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A maioria das despesas de pequenas empresas se qualifica como deduções fiscais. Você pode reduzir a conta tributária de sua empresa fazendo tantas deduções qualificadas quanto possível. Este artigo discute 10 das deduções mais comuns e como elas funcionam.
Principais conclusões
- Sua pequena empresa pode deduzir as despesas mais comuns, desde que sejam ordinárias e necessárias para o seu tipo de negócio.
- Para algumas despesas, você deve separar o uso pessoal do uso comercial, porque o uso pessoal não é dedutível.
- Você não pode pagar antecipadamente essas despesas; eles devem poder ser usados durante o ano.
- Algumas despesas comerciais que não podem ser deduzidas em um ano podem ser distribuídas por vários anos por meio da depreciação.
Como funcionam as deduções fiscais empresariais?
As pequenas empresas podem obter deduções fiscais para todas as despesas normais e necessárias para operar o negócio com lucro. Mas diferentes tipos de despesas são deduzidos de forma diferente.
Os tipos de despesas comerciais são:
- Despesas de capital para ativos de longo prazo, como carro da empresa, equipamentos, custos iniciais e melhorias
- Custo dos produtos vendidos, as despesas para fabricar, vender e enviar produtos
- E todos os custos normais de funcionamento de uma empresa, como o custo de aluguel, pagamento de funcionários e não funcionários, despesas de escritório, serviços públicos e suprimentos
Neste artigo, veremos algumas despesas comuns que você pode deduzir para reduzir sua conta de impostos.
Observação
As despesas pessoais não são dedutíveis, portanto, você deve separar as despesas comerciais das despesas pessoais. Por exemplo, você não pode deduzir despesas de deslocamento entre sua casa e sua empresa, porque isso é considerado condução pessoal.
10 deduções fiscais para pequenas empresas
Honorários Jurídicos e Contábeis e Preparação de Impostos
Você pode decidir contratar e pagar um advogado para serviços jurídicos ou alguém para cuidar de sua contabilidade, ou para preparar declarações fiscais e oferecer consultoria tributária. Esses serviços profissionais são despesas comerciais dedutíveis.
Você não pode deduzir taxas legais ou contábeis por serviços de ajuda na abertura de negócios ou na aquisição de ativos comerciais, mas pode incluí-los no custo do seu negócio ou do ativo. Se um contador ou advogado estiver fazendo sua declaração de imposto de renda ou outro trabalho que inclua serviços comerciais e pessoais, você não poderá deduzir a parte pessoal da taxa.
Despesas de publicidade e marketing
Quer você chame isso de publicidade, marketing ou promoção, você pode deduzir despesas que o ajudam a atrair novos clientes e manter a clientela existente. Você também pode deduzir custos para manter seu nome perante o público, como publicidade que incentiva as pessoas a contribuir para organizações sem fins lucrativos.
No entanto, um dos maiores erros de dedução que os proprietários de empresas cometem é tentar deduzir os custos de dirigir com um anúncio de sua empresa no carro. O custo do anúncio em si é dedutível, mas não o custo de dirigir o carro com o anúncio.
Computadores, tablets e telefones celulares
Você pode deduzir os custos de aquisição dos materiais de referência necessários, bem como de hardware e software de computador. Não é mais necessário depreciar esses itens, desde que o custo não seja superior a US$ 2.500.
Apenas o uso comercial do seu computador ou iPad é dedutível. Computadores, tablets e hardware e software relacionados não são considerados propriedade listada no ano fiscal de 2018, mas você ainda deve usar esses dispositivos para fins comerciais mais de 50% do tempo.
Uso de um carro ou caminhão para fins comerciais
Você pode deduzir despesas relacionadas ao uso comercial de seu veículo usando a taxa de quilometragem padrão do IRS ou deduzindo as despesas reais.
A taxa de milhagem padrão muda a cada ano, portanto, verifique a taxa do ano fiscal atual. Calcule os números nos dois sentidos (quilometragem padrão versus quilometragem real) para ver qual é o melhor para o seu negócio. Lembre-se de que existem algumas restrições; por exemplo, você não pode usar a taxa de quilometragem padrão se depreciou o custo do seu veículo em anos anteriores.
Você não pode deduzir despesas de deslocamento até o local de sua empresa ou de direção pessoal; portanto, você deve separar a milhagem de condução pessoal das milhas comerciais antes de calcular a dedução.
Despesas de Seguros
Se você adquiriu um seguro para sua empresa, para seu equipamento comercial ou seguro saúde em grupo para você e seus funcionários, poderá deduzir os custos do prêmio. Outros tipos de prêmios de seguro que você pode deduzir incluem:
- Seguro contra acidentes de trabalho de acordo com as leis estaduais
- Seguro para cobrir despesas comerciais se o proprietário de uma empresa estiver incapacitado
- Seguro de vida para dirigentes e funcionários, caso a empresa não seja beneficiária
- Seguro de interrupção de negócios se sua empresa for fechada por incêndio ou outras causas
Juros sobre dívidas empresariais
Se você comprou um prédio para sua empresa ou tem um empréstimo comercial, provavelmente terá despesas com juros. As pequenas empresas com receitas brutas médias anuais de US$ 25 milhões ou menos nos últimos três anos podem receber todas as deduções de despesas com juros sem limite.
A partir de 2018, a dedução da taxa de juros para grandes empresas está limitada à soma de:
- Receita de juros comerciais
- 30% do lucro tributável ajustável da empresa
- Juros de financiamento da planta baixa
Locação de escritório, equipamento ou veículo comercial
As despesas de arrendamento de escritórios ou equipamentos são dedutíveis anualmente, mas apenas para as despesas desse ano. Isso significa que você não pode pagar antecipadamente um aluguel por mais um ano e deduzir a dedução desse segundo ano em sua declaração de imposto de renda do ano atual.
Você também pode deduzir o custo do veículo alugado para o seu negócio, dependendo do tipo de locação. Se o arrendamento for operacional por menos de 12 meses, o custo pode ser deduzido anualmente durante o prazo do arrendamento. O outro tipo de arrendamento, denominado arrendamento mercantil, é um arrendamento de longo prazo com termos semelhantes aos de uma compra. Os arrendamentos mercantis devem ser depreciados.
Observação
A maioria dos veículos comerciais são considerados bens listados, o que significa que você deve separar o uso comercial do uso pessoal e só pode deduzir a parte do custo do aluguel relacionada ao uso comercial.
Despesas de funcionários
Ter funcionários significa que você pode deduzir a maioria das despesas relacionadas a esses trabalhadores. Você pode deduzir custos relacionados a funcionários para:
- Salários e vencimentos
- Uniformes
- Ferramentas e equipamentos
Você pode deduzir custos de impostos trabalhistas, incluindo indenização trabalhista, imposto de desemprego e imposto FICA para a parte do empregador dos impostos da Previdência Social e do Medicare.
Os custos de benefícios dos funcionários são deduzidos em dois locais diferentes na declaração de imposto de renda da sua empresa. Você precisará separar os planos de pensão e participação nos lucros dos custos de outros programas de benefícios antes de inseri-los em seu retorno.
Despesas de viagens de negócios e refeições
As despesas com viagens de negócios são dedutíveis se envolverem viagens para fora do seu local principal de negócios ou trabalho. As viagens dedutíveis também devem ser principalmente para fins comerciais. Você pode deduzir custos de transporte, hospedagem, táxis ou caronas compartilhadas e despesas diversas, como serviços de lavanderia e gorjetas.
As despesas de entretenimento não são mais dedutíveis, mas você pode deduzir as despesas de alimentação. A maioria das refeições só pode ser deduzida em até 50%, e você deve comprovar isso para fins comerciais. As refeições durante a viagem ainda são dedutíveis à taxa de 50%.
Observação
O IRS abriu uma exceção temporária ao limite de 50% para refeições e bebidas de restaurantes e outras empresas que preparam e vendem alimentos e bebidas, nas instalações ou para viagem. De 1º de janeiro de 2021 a 31 de dezembro de 2022, você pode deduzir 100% dos custos com refeições em restaurantes.
Material de escritório e despesas de escritório
Toda empresa precisa de materiais de escritório e materiais como grampeadores, clipes de papel, canetas, lápis, etc. Essas despesas também são dedutíveis para fins fiscais comerciais, desde que sejam utilizadas durante o ano. Tenha o cuidado de separar os suprimentos usados na fabricação e envio dos produtos e incluí-los no custo dos produtos vendidos.
Outras despesas de funcionamento de um escritório, como taxas de hospedagem, são dedutíveis. Equipamentos de escritório, como computadores desktop e telefones de escritório, também podem ser deduzidos no ano em que você os compra, se custarem menos de US$ 2.500.
Se você comprar equipamentos de escritório com utilidade por mais de um ano, como instrumentos profissionais, livros ou equipamentos, eles deverão ser depreciados ao longo de vários anos.
O resultado final
A maioria das deduções comerciais vem com limites, restrições e qualificações. Obtenha ajuda de um profissional tributário licenciado quando estiver pronto para pagar os impostos anuais. Você também poderá usar um software de preparação de impostos comerciais se tiver uma declaração de imposto relativamente simples.
Crie um registro em papel ou eletrônico para cada dedução reivindicada. Inclua a data da despesa, o valor exato e a finalidade que serviu ao seu negócio, caso você precise explicar a dedução ao IRS. Isso pode ser tão fácil quanto guardar recibos, extratos bancários e extratos de cartão de crédito e fazer anotações neles para lembrar por que as despesas foram incorridas.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a diferença entre deduções fiscais empresariais e créditos fiscais?
As deduções fiscais e os créditos fiscais reduzem os impostos comerciais, mas têm valores diferentes e funcionam de maneira diferente.
Os créditos fiscais reduzem diretamente os impostos, dólar por dólar, e qualquer pessoa pode reivindicar seu valor total. Mas eles não podem reduzir a carga tributária de uma empresa abaixo de zero para causar prejuízo. Os créditos fiscais são geralmente concedidos como um incentivo para as empresas fazerem algo específico. Exemplos são o Crédito Fiscal de Oportunidade de Trabalho para a contratação de trabalhadores desfavorecidos e o crédito fiscal do seguro saúde para pequenos empregadores para pagar parte do custo do seguro saúde dos funcionários.
As deduções fiscais são usadas para reduzir a receita do seu negócio para determinar a taxa de imposto.Se sua empresa tiver mais deduções do que receitas, você poderá ter um prejuízo líquido para fins fiscais.
Quanto você economiza com deduções fiscais para despesas comerciais?
Cada situação fiscal empresarial é diferente e o valor das deduções fiscais pode variar de ano para ano. A maioria dos proprietários de pequenas empresas paga seus impostos comerciais como parte de sua declaração de imposto de renda pessoal no Formulário 1040 ou 1040-SR (para idosos). Nestes casos, o rendimento líquido da empresa é incluído nas suas receitas e despesas pessoais para determinar o rendimento tributável e a taxa de imposto para esse nível de rendimento.
Uma maneira de ter uma ideia geral de quanto você pode economizar com deduções comerciais é estimar seu imposto total usando o Formulário 1040-ES do IRS, imposto estimado para pessoas físicas. Você também pode usar um software de preparação de impostos comerciais para fazer essa estimativa.
