O que é uma subconta?

Um livro razão subsidiário, ou livro auxiliar, rastreia os detalhes de tipos específicos de transações e o que acontece em categorias específicas no plano de contas de uma empresa. Eles são somados e esse valor informa o razão geral.

Embora o razão geral possa ser suficiente para a manutenção financeira diária, os livros auxiliares detalhados são componentes cruciais de uma contabilidade precisa, especialmente para empresas com um grande volume de vendas. Os livros auxiliares ajudam a segmentar dados e transações em categorias gerenciáveis, que podem ser analisadas individualmente. A seguir, nos aprofundaremos em como funcionam as subcontas.

Definição e exemplos de subcontas

Um livro auxiliar contém detalhes de transações dentro de diferentes categorias no plano de contas de uma empresa. Essas transações detalhadas determinam um total do razão subsidiário, que então é retransmitido para o razão geral para fornecer um instantâneo financeiro maior de um negócio.

• Nome alternativo: razão subsidiária

Os diferentes tipos de contas e livros auxiliares necessários são determinados pelo negócio e pelo produto. Por exemplo, muitos tipos de empresas têm contas a receber (AR) e/ou contas a pagar (AP) em seu plano de contas. Ambos exigem que os livros auxiliares registrem os detalhes das transações dos clientes, a fim de rastrear o fluxo de dinheiro que entra e sai da empresa a crédito.

Como funcionam as subcontas

Embora uma empresa possa consultar um razão geral para obter uma visão geral financeira básica, os detalhes nos livros auxiliares são importantes quando se trata de analisar todas as transações em uma categoria específica. Ao segmentar diferentes tipos de transações, contadores, analistas e auditores podem ter uma visão mais granular de áreas de negócios específicas.

Somente as categorias com múltiplas transações exigem um livro-razão separado para registrar os detalhes. Quando se trata de contas a receber, por exemplo, é importante que cada transação seja registrada para rastrear o dinheiro devido por serviços prestados ou produtos vendidos a crédito. A subconta deve incluir:

• A data da transação
• O preço dos serviços prestados ou produtos vendidos
• Saúde Teu devido em caso de cobrança parcial do pagamento
• O nome do cliente
• As condições de pagamento, que geralmente são 30, 60 ou 90 dias
• Quaisquer notas relativas à transação

Essas informações devem ser registradas para cada transação. No final do período contábil, o subtotal do livro auxiliar de contas a receber é atualizado no razão geral, para que haja um instantâneo preciso do valor em dinheiro devido à empresa. Esse processo permite que o razão geral permaneça simplificado sem muitos detalhes desajeitados, mas esses detalhes registrados ainda fazem parte do histórico contábil da empresa.

À medida que uma empresa cresce, muitas vezes há indivíduos ou departamentos inteiros dedicados à supervisão, manutenção e análise de livros auxiliares, como contas a receber. Livros auxiliares importantes muitas vezes podem se tornar seu próprio ecossistema, formando uma base importante para o razão geral de uma empresa, bem como para relatórios financeiros maiores.

Tipos de subcontas

As empresas privadas podem escolher como estruturar seu plano de contas e, posteriormente, decidir quais livros auxiliares são importantes a serem incluídos. Por exemplo, um restaurante terá necessidades contábeis muito diferentes daquelas de um incorporador imobiliário. Os tipos comuns de subcontas incluem:

• Contas a pagar: este livro auxiliar detalha o que a empresa deve a fornecedores, vendedores ou empreiteiros, bem como o valor devido, as condições de pagamento e a data de vencimento.
• Contas a receber: este livro auxiliar detalha as transações entre a empresa e seus clientes, a fim de rastrear quanto é devido à primeira. Em empresas maiores, pode haver um departamento dedicado a manter essa subconta e cobrar o dinheiro dentro do prazo.
• Ativos fixos: Os ativos fixos de propriedade de uma empresa podem ser muito mais complicados do que um simples recibo de compra. Este importante livro auxiliar detalha coisas como depreciação, depreciação acumulada, vida útil, custo histórico, perdas ou ganhos não realizados e realizados e todas as outras informações relacionadas aos ativos tangíveis de longo prazo mantidos por uma empresa.
• Inventário: uma conta subsidiária de estoque detalha todas as informações sobre o estoque de propriedade de uma empresa, incluindo matérias-primas, fornecedores preferenciais, conversão em estoque acabado, movimentação e localização de estoque, retenções de clientes e relatórios de danos.
• Folha de pagamento: este livro auxiliar categoriza todas as informações e transações relacionadas ao pagamento de funcionários, incluindo salários, gorjetas, impostos sobre folha de pagamento e benefícios.
• Pesquisa e desenvolvimento (P&D): P&D é um livro auxiliar importante para empresas de qualquer tamanho. Mesmo as menores empresas podem precisar registrar múltiplas transações relacionadas à pesquisa de produtos, desenvolvimento de negócios ou cortejo de investidores.