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Os contratados independentes ajudam as empresas a atender às necessidades de pessoal de curto prazo e sazonais de maneira econômica, ajudando a evitar contratações e demissões cíclicas. Os contratantes independentes também são massivamente utilizados na economia actual para aceder a talentos em áreas de nicho ou para uma necessidade temporária de uma determinada especialização. Como não são considerados funcionários em tempo integral, muitas vezes são pagos por hora ou por projeto e não se qualificam para benefícios de empregados.
Se prestadores de serviços independentes trabalham para a sua pequena empresa, é importante compreender a diferenciação legal entre eles e os funcionários em tempo integral. Abaixo, encontre um detalhamento da papelada envolvida e as diretrizes a serem seguidas quando se trata de contratados independentes que trabalham para sua pequena empresa.
Contratante ou funcionário independente?
Existem muitas diferenças práticas e legais importantes entre um funcionário e um contratado independente. A responsabilidade de classificar corretamente um trabalhador recai exclusivamente sobre as empresas, por isso é fundamental acertar durante o processo de contratação. Abaixo, encontre um resumo das principais diferenças entre contratados e funcionários.
| Contratante Independente | Funcionário |
| A empresa não retém impostos sobre os salários pagos, deixando o contratante responsável por seus próprios impostos | A empresa retém imposto de renda, seguro social e Medicare sobre os salários pagos |
| A empresa não paga imposto de desemprego sobre os salários pagos a um empreiteiro | A empresa paga imposto de desemprego sobre os salários pagos a um funcionário |
| Os empreiteiros não são cobertos pelas leis trabalhistas e trabalhistas | Os funcionários são cobertos pelas leis trabalhistas e trabalhistas e têm direito a pagamento de horas extras, licença médica e compensação trabalhista |
| Os empreiteiros geralmente não têm direito a quaisquer benefícios | Os funcionários recebem benefícios como folga remunerada, seguro e planos de pensão |
| A empresa geralmente não pode controlar onde ou quando um contratado independente realiza o trabalho vinculado ao trabalho | A empresa tem o direito de controlar todos os aspectos comerciais do trabalho de um funcionário |
| Os empreiteiros não são pagos até que uma fatura seja recebida | Os funcionários são pagos regularmente |
| Os contratantes independentes recebem uma Declaração de Trabalho descrevendo suas responsabilidades, remuneração e duração do contrato; eles não são obrigados a manter a confidencialidade, a menos que um acordo de não divulgação seja assinado | Os funcionários devem assinar um contrato de trabalho para concluir o processo de contratação, que também pode incluir um acordo de não concorrência, acordo de não divulgação e assim por diante |
Observação
Existem penalidades envolvidas se você classificar incorretamente um contratado independente e um funcionário em tempo integral. Isso pode resultar em multas, honorários advocatícios e impostos retroativos sobre a folha de pagamento.
O Internal Revenue Service (IRS) e o Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) usam estruturas ligeiramente diferentes para distinguir funcionários de prestadores de serviços.
Geralmente, os empreiteiros tendem a trabalhar por projeto ou como freelance, ou por um período determinado de tempo, com possibilidade de prorrogação do contrato, enquanto o empregado é contratado permanente. O Departamento do Trabalho (DOL) também considera até que ponto a empresa controla as atividades relacionadas ao trabalho do trabalhador. Por exemplo, os funcionários se qualificam para reembolso de despesas relacionadas a atividades comerciais, como viagens. Os empreiteiros, por outro lado, utilizam as suas próprias ferramentas e materiais e não podem reclamar quaisquer despesas.
É assim que o IRS define a diferença: “A regra geral é que um indivíduo é um contratante independente se o pagador tiver o direito de controlar ou dirigir apenas o resultado do trabalho, e não o que será feito e como será feito.”
Finalmente, os funcionários precisam de considerar se o papel do trabalhador é parte integrante dos processos empresariais essenciais. Os empreiteiros normalmente se concentram em projetos específicos ou tarefas auxiliares que não impactam diretamente a continuidade dos negócios, enquanto os funcionários são uma parte fundamental das operações comerciais. Exemplos de funções comuns de contratantes independentes incluem escritores, profissionais de TI, contadores, músicos, designers, especialistas em marketing digital, especialistas em SEO e criadores de conteúdo de mídia social.
Observação
Se você estiver confuso sobre a classificação de um contratante independente, preencha e envie o Formulário SS-8 ao IRS. O IRS analisará e fará uma determinação oficial de classificação.
Formulários essenciais para contratação de empreiteiros independentes
Em termos de papelada, contratar um contratado independente é menos complicado do que contratar um funcionário em tempo integral. Existem três documentos principais que você precisa de um contratante independente: um formulário W-9, um contrato por escrito e documentação com informações de pagamento. No caso de uma auditoria do IRS, é importante manter documentação completa sobre seus contratantes independentes. Saiba mais sobre cada formulário que você precisa abaixo.
Formulário W-9
As empresas que pagam a contratados independentes US$ 600 ou mais em um determinado ano fiscal devem relatar essa compensação ao IRS.O primeiro passo após contratar um contratado independente é enviar-lhe uma cópia do Formulário W-9. Este formulário é usado para obter informações fiscais e financeiras do contratante. Depois de preenchido, o contratante deverá enviar o formulário de volta para você e sua empresa.
Observação
Empreiteiros e funcionários não devem enviar o Formulário W-9 ao IRS. Este formulário destina-se a fins internos de coleta de informações necessárias para o preenchimento do Formulário 1099-MISC. Os proprietários de empresas devem manter o formulário W-9 do contratante em arquivo por quatro anos após a contratação, caso surjam dúvidas no futuro.
Acordo ou Contrato de Trabalho
Um acordo de trabalho descreve a relação comercial entre um empreiteiro e um cliente. Este tipo de contrato escrito juridicamente vinculativo normalmente inclui:
- Escopo de trabalho, prazos e entregas
- Termos e duração do projeto ou serviço
- Detalhes de pagamento (incluindo depósitos ou outros detalhes de cobrança)
- Cláusulas de confidencialidade, não solicitação e resolução de disputas
O acordo protege ambas as partes, garantindo que o cliente receba o serviço solicitado e que o trabalhador seja pago de acordo com o acordo. Ter um contrato escrito é fundamental para fins contábeis e fiscais.
Observação
É importante adicionar uma seção no contrato de trabalho que estabeleça que o contratante não receberá benefícios dos empregados, como seguro saúde, seguro-desemprego, férias remuneradas, etc.
Informações e documentação de pagamento
Por conveniência, você pode pagar aos empreiteiros por meio da folha de pagamento usando depósito direto, da mesma forma que paga seus funcionários W-2 (em tempo integral). Para configurar um contratante em seu software de folha de pagamento, você precisará de informações do W-9, como SSN ou TIN, bem como informações bancárias (um número de roteamento e um número de conta normalmente serão suficientes).
Você também pode pagar aos contratados usando dinheiro, cheques, cartões de pagamento e cartões de débito pré-pagos. Não importa como você escolha pagar um contratante independente, as condições de pagamento – incluindo taxa de pagamento, método de pagamento e cronograma de pagamento – devem ser estabelecidas antecipadamente. Essas informações podem ser detalhadas no contrato de trabalho ou separadamente.
Observação
O uso de dinheiro como método de pagamento para contratados independentes não é recomendado porque não haverá um registro rastreável dos pagamentos em papel.
Determinar como você paga esses indivíduos depende de quantos você contrata, com que frequência você os paga e onde eles estão localizados para fins fiscais. As transferências bancárias são geralmente consideradas melhores para pagamentos únicos baseados em projetos, enquanto cheques ou depósitos diretos podem funcionar melhor para empreiteiros que são pagos semanalmente ou quinzenalmente para evitar taxas de transferência dispendiosas.
Formulário 1099-NEC
O formulário 1099-NEC é usado para relatar a remuneração de não funcionários. Embora não seja preenchido diretamente pelo próprio contratante, é importante ficar atento. Cada formulário vem com a Cópia A e a Cópia B. Como proprietário da empresa, você deve registrar a Cópia A no IRS e enviar a Cópia B ao contratante para seus próprios registros.
Observação
O prazo para envio do formulário 1099-NEC ao IRS e a todos os empreiteiros independentes contratados é 31 de janeiro do ano seguinte ao pagamento.
Para preencher o formulário, transfira as informações contidas no Formulário W-9 preenchido por seus contratados no momento da contratação. O 1099-NEC ajuda os empreiteiros a calcular quanto devem em impostos, ao mesmo tempo que permite ao IRS manter o controle dos empreiteiros para seus registros. A partir de 2021, os trabalhadores independentes pagam imposto sobre trabalho autônomo (a uma alíquota de 15,3%) mais imposto de renda.
Outros documentos que você pode querer
Acordos de Confidencialidade
Os consultores trabalham rotineiramente para concorrentes e estão envolvidos nos seus próprios esforços comerciais, pelo que não estão sujeitos às mesmas cláusulas de confidencialidade que os funcionários. Por causa disso, você pode querer escrever o seu próprio. Se um acordo válido for violado, você poderá processar por compensação monetária.
Acordos de não concorrência
Uma cláusula de não concorrência impede que um empreiteiro trabalhe com outro empregador durante o contrato e por um determinado período de tempo após o término do contrato. O acordo geralmente significa que o contratante não pode trabalhar para um concorrente ou trabalhar de forma independente exatamente na mesma área. Na maioria dos casos, é incomum que as empresas solicitem uma cláusula de não concorrência a um contratante independente.
Comprovante de Compensação Trabalhista
Os empreiteiros ou subempreiteiros gerais podem ser contratualmente obrigados a fornecer prova de compensação do trabalhador, que cobre despesas médicas associadas a uma lesão relacionada com o trabalho. Alguns estados exigem que as empresas forneçam cobertura de compensação trabalhista aos empreiteiros, bem como aos funcionários.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quais são os riscos envolvidos na contratação de prestadores de serviços independentes?
O principal risco de contratar um empreiteiro independente é a classificação incorreta. As penalidades do IRS incluem o reembolso de impostos (com juros), multas e até ações judiciais coletivas. Em alguns casos, a suspeita de classificação incorreta pode levar a uma auditoria do IRS.
Quais são os benefícios de contratar um empreiteiro independente?
A contratação de empreiteiros permite que as empresas atendam às necessidades de pessoal de curto prazo ou sazonais de maneira econômica. Os empreiteiros também são mais fáceis de integrar em termos de papelada e as empresas não são obrigadas a fornecer-lhes benefícios.
Posso contratar alguém como funcionário 1099?
Os contratantes independentes são frequentemente chamados de “funcionários 1.099” – embora este seja um nome impróprio, uma vez que os formulários 1.099 não se aplicam aos funcionários. Você deve decidir se contrata alguém como funcionário (com as responsabilidades associadas) ou mantém-no como contratado (e perde algum grau de controle).
