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A maioria dos estados fez parceria com o IRS para permitir que os contribuintes apresentem suas declarações fiscais federais e estaduais juntas, ao mesmo tempo. Este programa é conhecido como arquivo eletrônico federal/estadual ou arquivo eletrônico modernizado (MeF).
O software de arquivamento eletrônico coloca seus dados de devolução federais e estaduais em pacotes separados quando você usa este programa. Os pacotes separados são então enviados simultaneamente ao Internal Revenue Service (IRS). O IRS atua como uma agência postal virtual para o estado participante, que recupera as declarações do estado do IRS e as processa.
Como usar o arquivo eletrônico federal/estadual
Os contribuintes podem utilizar o sistema de arquivo eletrônico federal/estadual por meio de preparadores de impostos pagos, como contadores públicos certificados (CPAs) ou agentes inscritos, desde que tenham sido aceitos como provedores de arquivo eletrônico pelo IRS e por seu estado. Você também pode usar software de preparação de impostos, como TurboTax, H&R Block ou Tax Slayer. Os fornecedores de software mais conceituados estão equipados para apresentar declarações estaduais e federais.
Observação
O software fiscal gratuito também pode ser usado para arquivar declarações federais e estaduais juntas em estados que participam do IRS Free File, mas o software Free File está disponível apenas para contribuintes com renda de US$ 73.000 ou menos por ano. Alguns fornecedores de software têm limites de renda ainda mais baixos.
Você não pode participar do arquivo eletrônico federal/estadual se preparar sua própria declaração de imposto de renda manualmente usando os formulários do IRS, que também são gratuitos e estão disponíveis online em Arquivo Gratuito. O IRS disponibiliza esses formulários para aqueles que não atendem ao limite de renda, mas eles próprios devem preparar suas declarações. Você poderá enviar o arquivo por e-mail se usar esses formulários, mas normalmente apenas sua declaração de imposto de renda federal.
Você pode verificar com o Departamento de Tributação do seu estado para ter certeza de que ele participa do programa MeF. A maioria o faz, e alguns podem oferecer seu próprio tipo de arquivamento eletrônico gratuito para residentes do estado. Por exemplo, Massachusetts oferece arquivamento eletrônico federal e estadual gratuito por meio do site 1040NOW.
Benefícios de arquivar simultaneamente
O principal benefício de preencher eletronicamente sua declaração federal e estadual em conjunto é a conveniência. Outros benefícios incluem:
- Processamento mais rápido: O IRS e os estados participantes podem processar devoluções de arquivos eletrônicos muito mais rapidamente do que devoluções em papel.
- Reembolsos mais rápidos: um processamento mais rápido significa que você receberá seu reembolso mais rapidamente, especialmente se solicitar um depósito direto.
- Precisão aprimorada: o software de preparação de impostos ajuda a eliminar erros, e o sistema de arquivo eletrônico também possui alguma detecção de erros integrada.
- Comprovante de arquivamento: você receberá uma notificação quando suas declarações federais e estaduais forem recebidas e aceitas.
Desvantagens do uso de arquivo eletrônico federal/estadual
O programa de arquivo eletrônico federal/estadual pode criar algumas complexidades se você tiver que pagar impostos federais e estaduais com suas declarações.
Observação
O software de arquivo eletrônico do IRS não permite combinar pagamentos federais e estaduais. Um pagamento separado deve ser feito ao estado usando os procedimentos normais de pagamento. Praticamente todos os estados estão configurados para aceitar débitos diretos de sua conta bancária, e muitas vezes também aceitam pagamentos com cartão de crédito.
Alguns estados podem não permitir que o sistema de arquivo eletrônico federal/estadual seja usado para declarações de impostos de não residentes ou residentes de parte do ano, mas essas desvantagens são, na verdade, apenas pequenos aborrecimentos. As vantagens do arquivamento eletrônico superam significativamente quaisquer desvantagens na maioria dos casos.
O arquivamento eletrônico é seguro?
Algumas pessoas podem se preocupar com a segurança de suas informações pessoais quando estão arquivando por e-mail. O IRS emprega muitos recursos de segurança, como vários firewalls, recursos antivírus e criptografia para garantir a segurança de suas informações pessoais quando você as transmite.
No entanto, isso não garante que você não será vítima de roubo de identidade no final do processo. O IRS oferece assistência se você achar que sofreu pessoalmente uma violação de dados.
Você pode preencher o Formulário 14039, a “Declaração de Roubo de Identidade”, com o IRS para alertá-los. Na verdade, você pode saber sobre a violação em primeiro lugar quando receber um aviso do IRS indicando que outra pessoa usou seu número de Seguro Social em uma declaração de imposto de renda apresentada.
Observação
A Federação de Administradores Fiscais compilou uma lista de informações de contato para o coordenador de arquivo eletrônico de cada estado, se você desejar detalhes sobre como fazer pagamentos de impostos e preencher sua declaração de imposto de renda separadamente do programa MeF.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como posso apresentar minha declaração de imposto de renda estadual depois de enviar minha declaração de imposto de renda federal por e-mail?
Se você já apresentou sua declaração de imposto de renda federal, pode ser necessário esperar que o IRS a aceite antes de poder apresentar sua declaração de imposto estadual, pois pode precisar de informações de sua declaração federal para arquivar sua declaração estadual. Você pode apresentar sua declaração de imposto de renda estadual em papel ou por meio do programa de arquivo eletrônico do seu estado, oferecido pela maioria dos estados. Você também pode apresentar sua declaração estadual por meio de um preparador de impostos ou software tributário.
Quanto custa enviar declarações fiscais federais e estaduais por e-mail?
Se sua renda bruta ajustada para o ano fiscal for de US$ 73.000 ou menos, você poderá registrar seus impostos federais gratuitamente por meio do programa IRS Free File. Você também poderá declarar seus impostos estaduais gratuitamente se atender aos requisitos de renda do programa do seu estado.Se você não for elegível para um programa de arquivo gratuito, poderá pagar uma taxa para que suas declarações fiscais sejam preparadas por um contador ou software. Esse preço dependerá da sua situação, mas o TurboTax afirma que as cobranças de arquivamento eletrônico incorridas ao usar um programa de software fiscal podem custar até cerca de US$ 25 para o ano fiscal de 2021.A taxa média para um preparador de impostos apresentar seu Formulário Federal 1040 (não detalhado) e declaração estadual foi de US$ 220 em 2020, de acordo com uma pesquisa da Sociedade Nacional de Renda e Taxas de Contadores.
Qual é o prazo para declarar impostos federais e estaduais por e-mail?
O prazo geral para declarações fiscais anuais é 15 de abril (embora seja transferido para o próximo dia útil se 15 de abril cair em um fim de semana ou feriado). Se você não deve impostos, as declarações fiscais apresentadas por e-mail são aceitas até novembro – a data exata muda a cada ano, mas é anunciada em outubro. Para registrar uma declaração dentro do prazo após 15 de abril, você deve preencher o Formulário 4868, Solicitação de extensão automática de prazo para apresentação da declaração de imposto de renda de pessoa física dos EUA até o prazo final de meados de abril.
