ou um ITIN?
O ITIN é um número de nove dígitos formatado como o SSN. Um ITIN começará com o número “9” e terá uma faixa de números de “50–65”, “70–88”, “90–92” e “94–99” para o quarto e quinto dígitos.
