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Todas as empresas com funcionários devem apresentar um relatório W-2 todos os anos com informações sobre o pagamento total do funcionário e as retenções na fonte do ano. Se você tiver formulários W-2 para preencher relatórios anuais de salários dos funcionários, a maneira mais fácil de arquivá-los é online. Aqui está o que você precisa saber para enviar esses formulários por e-mail.
Principais conclusões
- Você deve apresentar formulários W-2 para todos os funcionários todos os anos à Administração da Previdência Social (SSA), até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal (31 de janeiro de 2022 para W-2s de 2021).
- Para registrar W-2s eletronicamente, registre-se no site Business Services Online (BSO) da SSA.
- Se você estiver registrando 100 ou mais 2021 W-2s, deverá registrá-los eletronicamente; você não pode enviar cópias em papel.
- Você não precisa preencher o formulário de transmissão W-3 com W-2s arquivados online.
O que é um formulário W-2?
Os formulários W-2 são usados para relatar salários e vencimentos de funcionários e retenção de impostos à Administração da Segurança Social (SSA). O W-2 é emitido pelo Internal Revenue Service (IRS). mas você arquiva esses formulários na SSA, que compartilha as informações com o IRS para fins de imposto de renda.
Você deve emitir um formulário W-2 para cada funcionário de quem reteve impostos FICA (Federal Insurance Contribution Act), que são impostos da Previdência Social e do Medicare, bem como impostos de renda federais, estaduais e locais. Você também deve emitir um formulário W-2 para qualquer pessoa que deveria ter retido o imposto de renda, mas não o fez por algum motivo (alguém que solicitou isenção de retenção na fonte, por exemplo).
O formulário W-2 inclui informações sobre
- Salários, gorjetas e outras compensações
- Imposto de renda federal retido
- Salários da Segurança Social e Medicare
- Imposto retido na fonte da Segurança Social e do Medicare
- Dicas de Segurança Social e Medicare retidas
Também inclui informações sobre salários e gorjetas estaduais e locais, e impostos retidos para cada um.
Qual é o prazo para os formulários W-2?
O prazo para enviar os formulários W-2 ao SSA é 31 de janeiro do ano seguinte, portanto, para os W-2 de 2021, o prazo é 31 de janeiro de 2022.A mudança foi feita em 2015 para ajudar a prevenir fraudes fiscais, e a data se aplica tanto a envios em papel quanto online. Seus registros serão considerados dentro do prazo se forem enviados até esta data.
Observação
Você também deve entregar os formulários W-2 aos funcionários até 31 de janeiro. É uma boa ideia entregar esses formulários aos seus funcionários no início de janeiro para que eles possam examiná-los e você possa fazer as correções, se necessário, antes do prazo.
Como faço para registrar W-2s online?
Você pode enviar formulários W-2 por e-mail on-line no site Business Services Online da SSA. É gratuito e seguro e é o método preferido pela SSA em vez do envio de registros em papel. Você deve primeiro se registrar no site BSO da Administração da Previdência Social, depois criar e salvar seus formulários W-2 usando um formato de arquivo especial e enviá-los no site.
O BSO oferece duas opções. Você pode criar até 50 desses formulários e imprimir cópias para distribuir aos seus funcionários. Ou, se você usar um software de folha de pagamento, poderá fazer upload de um relatório salarial para usar na geração dos formulários.
Você pode visualizar os arquivos carregados e ver relatórios de erros após o envio dos arquivos, incluindo incompatibilidades de nome e número de Seguro Social. Isso permite que você faça as correções necessárias.
Você também pode revisar o status do seu envio para ver se o arquivo foi aceito.
Quando enviar formulários W-3 com formulários W-2
W-3s são formulários de transmissão que devem acompanhar os W-2s se você arquivar cópias em papel. Eles resumem as informações de todos os formulários W-2 que você envia ao SSA. Se você enviar seus formulários W-2 por e-mail ao SSA on-line usando o portal BSO, ele gerará automaticamente seu formulário W-3, portanto, você não precisará arquivá-lo.
Quando você deve preencher formulários W-2 online
Em vigor a partir do ano fiscal de 2021, se você estiver registrando 100 ou mais ou mais Formulários W-2 durante um ano civil, você deve arquivá-los eletronicamente, a menos que o IRS lhe conceda uma isenção. Para anos fiscais após 2021, você deverá registrar on-line se sua empresa tiver 10 ou mais W-2s para registrar.
Poderá ser cobrada uma multa se você deixar de registrar eletronicamente quando necessário. Claro, você pode começar a preencher todos os W-2s online a qualquer momento para garantir que atende aos requisitos.
Os benefícios do preenchimento eletrônico dos formulários W-2
O arquivamento eletrônico economiza tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão. Você não precisa calcular e enviar um formulário de transmissão W-3 porque a Administração da Previdência Social irá gerar um W-3 automaticamente quando você enviar seus W-2s.
Você também pode enviar formulários W-2c (W-2 corrigidos) no site do BSO para corrigir um erro se cometer um erro em um ou mais formulários W-2 após o preenchimento.
Observação
Você também pode usar o site do BSO para verificar os números do Seguro Social para fins de relatórios salariais. O site oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e outras informações úteis para ajudá-lo a preencher esses formulários por e-mail.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como faço para registrar um W-2 corrigido online?
Para corrigir os formulários W-2 depois de preenchê-los, você precisará usar o Formulário W-2c (e W-3c se tiver preenchido um documento W-2). Você pode usar o formulário para corrigir os formulários do ano atual e dos anos anteriores. Você pode preencher este formulário através do site BSO da SSA.
O que acontece se você não registrar W-2s?
O IRS avalia penalidades para cada formulário não arquivado ou arquivado incorretamente. As penalidades dependem do prazo em que o formulário é preenchido na SSA ou entregue aos funcionários, e as penalidades variam dependendo do tamanho do seu negócio. As penalidades são muito mais altas se o IRS determinar que o empregador desconsiderou intencionalmente os requisitos de arquivamento.
Você pode considerar preencher um pedido de extensão e, em seguida, preencher os formulários o mais rápido possível para minimizar as penalidades.
