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Quer você administre uma empresa unipessoal ou uma empresa pública, débitos e créditos são os alicerces de uma contabilidade precisa para uma empresa. Os débitos aumentam as contas de ativos ou despesas e diminuem as contas de passivos, enquanto os créditos fazem o oposto. À medida que o seu negócio cresce, o registo destas transações pode tornar-se mais complicado, mas é crucial fazê-lo corretamente para manter a contabilidade equilibrada e acompanhar o crescimento da sua empresa.
Neste artigo, detalhamos os princípios básicos do registro de transações de débito e crédito, bem como descrevemos como elas funcionam em diferentes tipos de contas.
Principais conclusões
- Os débitos e os créditos mostram os lados de dar e receber das transações externas, fornecendo uma imagem completa das transações de uma empresa, mantendo, em última análise, os livros equilibrados. Eles são cruciais para manter o equilíbrio contábil de uma empresa usando o método de dupla contabilidade.
- Os débitos e créditos são melhor registrados usando a contabilidade de partidas dobradas, pois permite que transações complexas sejam registradas em várias contas.
- Os débitos são sempre registrados à esquerda e os créditos são sempre registrados no lado direito do razão.
- Débitos e créditos agem de forma diferente dependendo do tipo de conta, por isso é importante entender como funciona cada conta.
Contabilidade de partidas dobradas
A maioria das empresas, incluindo pequenas empresas e empresas individuais, usa o método de contabilidade de partidas dobradas. Isso porque permite um quadro financeiro mais dinâmico, registrando cada transação comercial em pelo menos duas contas.
Funciona assim: um débito é lançado em pelo menos uma conta, depois um crédito correspondente de mesmo valor, mas de valor oposto, é registrado em pelo menos uma conta. As duas entradas são usadas para mostrar os lados doador e receptor das transações externas. A ideia é chegar a um valor líquido zero, garantindo que todos os dólares sejam contabilizados e que os livros permaneçam equilibrados.
Observação
O método de contabilidade de entrada única usa apenas uma entrada com valor positivo ou negativo, semelhante ao saldo de um talão de cheques pessoal. Como esse método envolve apenas uma conta por transação, ele não permite uma visão completa das transações complexas comuns à maioria das empresas, como alterações de estoque.
As partidas duplas da contabilidade por partidas dobradas são o que permitem equilibrar os livros de uma empresa, demonstrando lucro líquido, ativos e passivos. Com o método de entrada única, a demonstração do resultado normalmente só é atualizada uma vez por ano. Como resultado, você pode ver o lucro líquido por um momento, mas recebe apenas um quadro financeiro anual e estático do seu negócio. Com o método de partidas dobradas, os livros são atualizados sempre que uma transação é realizada, de modo que a planilha Saude Teu esteja sempre atualizada.
Simplificando, o método de partidas dobradas é muito mais eficaz para controlar para onde o dinheiro está indo e de onde vem. Além disso, é útil para limitar erros na contabilidade ou, pelo menos, permitir que sejam facilmente identificados e corrigidos rapidamente.
Débitos vs. Créditos em Contabilidade
Quando se trata de débitos versus créditos, pense neles em uníssono. Não deveria haver débito sem crédito e vice-versa. Para cada débito (valor em dólares) registrado, deve haver um valor igual inserido como crédito, equilibrando aquela transação.
Se você precisar comprar uma geladeira nova para o seu restaurante, por exemplo, isso seria um crédito na sua conta à vista, pois o dinheiro está saindo do seu negócio para a compra de um item. Esse item, entretanto, se torna um ativo que você possui agora como parte de sua lista de equipamentos. Como esse dinheiro não simplesmente flutuou no ar, é importante registrar essa transação com o débito apropriado. Embora sua conta em dinheiro tenha sido creditada (diminuída), sua conta de equipamento foi debitada (aumentada) com propriedades valiosas. Agora é um ativo de propriedade da sua empresa, que pode ser vendido ou usado como garantia para empréstimos futuros, por exemplo.
| Data | Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 20/08/2021 | Dinheiro | US$ 2.000 | |
| 20/08/2021 | Equipamento | US$ 2.000 |
Mesmo em pequenas empresas e empresas individuais, as transações raramente são tão simples como mostrado acima. No caso da geladeira, outras contas, como a depreciação, também precisariam ser levadas em consideração na vida útil do item.
Observação
No registo de débitos e créditos, os débitos são sempre registados no lado esquerdo e o crédito correspondente é registado na coluna da direita.
Débitos e créditos com diferentes tipos de contas
Mesmo as menores empresas e empresas individuais se beneficiam de livros precisos. Débitos e créditos são importantes para equilibrar as contas e manter um balanço patrimonial preciso, que oferece uma visão geral dos ativos, passivos e patrimônio líquido do proprietário ou dos acionistas. Um balanço patrimonial é baseado na equação contábil fundamental de: Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido
Dependendo do tipo de conta, os débitos e os créditos funcionam de forma diferente e podem ser registrados em diversos locais do plano de contas de uma empresa. A equação ainda deve ser válida, no entanto. Isso significa que se você tiver um débito em uma categoria, o crédito não precisa ser exatamente da mesma categoria. Desde que o crédito esteja no passivo ou no capital próprio, a equação ainda deve estar equilibrada. Se a equação não bater, você sabe que há um erro em algum lugar dos livros.
Existem cinco contas principais que compõem o plano de contas de uma empresa, juntamente com muitas subcontas que se enquadram em cada categoria. Eles podem ser adaptados às necessidades de uma empresa. Por exemplo, é provável que um restaurante utilize contas a pagar com frequência, mas provavelmente não terá contas a receber, uma vez que o dinheiro é cobrado no local para a grande maioria das transações.
Uma única transação pode ter débitos e créditos em múltiplas subcontas nessas categorias, razão pela qual o registro preciso é essencial. Abaixo está uma análise de cada tipo de conta.
Observação
A contabilidade por partidas dobradas ajudará sua empresa a manter um histórico preciso das transações, mas pode ser complicada. Empregue o software fiscal apropriado ou considere consultar um contador experiente para obter assistência.
Ativos
Ativos são itens que a empresa possui e que podem ser vendidos ou usados para fabricar produtos. Isto se aplica tanto a itens físicos (tangíveis), como equipamentos, quanto a itens intangíveis, como patentes. Alguns tipos de contas de ativos são classificados como ativos circulantes, incluindo contas de caixa, contas a receber e estoques. Os ativos circulantes são contrastados com os ativos de longo prazo. Isso inclui itens como imóveis, instalações, equipamentos e participações em títulos de longo prazo.
Responsabilidade
As contas de passivo constituem o que a empresa deve a diversos credores. Isso pode incluir empréstimos bancários, impostos, aluguel não pago e dinheiro devido por compras feitas a crédito. Exemplos de subcontas de passivo são empréstimos bancários e impostos devidos.
Equidade
Às vezes chamada de “patrimônio líquido”, a conta de patrimônio reflete o dinheiro que sobraria se uma empresa vendesse todos os seus ativos e pagasse todos os seus passivos. O dinheiro restante pertence aos proprietários da empresa ou aos acionistas. Muitas subcontas nesta categoria podem aplicar-se apenas a empresas maiores, embora algumas, como lucros retidos, possam aplicar-se a pequenas empresas e proprietários individuais. Alguns exemplos são ações e imóveis.
Observação
As contas de receitas e despesas constituem a demonstração do resultado (ou demonstração de lucros e perdas, P&L). Conforme mencionado, débitos e créditos funcionam de forma diferente nessas contas, portanto consulte a tabela abaixo.
Receita
As contas de receita registram a receita de uma empresa e são relatadas na demonstração do resultado. Exemplos de contas de receitas incluem vendas de bens ou serviços, receitas de juros e receitas de investimentos.
Despesa
Por outro lado, as contas de despesas refletem o que uma empresa precisa gastar para fazer negócios. Alguns exemplos são o aluguel do escritório físico ou escritórios, suprimentos, utilidades e salários de todos os funcionários.
Consulte o gráfico abaixo para lembrar como funcionam os débitos e os créditos em contas diferentes. Lembre-se de que os débitos são sempre inseridos à esquerda e os créditos à direita.
| Conta | Débito | Crédito |
| Ativos | Aumentar | Diminuir |
| Responsabilidade | Aumentar | Diminuir |
| Equidade | Diminuir | Aumentar |
| Receita | Diminuir | Aumentar |
| Despesa | Aumentar | Diminuir |
Como saber se algo é um débito ou crédito na contabilidade?
A contabilidade de pequenas empresas pode ser confusa quando se trata de débitos e créditos, uma vez que algumas contas aumentam e/ou diminuem em diferentes medidas dependendo da transação. Embora existam complexidades em todas as transações, débitos versus créditos podem ser bastante simples se você se lembrar do seguinte:
- Débitos = mais ativos (como dinheiro ou contas de serviços públicos), menos passivos e menos patrimônio líquido
- Créditos = menos ativos, mais passivos e mais patrimônio
Por que você deve usar a contabilidade de partidas dobradas?
A contabilidade de partidas dobradas permite uma visão muito mais completa do seu negócio do que a contabilidade de partidas únicas. A entrada única é apenas uma imagem simplista de uma única transação, destinada a mostrar apenas o lucro líquido anual. A dupla entrada, por outro lado, permite que você veja como as transações complexas são equilibradas em muitas facetas diferentes do seu negócio, como estoque, depreciação, vendas, despesas, etc.
Como você identifica débitos e créditos na contabilidade?
Embora os débitos e os créditos atuem de maneira diferente nas várias contas dos seus livros, é útil lembrar que os débitos são sempre inseridos no lado esquerdo de um livro-razão e os créditos são sempre à direita. Para saber se é necessário adicionar um débito ou crédito para uma determinada conta, consulte o seu contador.
