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O envio regular de faturas é uma parte importante da gestão de uma pequena empresa. Uma fatura é um registro dos itens fornecidos ou trabalhos realizados e do valor devido, enviado por um prestador de serviços a um cliente ou cliente. As faturas ajudam seus destinatários a entender detalhadamente o que estão pagando, quanto é devido e quando o pagamento é esperado. O envio de faturas também pode ajudá-lo a acompanhar a situação financeira da empresa e facilitar as coisas na hora do imposto.
Discutiremos quais informações devem ser incluídas em sua fatura, como criá-la e os prós e contras de usar um modelo de fatura em vez de software. Você também aprenderá as respostas para algumas perguntas frequentes.
Crie um modelo sólido
Ao escolher um modelo de fatura para sua pequena empresa, considere seu setor e necessidades específicas ao cobrar clientes. Priorize a escolha de um modelo que tenha um layout limpo e seja simples de ler e entender.
Observação
Você pode personalizar sua fatura adicionando detalhes que apoiam sua marca, como logotipo, fontes ou cores da marca. Incluir uma nota de agradecimento personalizada também pode ser um toque agradável.
O envio de faturas imediatamente após a conclusão do trabalho ou o pedido ser atendido pode ajudá-lo a receber o pagamento mais rapidamente. Ser flexível com a forma como você recebe pagamentos, como aceitar cartões de crédito, também pode ajudar a acelerar o processo de pagamento. Algumas empresas implementam taxas atrasadas, enquanto outras preferem oferecer incentivos aos clientes, dando descontos no pagamento antecipado.
Como formatar o modelo corretamente
Você deve incluir alguns itens essenciais em cada fatura para tornar o processo de faturamento o mais organizado e eficiente possível. Discutiremos os princípios básicos de como fazer uma fatura abaixo.
Anote suas informações básicas
Você deseja incluir as informações básicas da empresa, como nome, e detalhes de contato relevantes, como número de telefone, endereço e endereço de e-mail. Isto deve ser claramente exibido na parte superior da fatura, geralmente no canto superior esquerdo.
Incluir as informações do cliente
Liste todas as informações necessárias do cliente, como nome da empresa, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Esta seção geralmente é intitulada “Faturar para:” e também deve ser incluída próximo ao topo da fatura, geralmente abaixo dos detalhes da sua empresa.
Observação
Verifique com o cliente quais detalhes sobre seu negócio ele deseja incluir na fatura – ele pode preferir listar um endereço específico ou nome comercial para fins de contabilidade.
Lembre-se do número da fatura
A inclusão de um número de fatura específico em cada fatura facilitará a referência no acompanhamento de um cliente e na escrituração contábil. A primeira fatura que uma empresa envia geralmente é rotulada como Nº 1, a próxima fatura é Nº 2 e assim por diante.
Incluir uma data de emissão
Você também deseja incluir a data da fatura – isso ajuda os clientes a lembrar quando o trabalho foi concluído ou a compra foi feita. Uma data também identifica o início do período de carência para pagamento.
Lista de pagamento
Uma parte importante de uma fatura é indicar claramente quanto um cliente ou consumidor deve. O total devido geralmente está localizado próximo ao final da fatura, após uma lista que detalha os encargos e quaisquer impostos aplicáveis.
Forneça detalhes de pagamento
Ao trabalhar com novos clientes ou clientes, discuta antecipadamente como os pagamentos serão processados e informe-os sobre suas condições de pagamento – o período de carência para pagamentos, se você cobra taxas atrasadas, etc. A maioria das empresas exige o pagamento entre o recebimento da fatura e dentro de 90 dias (às vezes chamado de “90 líquidos”). É uma boa ideia seguir os padrões do setor ao definir as condições de pagamento.
Observação
Certifique-se de verificar três vezes suas faturas antes de enviá-las aos clientes. Erros em uma fatura podem parecer pouco profissionais e causar confusão que pode atrasar o pagamento.
Modelos de fatura versus software
Ao decidir entre usar um modelo ou software de fatura, considere suas prioridades, a frequência com que você envia faturas e suas preferências pessoais.
Uma pequena empresa que envia apenas algumas faturas por mês e deseja manter os custos baixos pode preferir usar um modelo de faturamento gratuito. Uma empresa maior que envia faturas regularmente e possui um sistema de contabilidade complicado pode se beneficiar mais da eficiência e das ferramentas que um software de faturamento oferece.
Modelos
Os modelos de fatura são fáceis de pesquisar online. Os locais populares para encontrá-los incluem:
- Modelos do Microsoft Word e Excel
- O modelo de fatura do Planilhas Google no Google Docs
- Criadores de faturas gratuitos, como Invoice Generator
Usar um modelo de fatura pode ser uma opção mais simples e econômica, já que muitos estão disponíveis gratuitamente ou com baixo custo. Essa também pode ser uma boa opção para proprietários de empresas que não se sentem confortáveis em usar software em seu sistema de faturamento.
No entanto, os modelos de fatura podem exigir mais trabalho e não oferecem os recursos mais avançados e a capacidade de automatizar seus processos que o software pode fornecer.
Observação
Se você optar por usar modelos de fatura, certifique-se de ter registros de backup de todas as faturas que você criou, para o caso de problemas no computador.
Programas
O software de faturamento foi projetado com a intenção de fazer com que as faturas sejam pagas o mais rápido possível. Muitas vezes oferece recursos para facilitar o processo de pagamento, como acesso móvel e botões “pague agora” que aceitam pagamentos com cartão de crédito ou conta bancária.
Processos automatizados que executam tarefas como gerar recibos de pagamento para clientes, criar faturas automáticas para clientes regulares ou enviar lembretes de pagamento de faturas podem ajudar a simplificar sua carga de trabalho. O software de faturamento também pode fornecer rapidamente insights sobre o seu negócio, como detalhamento das fontes de receita, popularidade do produto e hábitos de pagamento do cliente.
Se você está pensando em usar um software de faturamento, escolha um que tenha os recursos mais relevantes para o seu negócio e certifique-se de usar as ferramentas com frequência suficiente para justificar o preço mais alto. Lembre-se de que pode haver uma curva de aprendizado ao iniciar um novo software.
Perguntas frequentes (FAQ)
Por que eu usaria um software de faturamento?
O software de faturamento pode ajudar a facilitar o processo de cobrança com recursos como acesso móvel e opções de “pague agora” que incentivam os clientes a pagar mais rapidamente. Muitas opções de software de faturamento podem automatizar processos e fornecer insights sobre o seu negócio.
Como posso criar uma fatura usando o Microsoft Word?
Para criar uma fatura usando o Microsoft Word, selecione uma das opções de modelo disponíveis listadas online. Depois de baixar um modelo, você pode preencher todas as seções necessárias com os detalhes relevantes da fatura.
Como uso o Planilhas Google para criar modelos?
Se você deseja criar uma fatura usando o modelo do Planilhas Google, selecione o recurso Galeria de modelos próximo ao canto superior direito. Isso expandirá a página para mostrar várias opções de modelos. Na seção Trabalho, clique no modelo intitulado “Fatura”.
