Tipos de faturas que você deve conhecer

As empresas criam muitos tipos diferentes de faturas para seus clientes todos os dias, e o tipo que usam depende do setor da empresa e de como faturam seus clientes. Diferentes tipos de faturas podem oferecer aos clientes opções de pagamento flexíveis e cada uma delas tem uma finalidade específica. 

Com tantas opções disponíveis, você deve saber que tipo de fatura enviar e quando. Por exemplo, uma empresa que envia mercadorias para um país diferente precisa emitir uma fatura comercial que inclua informações sobre as mercadorias e seu valor. Um fotógrafo, por outro lado, não precisará de uma fatura comercial para o faturamento diário e provavelmente usará uma fatura padrão.

Saiba mais sobre por que o faturamento adequado é fundamental para o fluxo de caixa da sua empresa, quais elementos devem ser incluídos em uma fatura e os diferentes tipos que você pode usar.

A importância do faturamento para o fluxo de caixa

Existe mais do que apenas um tipo de fatura usado nos negócios. Compreender quais faturas usar e quando é fundamental para receber o pagamento dentro do prazo e manter um fluxo de caixa saudável. 

O faturamento adequado tem tanta influência direta em um fluxo de caixa saudável quanto detalhes incorretos, portanto, escolha o tipo certo de fatura para evitar erros de faturamento e atrasos nos pagamentos. 

5 tipos comuns de faturas

Como existem demandas diferentes para empresas em setores específicos – e também para os vários serviços e produtos que elas fornecem – vários tipos diferentes de faturas são usados ​​de acordo. 

Fatura Padrão

Uma fatura padrão é o tipo de fatura mais comum e é emitida por uma empresa para um cliente. Ele usa um formato flexível que se adapta à maioria dos setores e ciclos de faturamento. As faturas padrão geralmente incluem informações básicas, como:

• O nome da empresa e detalhes de contato
• O nome do cliente e detalhes de contato
• Um número de fatura exclusivo
• Os itens comprados
• O valor total devido pelo cliente

Fatura Comercial

As faturas comerciais, também conhecidas como faturas comerciais, são emitidas por empresas para mercadorias fornecidas internacionalmente. Parte da documentação exigida para o comércio exterior, essas faturas incluem detalhes dos produtos e da venda para que possam ser determinados os direitos aduaneiros para vendas transfronteiriças.

As informações incluídas nas faturas comerciais incluem:

• Quantidade de remessa
• Descrição das mercadorias
• Volume ou peso
• Formato da embalagem
• País de origem
• Número de identificação da transportadora (às vezes chamado de número de conhecimento aéreo)
• Valor total 

A fatura comercial também pode conter uma declaração de que a fatura é original, dados do responsável pela transação e comentários ou notas especiais.

Fatura de quadro de horários

As faturas de quadro de horários são frequentemente utilizadas por profissionais que prestam serviços com base no tempo. Essas faturas são ideais para empresas que faturam clientes com base no número de horas trabalhadas em um projeto. Eles também são adequados para funcionários contratados que são pagos por hora pelo empregador. Escritores técnicos, psicólogos, jornalistas freelance e terapeutas são profissionais que podem usar uma fatura de quadro de horários.

Fatura de Crédito

Também conhecida como nota de crédito, uma fatura de crédito é um registro de uma alteração a uma fatura original. É usado para confirmar que uma empresa deve dinheiro ao cliente (ou comprador). Isso é usado quando:

• Uma empresa não entrega os bens e serviços indicados em uma fatura.
• O cliente recebe mercadorias danificadas.
• Há um erro no preço.
• O cliente devolve produtos.

Uma fatura de crédito sempre terá um total negativo para cancelar ou reverter a fatura incorreta. Por exemplo, se uma empresa deve a um cliente um reembolso de US$ 200, a fatura de crédito terá um total de -US$ 200.

Fatura de Débito

Uma fatura de débito (ou nota de débito) é usada quando você deseja aumentar a cobrança total do cliente. As empresas podem emitir essas faturas quando subfaturam um cliente e precisam corrigir o total. 

Digamos que um consultor acabe gastando mais tempo em um projeto do que o registrado anteriormente na fatura original. Ela pode enviar uma nota fiscal de débito das horas adicionais para a empresa que a contratou.

Diferentes etapas de faturamento

Existem diferentes etapas no processo de faturamento e, embora cada tipo de fatura tenha seu próprio processo, todas contêm o mesmo tipo de informação. Para gerenciar melhor o fluxo de caixa da sua empresa, é importante garantir que o processo de fatura ocorra sem problemas e que os clientes sejam faturados dentro do prazo. 

Fatura proforma

As faturas pro forma são normalmente emitidas na entrega de serviços ou produtos. Porém, em algumas situações, o cliente deseja saber o que esperar de uma compra antes de se comprometer. É também aqui que entra uma fatura pró-forma. Muitas vezes, é a primeira etapa do processo de faturamento.

As empresas emitem faturas pró-forma aos clientes antes da conclusão do trabalho. Ela descreve o pagamento como faria uma fatura padrão, mas não é vista como uma exigência oficial de pagamento. Pelo contrário, serve como uma estimativa da venda, permitindo ao cliente ter uma ideia de quanto totalizarão os serviços ou produtos.

Como uma fatura pró-forma é vista como uma estimativa e está sujeita a alterações, ela não é registrada no contas a receber.

Fatura provisória

Uma fatura provisória divide o custo total de um projeto maior em pagamentos menores. As empresas normalmente enviam várias pequenas faturas provisórias à medida que o projeto avança (muitas vezes em marcos acordados), em vez de enviar uma fatura após a conclusão do projeto. 

As faturas intermediárias ajudam a manter o fluxo de caixa de uma empresa durante projetos longos e também podem beneficiar os clientes, permitindo-lhes fazer pagamentos menores e gerenciáveis. 

Fatura Final

As faturas finais são enviadas como solicitação oficial de pagamento após a conclusão de um projeto, produto ou serviço. Se não forem necessários projetos de longo prazo ou faturas provisórias, este é o tipo de fatura a ser usado. Para a maioria das empresas, isso é visto como a fatura padrão. 

Fatura vencida

Quando um cliente não paga a fatura final na data de vencimento, uma empresa pode enviar uma fatura vencida. Isso lembra ao cliente que a data de vencimento do pagamento já passou. Todas as informações da fatura final devem ser incluídas na fatura vencida, juntamente com quaisquer taxas ou juros de mora. 

Fatura recorrente

Faturas recorrentes são usadas para cobrar dos clientes um projeto ou serviço em andamento. Normalmente, você cobra o mesmo valor em intervalos específicos, semelhante ao de uma conta de luz. As faturas recorrentes funcionam Saude Teu para serviços por assinatura ou se seus clientes forem associados à sua empresa. Por exemplo, se você possui uma academia, pode usar faturas recorrentes para cobrar de seus membros todos os meses. 

Ao contrário das faturas provisórias, que cessam quando um projeto de longo prazo termina, uma fatura recorrente não tem data de término definida. Você continuará cobrando faturas recorrentes até que seu cliente decida cancelar a assinatura ou serviço relevante.

Extrato de conta

Embora um extrato de conta não seja tecnicamente igual a uma fatura, é muito semelhante. Os extratos de conta são emitidos aos clientes e oferecem um resumo detalhado dos bens adquiridos ou dos serviços prestados. Eles também incluem pagamentos efetuados e quaisquer valores ainda pendentes.

Semelhante aos extratos bancários, os extratos de conta contêm um resumo de todas as transações entre um cliente e uma empresa. 

Partes essenciais de uma fatura

Estas partes essenciais de uma fatura devem sempre ser incluídas, independentemente do tipo de fatura utilizada:

• Nome do cliente e informações de contato
• Nome da empresa e informações de contato
• A palavra “fatura”
• Faturamento e datas de vencimento
• Produtos ou serviços fornecidos
• Número da fatura
• Impostos e taxas extras
• Custo por unidade
• Condições de pagamento
• Valor total devido

O faturamento é um trabalho crítico

Conhecer as diferenças entre os vários tipos de fatura é crucial para faturar corretamente os seus clientes, por isso priorize esta parte do seu trabalho. Quer você administre uma pequena empresa ou trabalhe como contratado independente, obtenha as ferramentas necessárias para lidar com seu faturamento ou contrate alguém para fazer isso em seu nome. 

O processo de faturamento é especialmente crítico para proprietários individuais e proprietários de pequenas empresas. Criar e enviar faturas dentro do prazo permitirá que sua empresa tenha um fluxo de caixa adequado e garantirá que você seja pago em dia.