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As pequenas empresas podem precisar preencher vários tipos de formulários 1099 para relatar os pagamentos feitos a empresas e indivíduos durante o ano fiscal. Os dois mais comuns são o Formulário 1099-NEC (para relatar pagamentos a não funcionários) e o Formulário 1099-MISC (para relatar vários tipos diferentes de pagamentos, incluindo royalties e aluguéis).
Discutiremos quando preencher esses dois tipos de formulários 1099 e as penalidades por arquivamento tardio.
Principais conclusões
- As empresas podem precisar apresentar diferentes tipos de declarações de informações nos formulários 1099 para relatar pagamentos.
- Dois tipos comuns de formulários de informação são 1099-NEC para pagamentos a não funcionários e 1099-MISC para diversos tipos de pagamentos.
- As penalidades começam na data de vencimento do formulário e aumentam quanto mais tempo o atraso estiver atrasado.
- Os valores das penalidades podem ser menores para as pequenas empresas do que para as maiores.
- Para reduzir multas e juros, preencha os formulários 1099 o mais rápido possível.
Quem recebe um formulário 1099?
Se sua empresa fizer pagamentos a indivíduos e empresas que não sejam funcionários durante o ano, talvez seja necessário preencher um formulário 1099 para relatar esses pagamentos.
A partir do ano fiscal de 2020, o IRS separa a declaração de rendimentos de não empregados do Formulário 1099-MISC em um Formulário 1099-NEC usado anteriormente. Também mudou o nome do Formulário 1099-MISC de “Receitas diversas” para “Informações diversas”.
1099-NEC
Use o Formulário 1099-NEC para relatar pagamentos a não funcionários por serviços prestados à sua pequena empresa durante o ano fiscal de 2020 ou posterior. Você deve relatar esses pagamentos e enviar uma cópia do formulário aos beneficiários se tiver pago pelo menos US$ 600 por ano.
1099-MISC
Use o Formulário 1099-MISC para relatar uma variedade de tipos de pagamento. Os tipos comuns de pagamentos feitos por pequenas empresas incluem:
- Royalties
- Aluguéis
- Prêmios e premiações
- Pagamentos médicos e de cuidados de saúde
Observação
Você deve preencher o Formulário 1099-MISC se pagar pelo menos US$ 10 em royalties, pagamentos de corretores em vez de dividendos ou juros isentos de impostos durante o ano fiscal em questão. Para outros tipos de pagamentos, você deverá preencher este formulário se fizer pagamentos de US$ 600 ou mais durante o ano.
Exceção para retenção de backup
Para ambos os formulários 1099-MISC e 1099-NEC, você deve relatar qualquer imposto de renda federal retido dos beneficiários de acordo com as regras de retenção na fonte. O IRS exige que os pagadores retenham esse imposto em diversas circunstâncias.
Você deve relatar a retenção de segurança para todos os valores de pagamento. Por exemplo, se você reteve impostos totalizando US$ 500 no ano de um beneficiário cuja renda é informada no Formulário 1099-NEC, você deve relatar o pagamento, mesmo que esteja abaixo do mínimo usual de US$ 600.
Exceção para pagamentos a advogados
Os pagamentos a advogados são um caso especial. Se o pagamento for por honorários pagos por serviços advocatícios, utilize o formulário 1099-NEC. Relate receitas brutas, como garantia ou requerentes (mas não para serviços de advogado) no Formulário 1099-MISC. Esses pagamentos são reportáveis se você pagou pelo menos US$ 600 durante o ano.
Prazos de arquivamento 1099
Existem dois prazos para cada um desses formulários: um para entrega do formulário ao beneficiário e outro para preenchimento do formulário junto ao IRS. Essas datas de vencimento são para o ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, as datas de vencimento 1.099 para o ano fiscal de 2021 são janeiro e fevereiro de 2022.
Aqui estão alguns prazos específicos a serem observados:
| Prazos | 1099-MISC | 1099-NEC |
|---|---|---|
| Para enviar para a maioria dos beneficiários | 1º de fevereiro | 1º de fevereiro |
| Para relatar ao IRS por correio | 1º de março | 1º de fevereiro |
| Para reportar ao IRS eletronicamente | 31 de março | 1º de fevereiro |
Observação
Os prazos para anos específicos podem mudar se a data cair em um fim de semana ou feriado. O prazo passa então a ser o primeiro dia útil após o prazo original.
1099 Penalidades por arquivamento e denúncia tardia
As penalidades para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC aplicam-se a estes formulários e a outros tipos de devolução de informações. Aplicam-se penalidades por não apresentar esses relatórios ao IRS e por não fornecê-los aos beneficiários.
Em geral, as penalidades são baseadas em se ou quando você arquiva, e aumentam quanto mais tarde você arquiva. As penalidades são mais baixas para as pequenas empresas, especificamente aquelas com receitas brutas anuais médias de US$ 5 milhões ou menos nos três anos fiscais mais recentes.
Falha ao arquivar com o IRS
Penalidades se aplicam se você:
- Não arquive na hora certa
- Não inclua todas as informações necessárias
- Não informar o número de identificação fiscal do beneficiário
- Não arquive formulários legíveis por máquina se eles estiverem disponíveis
- Arquive em papel quando você for obrigado a arquivar eletronicamente
- Incluir informações incorretas, como o número de identificação fiscal do beneficiário
O número de identificação do contribuinte é o número do Seguro Social do beneficiário, o número de identificação do empregador ou outra identificação aceitável para fins fiscais. Incluir o número de identificação correto é importante, porque é assim que o IRS compara seu formulário com a renda declarada da pessoa em sua declaração de imposto de renda.
A penalidade exigida para um beneficiário específico depende de quando uma declaração correta é apresentada. As penalidades para o ano fiscal de 2022 são:
- Se você preencheu corretamente dentro de 30 dias (até 30 de março se a data de vencimento for 28 de fevereiro): US$ 50 por devolução de informações com multa máxima de US$ 588.500 por ano (ou US$ 206,00 para pequenas empresas)
- Se você preencheu corretamente mais de 30 dias após a data de vencimento, mas até 1º de agosto: US$ 110 com multa máxima de US$ 1.766.000 por ano (ou US$ 588.500 para pequenas empresas)
- Se você preencheu corretamente após 1º de agosto ou não apresentou a declaração exigida: US$ 290 com multa máxima de US$ 3.532.500 (ou US$ 1.177.500 para pequenas empresas)
Se o IRS descobrir que a sua falha em apresentar uma declaração correta é intencional, a multa é de pelo menos US$ 570 por declaração de informações, sem penalidade máxima.
Embora penalidades sejam aplicadas a erros como identificação de contribuinte incorreta ou valores incorretos em dólares, elas não se aplicam se você puder demonstrar uma causa razoável. Isso significa que a falha estava além do seu controle ou devido a fatores atenuantes significativos. Você também deve ser capaz de mostrar suas tentativas de tomar medidas para evitar o fracasso. As penalidades também não se aplicam ao que o IRS chama de “erros inconsequentes”, o que significa qualquer falha que não impeça o IRS de processar a devolução. Isso pode incluir a correspondência das informações exigidas a serem mostradas na declaração com as informações mostradas na declaração de imposto do beneficiário.
Observação
Se você arquivar 250 ou mais formulários 1.099 de qualquer tipo, deverá arquivar eletronicamente. Se você não registrar eletronicamente, poderá ser penalizado em até US$ 280 por formulário, a menos que tenha um motivo razoável para não fazê-lo.
Arquivamento para fornecer declarações aos beneficiários
A penalidade por não fornecer declarações aos funcionários é separada das penalidades por não apresentar declarações ao IRS. Mas, assim como a penalidade de arquivamento, também se baseia em quando você fornece a declaração correta do beneficiário. A penalidade é imposta se você:
- Não forneça o extrato na data de vencimento
- Não inclua todas as informações necessárias
- Incluir informações incorretas
Pena por não relatar a renda 1.099
Se você receber um formulário 1099-NEC ou 1099-MISC, deverá relatar essa renda em sua declaração de imposto de renda. Você pode ser penalizado se não declarar a renda devido ao descuido, imprudência ou ignorância intencional das leis tributárias ou se a falha em apresentar um relatório resultar em um pagamento insuficiente substancial de seus impostos.
Um “pagamento insuficiente substancial” é de 10% do imposto que deve ser mostrado em sua declaração de imposto de renda ou US$ 5.000, o que for maior. A multa é de 20% do valor que você não informou.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quanto você pode pagar a alguém sem precisar registrar um 1099?
- Formulário 1099-NEC: relatar pagamentos totalizando US$ 600 ou mais
- Royalties relatados no Formulário 1099-MISC: relatar pagamentos totalizando US$ 10 ou mais
- A maioria dos outros beneficiários do 1099-MISC: relatam pagamentos totalizando US$ 600 ou mais
Você também deve preencher o Formulário 1099-NEC ou o Formulário 1099-NEC para relatar quaisquer valores retidos de imposto de renda federal para retenção na fonte com base nos requisitos do IRS. Isso é necessário mesmo que o valor esteja abaixo do mínimo para esse tipo de pagamento ou beneficiário do ano.
Como você corrige um arquivamento 1099?
Para erros no nome ou número de identificação fiscal do beneficiário, escreva uma carta ao IRS incluindo o tipo de erro e todas as informações relevantes. O endereço é:
Filial de Devoluções de Informações da Receita Federal
230 Murall Drive, Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
Para corrigir uma devolução em papel após preencher o formulário, envie a Cópia A do formulário com um Formulário 1096 revisado para o Centro de Processamento de Envio do IRS do seu estado. Forneça também ao beneficiário informações sobre a correção.
Você pode adicionar mais 1099 após o arquivamento?
Você sempre pode enviar mais formulários 1099 após enviar o primeiro lote. Se você estiver arquivando em papel, inclua um novo Formulário 1096 de transmissão com os totais deste segundo lote. Se você estiver preenchendo eletronicamente, não precisará do Formulário 1096; basta registrar usando o sistema de arquivamento eletrônico IRS FIRE.
