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Após o final de cada ano, os proprietários de pequenas empresas devem preparar formulários 1.099 para relatar pagamentos a não funcionários e outros. Se você cometer um erro em um formulário 1099, é importante corrigi-lo tanto para o Internal Revenue Service (IRS) quanto para o beneficiário.
Este artigo fornece uma visão geral dos formulários 1099 e do processo para corrigi-los e relatar os pagamentos corrigidos.
Principais conclusões
- As pequenas empresas devem enviar diferentes tipos de formulários 1099 a cada ano para relatar pagamentos e números de identificação de contribuinte.
- Dois tipos comuns de formulários 1099 são o 1099-NEC, para relatar pagamentos a não funcionários, e o 1099-MISC, para relatar pagamentos de aluguéis, royalties e outros pagamentos diversos.
- O pior erro em um formulário 1099 é a falta ou o número de identificação de contribuinte incorreto.
- Se você preencheu os formulários 1099 eletronicamente, deverá corrigi-los eletronicamente.
- Você pode enviar correções em formulários em papel se os tiver enviado originalmente pelo correio.
Quando as empresas emitem um formulário 1099?
As pequenas empresas emitem vários tipos de formulários 1099 para relatar pagamentos tributáveis a várias empresas e indivíduos. Os tipos mais comuns de relatórios 1099 são:
- Formulário 1099-NEC para não funcionários
- Formulário 1099-MISC para diversos tipos de pagamentos
- Formulário 1099-DIV para reportar dividendos e outras distribuições aos acionistas
- Formulário 1099-INT para pagamentos de juros
- Formulário 1099-R para distribuições de planos de aposentadoria, planos de participação nos lucros, planos de pensão e muito mais
O IRS chama os formulários 1099 e similares de “devoluções de informações”. Alguns requisitos são comuns a todos esses formulários, enquanto outros diferem dependendo do formulário. Os formulários 1099-NEC e 1099-MISC são os formulários mais comuns para pequenas empresas.
O formulário 1099-NEC é usado para relatar pagamentos a não funcionários que prestam serviços à empresa. Esses indivíduos incluem freelancers, trabalhadores temporários, empreiteiros independentes, advogados e outros profissionais.
O formulário 1099-MISC relata vários tipos diferentes de pagamentos, incluindo royalties, aluguéis, prêmios, prêmios e outros pagamentos de renda.
Para onde você envia formulários 1099?
Cada formulário 1099 possui várias cópias:
- Cópia A para o IRS
- Cópia 1 para agência tributária estadual (se o estado exigir imposto de renda)
- Cópia B para o destinatário (beneficiário)
- Cópia 2 para o destinatário, para sua declaração de imposto de renda estadual
- Copie C para o pagador (sua pequena empresa)
As datas de vencimento são diferentes para os beneficiários e para o IRS, dependendo do formulário. Cada data de vencimento é para janeiro ou fevereiro do ano seguinte ao ano fiscal.
Observação
As datas de vencimento podem mudar em um ano quando a data de vencimento for um fim de semana ou feriado. Neste caso, o vencimento será no próximo dia útil.
Prazos para Formulários 1099-MISC e 1099-NEC
Aqui estão alguns prazos importantes a serem lembrados para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC:
- A cópia A do formulário 1099-MISC é devida ao IRS em 28 de fevereiro ou 31 de março, se arquivada eletronicamente, e aos beneficiários até 31 de janeiro.
- O formulário 1099-NEC deve ser entregue ao IRS e aos beneficiários até 31 de janeiro.
Se você estiver enviando formulários 1099 para o IRS, deverá incluir um formulário de transmissão, Formulário 1096; você não precisa deste formulário se estiver preenchendo eletronicamente.
Para datas de vencimento para outros tipos de formulários 1099, consulte o gráfico nas páginas 26-28 do documento de Instruções Gerais do IRS.
Arquivando Relatórios do Estado 1099
Embora alguns estados exijam que você envie uma cópia dos formulários 1099 para fins de imposto de renda estadual, muitos não o fazem porque participam do Programa Combinado de Arquivamento Federal/Estadual. Verifique com a agência tributária do seu estado se ela participa deste programa.
Arquivando eletronicamente
Você pode arquivar a maioria dos tipos de formulários 1099 eletronicamente usando o Sistema de Devolução Eletrônica de Informações de Arquivamento do IRS (Sistema FIRE) se tiver o software adequado.
Você também pode enviar formulários 1099 diretamente para o IRS ou pode usar um dos serviços de entrega privada aprovados pelo IRS. O endereço de correspondência depende da localização da sua empresa. Consulte a página 7 do documento de Instruções Gerais do IRS para obter uma lista dos endereços de correspondência atuais.
Observação
Se você estiver preenchendo 250 ou mais de qualquer tipo de formulário 1099, deverá preencher eletronicamente.
Correção de erros comuns de arquivamento 1099
O IRS possui procedimentos para arquivar declarações em papel corrigidas ou declarações arquivadas eletronicamente.
Correção de devoluções de papel
Os erros do tipo 1 ocorrem para valores de dinheiro, códigos ou caixas de seleção incorretos, ou se uma devolução foi apresentada quando não precisava ser apresentada. Para fazer a correção, siga estes passos:
- Prepare uma nova declaração e digite um “X” na caixa “CORRIGIDO” na parte superior do formulário.
- Prepare um novo formulário de transmissão 1096 e inclua-o em sua correspondência para o Centro de processamento de envio do IRS de sua localidade.
Os erros do tipo 2 referem-se à falta do nome do beneficiário ou ao número de identificação do contribuinte (TIN) do beneficiário ausente ou incorreto. Aqui estão as etapas para correções do Tipo 2:
- Prepare um novo retorno de informações, marcando um X no campo “CORRIGIDO” no topo do formulário.
- Digite “0” para todos os valores em dinheiro.
- Prepare um novo Formulário de transmissão 1096 e insira uma das seguintes frases na margem inferior:
- Arquivado para corrigir TIN
- Arquivado para o nome correto
- Arquivado para devolução correta
Arquive o Formulário 1096 e a Cópia A da declaração no Centro de Processamento de Envio do IRS designado para o seu estado, mas não inclua uma cópia da declaração original incorreta.
Para obter mais detalhes sobre este processo, consulte o gráfico na página 12 do documento de Instruções Gerais do IRS.
Observação
Se você apresentou relatórios duplicados ou tem uma grande quantidade de informações incorretas, entre em contato com o site de atendimento ao cliente de relatórios de informações do IRS pelo telefone 866-455-7438 para obter mais instruções.
Correção de devoluções arquivadas eletronicamente
Se você encontrar um erro em um formulário 1099 preenchido eletronicamente, deverá apresentar uma declaração corrigida. Não arquive o formulário original novamente e arquive apenas as declarações específicas que estavam erradas. Se você omitiu uma declaração de um depósito anterior, registre-a como uma declaração original.
Para relatar um número de identificação de contribuinte (TIN) ausente ou incorreto, você deve escrever ao IRS e incluir:
- Nome e endereço do pagador
- Tipo de erro
- Ano fiscal
- NIF do pagador
- Código de controle do transmissor (TCC)
- Tipo de retorno
- Número de beneficiários
- Método de arquivamento (papel ou eletrônico)
- Se o imposto de renda federal foi retido
Envie a carta para:
Receita Federal
Filial de Devoluções de Informações
230 Murall Drive, Mail Stop 4360
Kearneysville WV 25430
Existem procedimentos específicos para corrigir erros de uma e duas transações no sistema FIRE. Consulte seu contador para obter ajuda neste processo.
Observação
O IRS emite penalidades pelo não preenchimento dos formulários 1099 exigidos ou pelo não envio desses formulários aos destinatários no prazo. Além disso, você pode ser penalizado se o formulário 1099 contiver erros significativos não corrigidos, como NIFs ausentes ou incorretos.
E se você receber um 1099 incorreto?
Se você recebeu um formulário 1099-MISC ou 1099-NEC incorreto, notifique imediatamente o pagador para explicar o erro e solicitar um novo formulário. Se você não receber um novo 1099 antes do momento em que deverá apresentar sua declaração de imposto de renda, consulte um preparador de impostos licenciado para saber como lidar com o formulário incorreto.
Perguntas frequentes (FAQ)
Por quanto tempo as correções podem ser feitas em um 1099?
Os erros nos formulários fiscais devem sempre ser corrigidos o mais rápido possível, em parte porque o erro pode afetar a declaração fiscal do destinatário. Também há penalidades para o preenchimento de um formulário 1099 que inclua um NIF incorreto, que é um erro que deve ser corrigido imediatamente.
O IRS não define um prazo específico para a correção dos formulários fiscais, mas uma declaração fiscal alterada (Formulário 1040-X) deve ser apresentada no prazo de três anos após a data de apresentação da declaração original ou no prazo de dois anos após a data em que o imposto foi pago.
Como você envia um 1099 corrigido?
Depois de fazer correções em um ou mais formulários 1099, preencha um novo formulário 1099 para cada destinatário. Envie a cópia A e o formulário de transmissão corrigido (Formulário 1096) para o centro de processamento do IRS. Dê a cópia 2 e a cópia B ao destinatário. Guarde ambas as cópias da Cópia C (a incorreta e a corrigida) para seus registros comerciais.
Existem três centros de processamento de submissões designados 1.099 para estados específicos. Consulte a página 7 do documento de Instruções Gerais do IRS para saber para onde enviar seus formulários corrigidos.
