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As empresas que contratam empregados e não empregados devem fornecer-lhes informações fiscais de final de ano, com os formulários W-2 destinados aos empregados e os formulários 1099-NEC aos não empregados. Essas informações também devem ser arquivadas nos órgãos federais apropriados.
Este artigo fornece informações sobre os prazos desses formulários, o que fazer se precisar de uma prorrogação e as penalidades por não preencher os formulários dentro dos prazos.
Principais conclusões
- Os formulários W-2 do relatório de imposto de renda de final de ano para funcionários e 1099-NECs para não funcionários devem ser entregues aos destinatários até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
- 31 de janeiro também é o prazo para apresentação de W-2s à Administração da Segurança Social (SSA) e 1099-NECs ao Internal Revenue Service (IRS).
- Penalidades são aplicadas para cada formulário atrasado e por não preenchimento correto do formulário.
- Você pode obter uma extensão de depósito ao preencher um formulário W-2 ou 1099-NEC se puder mostrar circunstâncias excepcionais, mas não é automático.
Prazos para formulários W-2 e 1099
Os empregadores usam W-2 e 1099-NEC para relatar o rendimento tributável de empregados e não empregados no ano. O formulário W-2 reporta rendimentos, retenções, rendimentos tributáveis estaduais e outras informações à Administração da Segurança Social. O formulário 1099-NEC reporta pagamentos a não funcionários, incluindo contratados independentes, freelancers e profissionais, ao Internal Revenue Service (IRS).
31 de janeiro é geralmente o prazo para entrega do Formulário 1099-NEC a não funcionários e para entrega das Cópias B, C e 2 do Formulário W-2 aos funcionários.
31 de janeiro também é o prazo para apresentação dos formulários W-2 à Administração da Previdência Social (SSA) e dos formulários 1099 ao IRS.
O prazo exato pode mudar em um ano se o prazo cair em um fim de semana ou feriado. Neste caso, o prazo é a próxima data comercial. Por exemplo, se 31 de janeiro cair num domingo, o prazo será segunda-feira, 1º de fevereiro.
Observação
Não use o Formulário 1099-MISC do IRS para relatar pagamentos a não funcionários. Este formulário deixou de ser utilizado para esse efeito, a partir do ano fiscal de 2020.
Como registrar uma extensão W-2 ou 1099-NEC
Se você não conseguir cumprir o prazo de 31 de janeiro para os formulários W-2 ou 1099-NEC, deverá registrar um pedido de extensão. Existem processos separados para extensões de relatórios ao IRS/SSA e para extensões de fornecimento de formulários aos destinatários.
Extensão para arquivamento no IRS ou SSA
Sua empresa pode solicitar uma prorrogação de 30 dias para arquivar os Formulários W-2 e o Formulário 1099-NEC. Você deve enviar um pedido de extensão completo por escrito no Formulário 8809 do IRS até 31 de janeiro.
Você não pode obter uma extensão automática para preencher os formulários 1099-NEC e W-2, e não pode registrar o pedido de extensão eletronicamente. Para que seu pedido de prorrogação seja aprovado, ele deve ser assinado pela pessoa autorizada a assinar pela sua empresa e você deve atestar a necessidade de prorrogação. O IRS só concederá uma prorrogação do prazo para registrar o pedido em circunstâncias extraordinárias ou catástrofes.
As solicitações de extensão dos Formulários W-2 e 1099-NEC devem ser enviadas para:
Departamento do Tesouro
Centro de atendimento da receita interna
Ogden, UT 84201-0209
Extensão para fornecimento de formulários aos destinatários
Você pode solicitar uma extensão de até 30 dias para fornecer os formulários 1099-NEC ou W-2 aos destinatários. Envie uma carta por fax (não envie) até 31 de janeiro para:
Funcionamento dos Serviços Técnicos da Receita Federal
Aos cuidados de: Coordenador de Extensão de Tempo
Fax: 877-477-0572
Inclua seu nome de pagador, endereço e número de identificação fiscal. Indique o tipo de devolução para a qual você está solicitando uma prorrogação e que está enviando uma solicitação de fornecimento de extratos aos funcionários. Explique o motivo do atraso e peça ao seu agente autorizado para assinar o formulário.
Penalidades de arquivamento tardio para W-2s e 1099-NECs
Podem ser aplicadas penalidades pelo não preenchimento dos formulários W-2 ou 1099-NEC dentro do prazo ou pelo preenchimento de formulários incorretos ou incompletos. As penalidades são baseadas no atraso do formulário e são impostas por formulário, portanto, se você preencheu incorretamente 250 formulários W-2, pagará a multa por cada formulário.
Aqui estão algumas penalidades comuns:
- Não preencher formulários na data de vencimento
- Não incluir todas as informações necessárias ou incluir informações incorretas
- Relatórios com um número de identificação de contribuinte (TIN) incorreto ou ausente
Os formulários W-3 e 1096 são os formulários de resumo e transmissão que você deve usar ao preencher os formulários W-2 e 1099-NEC por correio. Você não precisa desses formulários se registrar eletronicamente, mas poderá ser penalizado por não preencher esses formulários de transmissão se enviar por correio.
Observação
Você pode evitar as penalidades se puder mostrar uma “causa razoável” para sua falha, mas não conte com a aceitação da sua desculpa pela SSA ou pelo IRS. As penalidades são maiores se sua falha for intencional ou se a agência puder provar que você desrespeitou intencionalmente a lei.
As exceções a essas penalidades incluem:
- O que o IRS chama de “erros ou omissões inconsequentes”
- Causa razoável, se você puder demonstrar que a falha foi devida a um evento fora do seu controle ou a “fatores atenuantes significativos”
Valores de penalidade
As penalidades são determinadas por retorno de informações (W-2 ou 1099-NEC). São US $ 50 para cada formulário preenchido com atraso, se você preencher corretamente dentro de 30 dias da data de vencimento. São $ 110 por formulário se você preencher corretamente mais de 30 dias após a data de vencimento, mas até 1º de agosto. Para o ano fiscal de 2021 (e 2022), isso aumenta para $ 280 por formulário se você preencher após 1º de agosto, se não registrar correções ou não arquivar os formulários. A multa por desrespeito intencional para o ano fiscal de 2021 é de US$ 560 para cada formulário.
As penalidades são menores para as pequenas empresas, aquelas com receitas brutas médias anuais de US$ 5 milhões ou menos nos três anos fiscais mais recentes. O valor da penalidade é baseado em quando você registra.
O resultado final
Os beneficiários dependem das informações dos formulários W-2 e 1099-NEC para preparar seus impostos, por isso é importante fornecer-lhes as informações dentro do prazo. Também é uma boa ideia entregar-lhes os formulários no início do mês para dar tempo de fazer alterações antes do prazo final de 31 de janeiro.
Se você descobrir que perdeu o prazo para apresentação ao IRS ou à Administração da Previdência Social, registre-se o mais rápido possível para reduzir multas e juros.
Você pode usar um serviço de processamento de folha de pagamento ou software de folha de pagamento on-line para preparar os formulários W-2 e 1099-NEC, mas usar um provedor de serviços de folha de pagamento não o isenta de sua responsabilidade de garantir que os formulários W-2 e 1099-NEC sejam preenchidos corretamente e dentro do prazo.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quem deve preencher os formulários 1099-NEC e W-2?
Qualquer empresa que tenha funcionários deve acompanhar seus rendimentos, juntamente com a retenção de imposto de renda federal e estadual, durante o ano e relatar esses valores ao funcionário e à Administração da Previdência Social usando o Formulário W-2 do IRS.
Se sua empresa contratar trabalhadores terceirizados ou você pagar prestadores de serviços, você deverá acompanhar seus pagamentos a eles. Em seguida, você deve relatar o total de pagamentos a cada contratante e ao IRS usando o Formulário 1099-NEC do IRS se tiver pago $ 600 ou mais durante o ano.
Para onde envio minha taxa de registro atrasado de 1099?
O IRS enviará a você um aviso de que você tem uma multa devida. Não há juros se você pagar integralmente dentro do prazo exigido. Você pode pagar online diretamente pelo site do IRS, da sua conta bancária ou usando um cartão de débito/crédito ou carteira digital (como PayPal, por exemplo). Pode haver cobranças de processamento para alguns tipos de pagamentos.
Você também pode pagar enviando um cheque ou ordem de pagamento ao IRS. Consulte as instruções no aviso do IRS para o endereço postal ou consulte este artigo sobre para onde enviar o saldo devido de impostos, com base no seu estado.
