Table of Contents
O ônus da prova é um conceito jurídico que descreve o padrão que alguém que tenta provar um fato deve satisfazer para que o fato seja legalmente estabelecido. O conceito de ônus da prova também se aplica à prova de suas transações comerciais, para que sejam estabelecidas como despesas dedutíveis para sua declaração de imposto de renda comercial.
Este artigo analisa o ônus da prova de que você precisa de vários tipos de registros comerciais, caso sua empresa seja auditada pelo IRS.
Principais conclusões
- O ônus da prova para os impostos comerciais são os lançamentos, recibos e declarações necessários para provar o seu direito de receber deduções.
- Todas as despesas devem ser despesas comerciais normais e necessárias; despesas pessoais não são dedutíveis.
- Algumas despesas exigem mais comprovantes porque podem ser usadas tanto para fins comerciais quanto pessoais.
- Você deve ser capaz de demonstrar que ocorreu uma transação, mas, mais importante, que foi para fins comerciais.
O que você pode deduzir dos impostos comerciais?
Você pode deduzir a maioria das despesas comerciais na declaração de imposto de renda da sua empresa, mas tem a responsabilidade de provar que elas são normais e necessárias para o seu negócio. Uma despesa normal é comum e aceita no seu tipo de negócio (varejo, serviços financeiros, etc.). Uma despesa necessária é útil e apropriada.
A maioria das despesas e custos gerais, como publicidade, honorários advocatícios, serviços públicos e custos com funcionários, são aqueles listados nos formulários fiscais comerciais. Os custos de aquisição de ativos de longo prazo, como veículos, móveis e equipamentos, são dedutíveis, mas são repartidos por vários anos, por meio de um processo denominado depreciação.
O ônus da prova difere dependendo do tipo de despesa comercial. Em geral, isso significa documentos como recibos, cheques cancelados ou contas.
Observação
Sempre use sua conta bancária comercial e cartão de crédito comercial para transações comerciais. Pagar contas comerciais com contas pessoais pode fazer com que os auditores do IRS questionem se realmente se trata de despesas pessoais.
Ônus da Prova para Ativos Empresariais
Ativos são propriedades que você possui e usa em seu negócio, como veículos, equipamentos e móveis. Você precisará manter registros para estabelecer a base (custo inicial) e o custo das melhorias para cada ativo, a fim de poder depreciar esses ativos ao longo de sua vida fiscal. Você também precisará dessas informações para obter informações sobre ganhos ou perdas de capital ao vender o ativo.
Além do preço de compra, você precisará ter comprovante de custos para:
- Adquirindo o ativo
- Fazendo melhorias
- Quaisquer deduções para depreciação, incluindo deduções da seção 179
- Deduções para perdas com vítimas
- Como você usa o ativo
Para a venda de um ativo, você precisará provar quando e como alienou o ativo, o preço de venda e as despesas da venda.
Propriedade listada: um tipo especial de ativo
Alguns tipos de propriedades comerciais, chamadas propriedades listadas, também podem ser usadas para fins pessoais. O IRS exige um maior grau de prova de uso comercial. As propriedades listadas incluem automóveis de passageiros com peso igual ou inferior a 6.000 libras, outras propriedades usadas para transporte e propriedades usadas para entretenimento, recreação e diversão.
Observação
Telefones celulares e computadores não são mais propriedades listadas, mas você ainda deve manter registros de uso comercial e pessoal em caso de auditoria.
Se você quiser dar baixa em um imóvel listado, ele deverá ser usado em mais de 50% para fins comerciais. Para comprovar o uso comercial, você precisará manter registros excelentes. A melhor maneira de fazer isso é manter registros oportunos mostrando quanto tempo a propriedade é usada para cada finalidade. Você precisará desses registros ao relatar a depreciação e outras despesas de uso da propriedade.
Se você possui a propriedade no local de sua empresa (não em seu escritório doméstico), como equipamento de gravação digital, não precisa manter um registro. Presume-se que todo uso em um local comercial seja para fins comerciais.
Usando registros de despesas
Algumas despesas são mais difíceis de comprovar do que outras. O IRS exige evidências adicionais para despesas com viagens, entretenimento, presentes e automóveis para garantir que sejam usadas apenas para fins comerciais.
Por exemplo, o IRS prefere comprovante “na época” para despesas de condução. Ou seja, uma anotação que você faz em um recibo ou recibo de despesas ou registro de quilometragem no momento da viagem é melhor do que uma lista que você escreve no final do ano. Manter um registro de quilometragem significa que toda vez que você entrar no carro, seja para negócios ou para dirigir pessoalmente, você deverá registrar:
- A data
- Quilometragem
- Onde você foi
- O objetivo (comercial ou pessoal) o mais específico possível
O deslocamento diário (ida e volta para o trabalho) não é dedutível como despesa comercial; registrar o deslocamento como condução pessoal.
Observação
Tente usar um aplicativo de milhagem de direção. Isso economizará muito papel e ajudará você a acumular os documentos necessários para comprovar a quilometragem do seu negócio. Procure um que permita mostrar rapidamente quais milhas são para negócios e quais são pessoais.
Usando recibos de viagens de negócios
Você precisará acompanhar os recibos de despesas de viagens de negócios. A melhor forma de comprovar despesas de viagens de negócios (incluindo hotéis, voos, aluguel de carros, refeições e entretenimento) é usar um recibo de cartão de crédito (usando seu cartão de visita, é claro) com anotações adicionais sobre o objetivo do negócio. Faça a anotação no momento em que incorrer na despesa. Você também pode usar uma agenda, uma agenda ou um calendário para anotar eventos de viagens de negócios, que podem ser vinculados aos seus recibos.
Comprovando a renda do negócio
Pode ser necessário comprovar a receita do seu negócio, mostrando as receitas brutas destas fontes:
- Fitas de caixa registradora
- Informações sobre depósitos de vendas à vista e a crédito
- Livros de recibos
- Faturas
- Relatórios fiscais anuais de formulários 1099 (1099-MISC, 1099-MISC, 1099-K e outros)
Se você tem um negócio com dinheiro, seu ônus da prova aumenta porque o IRS quer ter certeza de que você não está escondendo renda em dinheiro. Considere incorporar alguns registros em papel ou eletrônicos ao seu negócio, como livros de recibos e planilhas de vendas. Inclua detalhes sobre os depósitos bancários e use um sistema de contabilidade on-line para ajudar com o ônus da prova.
Registros eletrônicos versus registros em papel
O IRS pode aceitar informações eletrônicas de programas de software de contabilidade e pode solicitar registros eletrônicos para revisão em uma auditoria. Um auditor pode usar relatórios padrão para obter dados e documentos para investigação, mas também pode solicitar documentos em papel.
Observação
Se houver alguma dúvida se alguma despesa é para fins comerciais, é melhor ter várias maneiras de comprovar a despesa.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como posso maximizar minhas deduções fiscais para uma pequena empresa?
A melhor maneira de maximizar suas deduções fiscais é manter registros excelentes para não perder nada. Por exemplo, algumas empresas não mantêm bons registros dos valores que gastam em dinheiro, para pequenos custos como estacionamento, pedágios e lanches para reuniões de funcionários. Manter um registro dessas despesas de caixa pode gerar baixas adicionais na hora do imposto.
Ao comprar ativos comerciais, como equipamentos ou sistemas de computador, você pode maximizar sua dedução de depreciação incluindo todas as despesas do item em sua base de custo. Isso inclui taxas de entrega, impostos sobre vendas, taxas de instalação e treinamento para funcionários.
Se você ou seus funcionários dirigem a negócios, o uso de um aplicativo rastreador de quilometragem pode mostrar como suas milhas foram acumuladas durante o ano, adicionando outra dedução à sua lista. Procure um aplicativo que permita separar a direção pessoal da comercial.
Quais são as melhores deduções fiscais para empresários autônomos?
Em geral, as melhores deduções fiscais são aquelas que trazem mais benefícios com o menor gasto de dinheiro.
Uma dedução fiscal comumente esquecida é a depreciação, deduções para a compra de itens “caros”, como computadores, móveis, veículos ou equipamentos. Essas deduções distribuem o custo do ativo ao longo de vários anos, proporcionando uma baixa “não monetária” durante esse período. Você pode até acelerar as deduções de depreciação, fazendo a maior parte delas durante o primeiro ano de propriedade e uso do ativo.
Outra grande dedução fiscal para empresas autônomas é a dedução do Rendimento Empresarial Qualificado, que permite deduzir 20% do lucro líquido do seu negócio, além das deduções regulares permitidas. Esta dedução está em vigor até o ano fiscal de 2025.
