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Cotações, estimativas e propostas são frequentemente usadas por empreiteiros gerais na construção, mas podem ser usadas por empresas em muitos setores. Embora às vezes sejam usados de forma intercambiável, cada um tem uma finalidade específica. Em geral, cotações, estimativas e propostas oferecem resumos do custo de um determinado projeto, produto ou serviço – que pode ser projetado ou garantido.
Dependendo das necessidades do seu negócio e dos objetivos dos seus clientes, você pode utilizar uma cotação, um orçamento, um lance ou até mesmo uma combinação dos três. Veja como esses três documentos diferem para determinar quais podem ser os melhores para o seu negócio.
Cotação x estimativa x lance
Cotações, estimativas e lances diferem em termos de formato e conteúdo. Um pode ser tão simples quanto uma lista de preços de uma página, enquanto outro pode ser mais detalhado com várias páginas de informações.
Citar
Uma cotação normalmente inclui o preço de um produto ou serviço e outros detalhes, como descrição, data de envio e termos de venda. As cotações geralmente são simples, diretas, fornecem informações básicas e podem ser usadas em vários setores, como varejo, seguros e bancos. Eles também são frequentemente usados para reparos e instalações.
Em um modelo padrão de cotação, que geralmente tem uma página, você encontrará informações de contato da empresa/provedor de serviços e do cliente na parte superior, seguidas de um resumo do custo total do pedido.
Estimativa
As estimativas geralmente fornecem um custo aproximado de um projeto, que geralmente inclui mão de obra ou serviço, mas também pode ser usado para empréstimos. As estimativas incluem custo de mão de obra, materiais, entregas e quaisquer outras despesas relacionadas ao projeto. Essas despesas podem ser divididas em etapas, dependendo da complexidade e duração do projeto. As estimativas podem ser contínuas, pois fornecem uma orientação para as expectativas ao longo destas várias fases.
Observação
Uma estimativa também é dividida em categorias para mostrar o custo das diferentes partes do projeto. Por exemplo, as seções podem incluir o custo do local (terreno), bem como os custos de inspeção e construção, que incluiriam a mão de obra real.
Oferta
Embora o termo “licitação” seja comumente usado em leilões, ele também prevalece (e tem um significado semelhante) quando se trata de contratos comerciais. Nos leilões, os licitantes competem entre si para comprar um item específico. Nos negócios, uma licitação geralmente se refere à proposta de um empreiteiro para solicitar um projeto disponível. Os empreiteiros concorrem entre si pelo mesmo projeto, tentando oferecer o melhor preço e ao mesmo tempo lucrar com seu trabalho. Algumas licitações podem ser restritas, o que significa que não estão disponíveis para todos os empreiteiros ou trabalhadores.
O que é certo para você?
Dependendo das necessidades do seu negócio e dos serviços que ela oferece, você pode achar que uma cotação pode ser mais adequada em alguns casos, enquanto uma estimativa pode ser adequada em outros. Cada um é diferente quando se trata de firmeza, nível de detalhe, uso na indústria e se é negociável.
| Citar | Estimativa | Oferta | |
| Firmeza nas negociações | Muito firme; preço garantido por período de tempo especificado | Não é firme; fornece um custo aproximado que pode mudar | Muito firme; o preço é definido e acordado |
| Nível de detalhe | Normalmente simples, mas inclui detalhes importantes | Não muito detalhado; geralmente de escopo geral | Muito detalhado devido à concorrência; descreve todos os aspectos do projeto |
| Uso na Indústria | Utilizado em diversos setores (varejo, seguros, construção) | Qualquer empresa, mas principalmente empreiteiros gerais | Normalmente usado por empreiteiros gerais na construção |
| Negociação | Não negociável, pois os preços são definidos por um período de tempo especificado | Pode ser negociado em várias fases do projeto | Não negociável, pois o trabalho deve ser concluído conforme acordado |
Firmeza nas negociações
Quando se trata de firmeza do preço, a cotação e o lance tendem a ser mais firmes do que a estimativa. Uma cotação lista um preço exato de um produto ou serviço garantido por um período específico. Por exemplo, uma cotação utilizada no varejo garante um determinado preço para um cliente, mesmo que o preço aumente nesse período. Depois que um cliente aceita uma cotação, o empreiteiro deve fazer o trabalho por esse preço.
Uma proposta também é firme no sentido de que, uma vez que o proprietário ou gestor de uma empresa aceita uma proposta e o contrato é assinado, ela é vinculativa. Com isso, o contratante deverá realizar esses serviços pelo preço acordado, independentemente de precisar agregar mais mão de obra ou materiais para o projeto. Estes custos imprevisíveis podem ser cobertos por um montante de contingência como parte da proposta.
Observação
Ao criar uma cotação ou orçamento, inclua uma data de vencimento para que o cliente saiba por quanto tempo a oferta está garantida. Para se manter organizado, mantenha isso documentado para saber por quanto tempo honrar esse preço.
Nível de detalhe
Embora as cotações, estimativas e propostas possam ser tão detalhadas quanto o empreiteiro ou trabalhador decidir fazê-las, uma proposta é geralmente mais detalhada do que a cotação e a estimativa. Quando um empreiteiro apresenta uma proposta para um projeto, ele está competindo com outros empreiteiros e deve incluir informações suficientes para que os clientes possam tomar uma decisão informada.
As cotações geralmente são simples, pois se concentram na definição de um preço para um determinado produto ou serviço. As estimativas são feitas para serem de âmbito geral, pois fornecem um esboço geral do custo dos projetos, que pode mudar à medida que o projeto avança.
Uso na Indústria
Cotações e estimativas podem ser usadas em vários setores. O primeiro pode ser usado para produtos, empréstimos e seguros, enquanto o segundo pode ser usado para empréstimos, serviços de reparação e projetos de construção. A licitação é normalmente limitada a contratos governamentais ou públicos e, portanto, aplica-se principalmente a empreiteiros gerais.
Negociação
Em geral, as cotações e propostas não são negociáveis, uma vez que os termos e preços são geralmente definidos e acordados. A estimativa, porém, é mais flexível, pois os projetos são divididos em etapas. Os clientes podem decidir se continuam com o projeto nessas diversas etapas, e o projeto pode ser negociado com novos termos a cada intervalo. No geral, os empreiteiros e os clientes podem decidir se os contratos são negociáveis antes do início do projeto.
O resultado final
A decisão de usar uma cotação, estimativa ou lance depende dos serviços que sua empresa oferece, de suas preferências para conduzir negócios e das necessidades de seus clientes. As cotações são recomendadas se você estiver procurando por algo simples e direto que forneça informações básicas sobre preços. As estimativas são recomendadas para projetos de longo prazo que exigem mão de obra e materiais. As propostas são recomendadas para empreiteiros gerais que desejam fechar um contrato com um cliente.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você escreve um orçamento para um trabalho?
Uma cotação não precisa seguir um determinado conjunto de padrões. No entanto, geralmente você precisará incluir informações sobre os custos, um número de referência, uma data de validade e as informações de contato do cliente. Algumas cotações podem ser mais detalhadas do que outras, dependendo do seu setor.
E se uma estimativa de trabalho for maior do que o custo real do trabalho?
Como a estimativa é revisada em etapas, o custo pode oscilar e ser ajustado ao projeto. Se a estimativa de trabalho for superior ao custo real nessas etapas, os recursos poderão ser alocados para outras despesas do projeto, como atualizações ou complementos. Se a obra for concluída, a estimativa poderá ser revisada para refletir esse novo custo.
O que é uma proposta?
As propostas são frequentemente usadas nos negócios para apresentar uma nova ideia para um produto ou serviço. As propostas geralmente são detalhadas e incluem informações sobre o plano de marketing, aspectos financeiros e benefícios. Podem ser apresentados aos clientes e podem incluir documentos comprovativos com informações detalhadas.
