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Essencialmente, todos os funcionários que trabalham nos EUA devem preencher o Formulário W-4, que os empregadores usam para calcular o imposto de renda federal retido na fonte dos contracheques dos funcionários. Este artigo descreve o Formulário W-4 e o que os empregadores devem fazer se houver problemas com este formulário.
O que é o formulário W-4 do IRS?
Todo funcionário que trabalha nos EUA deve preencher o Formulário W-4 do IRS quando for contratado para um novo emprego. Este formulário, denominado Certificado de Retenção do Funcionário, inclui informações para o empregador usar ao calcular a retenção do imposto de renda federal do funcionário. Também inclui planilhas para ajudar os funcionários a descobrir suas retenções.
Observação
Você não pode ajudar um funcionário com um formulário W-4, mas pode encaminhá-lo ao estimador de retenção do IRS que o orienta durante o processo.
Quando um W-4 deve ser concluído?
O funcionário deve preencher o formulário no momento da contratação antes que o empregador lhe dê o primeiro contracheque. Você (como empregador) deve começar a usar o novo W-4 no início do primeiro período de folha de pagamento que termina no 30º dia a partir da data em que o empregador o recebe.
Aqui está um exemplo: Josie lhe dá um novo W-4 em 10 de novembro; ela é paga nos dias 15 e 30 de cada mês. Você deve configurar o registro de funcionário dela e pagá-la usando o formulário W-4 até a folha de pagamento de 15 de dezembro, porque a folha de pagamento do 30º dia é tarde demais para atender ao requisito de implementação.
Observação
O formulário W-4 é um formulário no processo de contratação de novos funcionários. Use esta lista de verificação para novas contratações para ter certeza de que não está faltando nada.
Como um funcionário atualiza seu W-4?
Os funcionários podem alterar os valores retidos na fonte no formulário W-4 a qualquer momento durante o ano, mas as alterações feitas no final do ano terão menos impacto nos impostos desse ano. Os funcionários geralmente enviam um novo W-4 para mudanças nas circunstâncias pessoais, como casamento, divórcio ou mudança de renda. Se a alteração reduzir o valor retido na fonte do funcionário, ele deverá apresentá-la no prazo de 10 dias após a ocorrência da alteração.Não há limite de tempo para a permanência de um W-4 em vigor; ele permanece em vigor até que o funcionário o altere.
O W-4 mais atual deve ser assinado pelo empregado e o empregador deve mantê-lo na pasta da folha de pagamento do empregado para verificação do valor da retenção do imposto de renda federal.
Se um funcionário quiser fazer um ajuste em um W-4 para um bônus ou outra alteração salarial única, você deve avisá-lo com antecedência suficiente para que ele possa planejar que a alteração retida na fonte entre em vigor na mesma folha de pagamento do bônus. Por exemplo, se Joe receber um bônus de US$ 3.000 em seu contracheque de 15 de dezembro, ele poderá preencher um novo W-4 reduzindo a retenção na fonte apenas para esse pagamento. Então, ele poderia enviar um segundo W-4 para o contracheque de 30 de dezembro para trazer a retenção de volta ao valor normal.
Posso aceitar formulários W-4 por telefone ou e-mail?
Os empregadores não podem aceitar informações de um funcionário sobre um formulário W-4 novo ou alterado por telefone ou e-mail porque o empregador não tem como saber se a pessoa está autorizada para esta ação. A única maneira de fazer uma alteração é preenchendo e assinando o próprio formulário W-4 pessoalmente ou por correio.
Observação
Muitos estados dos EUA usam sua própria variação do formulário W-4 para registrar valores retidos na fonte estaduais. E alguns estados não permitem a captura eletrônica de informações do W-4. Verifique com a autoridade tributária do seu estado se eles permitem que você use o formulário federal W-4.
E se você tiver problemas com um W-4?
Um formulário W-4 pode ser inválido por vários motivos, incluindo falta das informações necessárias, falta de assinatura ou se o formulário tiver sido alterado. Se você acha que um W-4 não é válido, você deve continuar a reter com base no W-4 anterior. Se o formulário W-4 inválido for o primeiro, retenha como se a pessoa fosse solteira com zero subsídios.
Mudanças recentes no formulário W-4
A partir de 1º de janeiro de 2020, o formulário W-4 foi alterado para cumprir as recentes alterações na legislação tributária. Algumas das principais mudanças incluem:
- O título agora é “Certificado de Retenção do Funcionário”
- Não há mais retenção na fonte porque os subsídios estavam vinculados a isenções pessoais. Essas isenções não podem mais ser reivindicadas
- “Chefe de família” é um novo estado civil para indivíduos que não são casados e pagam mais da metade dos cuidados de uma pessoa qualificada
- Há um novo ajuste para famílias que têm vários trabalhadores, para fornecer uma estimativa mais precisa da retenção na fonte
- Os empregadores não podem reter uma porcentagem fixa ou valor em dólares. Eles devem usar tabelas e métodos de retenção W-4 e IRS.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a responsabilidade do empregador quando um funcionário reivindica uma isenção no seu W-4?
Um funcionário pode reivindicar que está isento de retenção de imposto de renda federal se não tiver tido nenhuma obrigação fiscal no ano anterior e nenhuma obrigação fiscal esperada para o ano atual. O funcionário deve apresentar um W-4 solicitando isenção até 15 de fevereiro do ano. Se um funcionário estava isento anteriormente e não lhe der um novo W-4 até esta data, você deverá reter como se a pessoa fosse solteira, sem outros ajustes. Você também pode usar um W-4 anterior (sem reivindicar status de isenção) para o ano.
Por quanto tempo um empregador deve manter os formulários W-4 dos funcionários?
Você deve manter os formulários W-4 dos funcionários em seus registros por pelo menos quatro anos para verificar se está retendo corretamente o imposto de renda federal. Esses formulários, juntamente com outros formulários assinados pelos funcionários, devem estar disponíveis em formato impresso no caso de uma auditoria do IRS.
Como o cálculo de múltiplos empregos afeta os cálculos W-4?
O atual W-4 traz um novo cálculo para situações em que um funcionário ou funcionário e cônjuge possuem múltiplos empregos. O funcionário deve marcar a caixa “renda múltipla” no topo do formulário. Em seguida, você deve usar a tabela de retenção apropriada no Formulário W-4 para o estado civil do funcionário para calcular o valor da retenção.
