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Os principais indicadores de desempenho, comumente conhecidos como KPIs, são as métricas de desempenho que as empresas usam para determinar se suas estratégias e planos estabelecidos são precisos na previsão do sucesso. Determinar quais KPIs precisam de monitoramento constante ajudará você a avaliar a eficiência das operações do seu negócio e sua lucratividade, pois os KPIs ajudam a identificar áreas para melhorar.
A seguir, examinaremos o que são indicadores-chave de desempenho, como eles são utilizados pelas empresas e como você, como proprietário de uma empresa, pode determinar quais KPIs são melhores para sua empresa.
O que são KPIs?
Um indicador-chave de desempenho, como lucro bruto ou receita, fornece uma maneira de medir o progresso de uma empresa em direção às metas estabelecidas. Cada KPI é voltado para uma atividade comercial específica. Embora os KPIs possam variar de setor para setor, eles ajudam os gerentes a identificar oportunidades ou possíveis problemas futuros. Se você estiver vendendo um widget, por exemplo, poderá usar KPIs para medir a eficiência da produção, o lucro das vendas e quantos clientes descobriram seu negócio por meio de seu site ou plataformas de mídia social.
Como proprietário de uma pequena empresa, você precisará estabelecer KPIs para medir vários aspectos de sua operação, pois eles fornecerão um foco para melhorias e as informações necessárias para a tomada de decisões acertadas. Os KPIs podem ajudá-lo a definir novas metas de negócios, uma vez que você distingue seus indicadores principais (elementos que podem levar ao sucesso futuro) dos indicadores atrasados (elementos que levaram a sucessos passados). Por exemplo, se você administra uma padaria, pode descobrir por meio de KPIs que o fornecedor que você utiliza há anos pode não ser mais sua melhor opção. Estes indicadores podem acompanhar uma vasta gama de elementos, incluindo qualidade, oportunidade, gestão, comportamento e desempenho, e utilização de recursos.
Como as empresas usam KPIs?
Os KPIs são geralmente categorizados como financeiros e não financeiros. Os KPIs financeiros incluem como sua empresa gerencia o fluxo de caixa, fontes de receita e crescimento, lucros e perdas e despesas gerais. Enquanto isso, os KPIs não financeiros são indicadores em outras áreas que podem afetar o desempenho financeiro, incluindo a frequência dos funcionários, o número de clientes potenciais, a experiência do cliente, o tráfego do site e o envolvimento nas mídias sociais. Alguns KPIs são específicos para um determinado setor, como tempos de espera de pacientes e taxas de erros de medicação para o setor de saúde.
Alguns especialistas em serviços financeiros aconselham as empresas a estruturar os seus KPIs em torno de prioridades estratégicas, como o fortalecimento das suas relações com as partes interessadas – especificamente funcionários, clientes e fornecedores.O que você está fornecendo aos seus stakeholders e o que está recebendo em troca? Como resultado, as medidas tradicionais, como as margens de lucro bruto, estão agora a ser substituídas por métricas não tradicionais, como as análises das redes sociais. Além disso, existe uma interconectividade que cria um negócio de sucesso: se os funcionários estão satisfeitos, tendem a ser mais produtivos, o que pode fazer com que os clientes recebam um melhor serviço e, por sua vez, aumentem as suas vendas.
Observação
Os KPIs podem medir o sucesso apenas parcialmente. É por isso que são chamados de “indicadores”. Devem ser gerenciáveis, relevantes e adaptáveis à evolução do seu negócio.
KPIs financeiros para impulsionar sua estratégia de negócios
Existem muitos tipos diferentes de KPIs, mas alguns podem ser de maior importância para proprietários de pequenas empresas.
Lucro bruto
Mesmo que os negócios possam ser bons, você determinou quanto está realmente ganhando em comparação com o que está gastando? Calcular seu lucro bruto pode ajudar a lhe dar uma resposta. Se você achar que seu lucro não é o que deveria ser para sustentar o negócio, determine o que você precisa fazer para cortar custos e aumentar suas margens.
Previsão de fluxo de caixa
Para descobrir se suas vendas e margens são precisas, determine quanto você ganha em um período selecionado (de preferência um ano orçamentário completo) e, em seguida, calcule o custo operacional no mesmo período. Você deve ver os altos e baixos de suas vendas e planejar compras, fazer contratações, etc. nos momentos mais oportunos.
Estoque bruto
Quantos produtos você vende por mês? O que você tem em estoque será suficiente para as próximas festas de fim de ano? E se você tiver uma desaceleração nas vendas? E se seus fornecedores não puderem fornecer o que você precisa? Acompanhe o valor do seu estoque e tenha um plano para reduzir a probabilidade de perda.
Análise de funil
Existe um processo pelo qual uma empresa converte clientes potenciais em clientes. Por exemplo, alguém pode visitar seu local de trabalho ou site por um período antes de realmente fazer uma compra. Com que eficiência sua empresa atrai novos clientes e quando os clientes em potencial optam por abandonar o processo (chamada taxa de desistência do funil)? Descobrir quando e por que os clientes abandonam o processo e resolver os problemas encontrados pode levar a mais satisfação do cliente e vendas.
Taxa de contas a pagar
Saber a quem você deve e quando deve pagá-los pode ser determinado calculando a taxa de contas a pagar. É importante saber quando as faturas vencem e os efeitos de fazer esses pagamentos no fluxo de caixa da sua empresa. Embora você possa cumprir plenamente suas obrigações, ter conhecimento das transações financeiras de sua empresa por meio da contabilidade evita surpresas.
Quota de mercado
A participação de mercado da sua empresa refere-se à porcentagem de produtos ou serviços que ela vendeu em seu respectivo setor. Qual é a sua posição de mercado no seu setor e quem são seus concorrentes mais próximos? Quando você conseguir responder a essas perguntas por meio de pesquisa e análise, crie uma previsão de vendas que inclua um plano para aumentar sua participação no mercado.
Observação
Se você ainda não tem certeza de quais KPIs funcionam melhor para você, empresas como a Rhythm Systems oferecem um guia de KPI gratuito.
Identificando seus próprios KPIs financeiros
Ao decidir quais KPIs você deve medir, é importante escolher indicadores personalizados de acordo com as necessidades exclusivas do seu negócio. Lembre-se de que os KPIs podem ajudar o proprietário a identificar pontos fracos ou problemas antes que se tornem sérios, portanto, esteja aberto para examinar todas as áreas da sua operação. Aqui estão algumas etapas principais:
- Identifique objetivos estratégicos e operacionais.
- Responda às seguintes perguntas:
- O que você deseja alcançar e por quê?
- Quais as melhores formas de analisar se o negócio está progredindo em direção às metas traçadas?
- O que pode ser ajustado para aumentar a probabilidade de cumprimento das metas?
- Quem será o responsável pelas diversas áreas de atuação?
- Como você saberá quando o negócio está tendo sucesso nas áreas que você está analisando?
- Com que frequência – semanal, mensal, anual – você analisará o progresso e fará os ajustes necessários?
3. Obtenha informações da equipe e das partes interessadas, se aplicável.
Os KPIs podem assumir várias formas, como a satisfação dos funcionários, o custo de aquisição de clientes, o número de referências e o tempo de entrega do serviço. Para evitar ficar sobrecarregado, concentre-se em estabelecer de oito a 12 com base em seu modelo de negócios e objetivos.
Por fim, depois de estabelecer os KPIs do seu negócio, compartilhe-os com sua equipe ou partes interessadas. Os funcionários devem ser conscientizados e participar plenamente na coleta das informações necessárias para medir o desempenho, para que todos na organização trabalhem em uníssono em direção a objetivos comuns.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quais KPIs são mais importantes?
Alguns KPIs que podem ser essenciais para o seu negócio incluem:
- Lucro bruto: É o dinheiro ganho após subtrair o custo de fabricação e venda de um produto ou os custos associados à prestação de um serviço.
- Crescimento da receita: Ao examinar como as vendas se desenvolvem durante um período de tempo selecionado, as empresas podem tomar conhecimento das tendências em seus setores. Identificar a causa raiz de quaisquer flutuações pode ser uma informação valiosa.
- Taxa de retenção de clientes: Se seu foco principal é atrair novos clientes, você pode estar negligenciando os benefícios de reter os existentes. A pesquisa mostrou que é mais barato manter seus clientes atuais do que atrair novos. Clientes satisfeitos também compram mais e indicam a amigos e familiares as empresas que amam.
Como você rastreia KPIs?
Antes de começar a monitorar KPIs, primeiro defina suas metas, defina seus KPIs e defina metas de KPI. Para começar a realmente rastrear KPIs, seu contador ou contador (ou você) pode configurar planilhas simples por meio do Excel ou Planilhas Google, ou utilizar software de painel como Tableau ou Grow, que pode fornecer rastreamento de métricas simples para integração mais avançada de terceiros e relatórios de KPI.
