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Quando você dirige uma pequena empresa, você tem inúmeras coisas com que se preocupar diariamente, portanto, manter registros detalhados pode ser a última coisa em que você pensa. O IRS, entretanto, exige que você mantenha registros importantes por períodos de tempo específicos. É crucial manter registros que reflitam suas receitas e deduções caso sua empresa seja auditada e também proteger você e sua empresa contra quaisquer questões legais ou de seguro.
Vamos revisar alguns dos registros comerciais que o IRS pode solicitar, por quanto tempo cada um deve ser mantido e por que esses registros são tão importantes.
Principais conclusões
- Manter registros precisos é necessário para apoiar o seu negócio no caso de uma auditoria do IRS, questões legais ou um evento de crescimento que possa exigir uma análise mais detalhada das finanças do seu negócio.
- Geralmente, você deve manter os registros por três anos após a data de vencimento da declaração fiscal. Os registros dos funcionários devem ser mantidos por quatro anos.
- No caso de fraude ou erro substancial na declaração, o IRS pode auditar até seis anos, e em alguns casos sete, após a declaração de imposto, e pode cobrar impostos por até 10 anos.
- Cada estado tem seu próprio período de prescrição, por isso é melhor verificar novamente antes de descartar qualquer registro.
Quais registros comerciais você deve manter?
Empresas de todos os tamanhos são obrigadas a manter registros atualizados que reflitam suas receitas brutas, despesas, deduções e transações. É melhor manter seus registros com a ajuda de um contador experiente e de um software de contabilidade eletrônica. Outro grande recurso é a sua conta bancária comercial, que mostra suas receitas e transações. Os bancos variam em termos de quanto tempo permitem que você acesse extratos on-line, por isso é uma boa ideia baixar seus extratos todos os anos.
Observação
O IRS aceita registros eletrônicos em auditorias, então você pode fazer uma cópia digital da maioria dos registros para reduzir a confusão de papéis.
Alguns exemplos de registros comerciais que você deve manter incluem:
- Declarações fiscais: Quaisquer declarações fiscais comerciais, bem como os documentos e correspondência utilizados para prepará-las.
- Registros de funcionários: Todos os documentos dos funcionários, incluindo W-2s e registros de RH que mostram quaisquer benefícios pagos.
- Recibos: Todos os recibos que mostram despesas comerciais dedutíveis, que podem incluir refeições e viagens. Existem algumas exceções aos requisitos de manutenção de registros, como se a despesa for inferior a US$ 75 ou se o recibo tiver sido extraviado.O IRS ainda pode solicitar documentação dessas despesas, por isso é melhor usar um aplicativo de rastreamento de recibos para documentar suas despesas menores.
- Contas:Todos os documentos que comprovem o beneficiário, o serviço prestado, o valor pago e a data do pagamento.
- Documentos de seguro: todos os registros de suas apólices de todos os anos em que você está no mercado, bem como a documentação relacionada a quaisquer reclamações ou perdas.
- Documentos de empréstimo:Documentos que mostram o credor, valores, prazos, garantias e todas as outras informações relativas a um empréstimo.
- Documentos de incorporação: Embora não sejam necessários para a preparação de documentos fiscais, é uma boa ideia manter todos os acordos de parceria, documentos de incorporação e seu Número de Identificação do Empregador (EIN), bem como quaisquer licenças e/ou autorizações em sua forma original.
Quanto tempo você tem para manter registros comerciais?
O tempo concedido para você alterar seus impostos para reivindicar uma dedução ou solicitar uma declaração é chamado de período de prescrição e geralmente dura três anos a partir da data da declaração de imposto. Durante esse período, o IRS também pode solicitar informações para avaliar impostos adicionais ou examinar qualquer atividade fraudulenta. Se você declarou seus impostos antecipadamente para um determinado ano, o relógio de três anos começa na data de vencimento do imposto.
Em alguns casos, o IRS pode auditar sua empresa após a marca de três anos. Se você não declarar mais de 25% de sua renda bruta, deverá manter registros por seis anos. Se você reivindicar deduções de títulos sem valor ou dívidas inadimplentes, precisará manter os registros por sete anos. Se você decidir não registrar uma declaração, deverá manter seus registros indefinidamente. E o IRS também observa que você deve manter os registros de sua empresa indefinidamente se apresentar uma declaração fraudulenta.
Observação
Cada estado também tem seu próprio período de prescrição. Embora a maioria siga o cronograma federal de três e seis anos, alguns têm prazos mais longos. É melhor verificar as regras do seu estado e manter os registros pelo maior período de tempo necessário.
O IRS pode escrever para você dentro do período de prescrição para solicitar uma extensão de revisão muito além da marca de três anos e, se for cobrado imposto adicional, a agência terá 10 anos (ou às vezes mais) para cobrar.Para maior segurança, é melhor digitalizar o máximo de registros possível e mantê-los por pelo menos sete anos e, em alguns casos, indefinidamente.
Por que é importante manter esses registros?
O principal motivo para manter registros comerciais é para fins fiscais e de auditoria. Garantir que seus relatórios e deduções sejam precisos tornará mais fácil preparar seus impostos a cada ano, e manter os outros registros estipulados pelo IRS permitirá que você resolva quaisquer auditorias de maneira suave e precisa.
Seus registros comerciais também podem ser úteis em muitos outros casos. As reclamações de seguros podem ser apresentadas anos após um incidente, pelo que a manutenção desses registos pode oferecer protecção. Da mesma forma, esses registros podem ajudar a apoiar o seu negócio em caso de questões legais. Os registros comerciais também são importantes para futuros credores e investidores, que desejarão ver registros precisos ao decidir se devem ou não investir em seu negócio.
Observação
Como regra geral, se você está se perguntando se um documento é importante, é uma boa ideia guardá-lo e/ou fazer uma cópia digital para seus registros. Isso poderia protegê-lo no futuro.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quanto tempo você tem para manter os registros comerciais se a empresa fechar?
Fechar uma empresa inclui muitas etapas, como o cancelamento de licenças e autorizações e, às vezes, a transferência de propriedade. Além de seguir o período padrão de limitações para documentos como declarações fiscais e arquivos de funcionários, é uma boa ideia manter todos os registros relativos ao fechamento ou venda real por três a sete anos – ou, para ser seguro, indefinidamente. É sempre melhor consultar seu contador durante uma transição comercial.
Quanto tempo você tem para manter os registros não financeiros de uma empresa?
Os cronogramas do IRS não são os únicos a serem considerados. Sua seguradora pode exigir que você mantenha registros por períodos mais longos em caso de sinistro, e alguns credores podem exigir que você guarde os documentos do empréstimo indefinidamente.Mantenha os documentos até confirmar quaisquer requisitos com seus credores e seguradoras.
