Como melhorar seu processo de contas a receber

Estabelecer uma estratégia eficaz de gerenciamento de contas a receber (A/R) é uma parte crucial da administração de um negócio de sucesso. Apesar disso, muitos proprietários de empresas não conseguem adotar uma abordagem metódica da situação e ficam pior com isso.

Melhorar e otimizar os processos de contas a receber traz muitos benefícios. Um processo de A/R simplificado e eficiente impacta positivamente o marketing, as vendas, o atendimento ao cliente e as operações gerais. Portanto, vale a pena dedicar tempo e esforço para melhorá-lo.

Por que otimizar contas a receber é importante

Como muitos proprietários de empresas, você pode não ver imediatamente os benefícios de otimizar seus processos de contas a receber. Mas fazer isso pode melhorar muitos aspectos do seu negócio. Evita que o capital existente seja desperdiçado, o que aumenta a liquidez. Por sua vez, uma empresa tem mais condições de reduzir a dívida, reduzir custos, financiar o crescimento e, em muitos casos, superar a concorrência.

Uma parte importante da otimização dos processos de contas a receber é começar cedo. Muitas vezes, as empresas estão tão empenhadas em realizar vendas que tratam as contas a receber como uma reflexão tardia. Iniciar o processo antecipadamente significa discutir questões como condições de pagamento nos estágios iniciais do relacionamento com o cliente. Conseguir a adesão de um novo cliente com pagamentos eletrônicos no início do processo é outro exemplo de abordagem proativa de A/R.

Armadilhas típicas de contas a receber

Os proprietários de empresas muitas vezes colocam as contas a receber em segundo plano; no entanto, práticas inadequadas de A/R causam uma série de problemas para as empresas. Desde a concessão de crédito a clientes não qualificados até a falha no acompanhamento de contas vencidas em tempo hábil, práticas inadequadas de A/R sugam tempo, dinheiro e produtividade de uma empresa.

Outros problemas comuns relacionados a contas a receber incluem aplicação e alocação inadequada de pagamentos em dinheiro, falha em prestar atenção à precisão das faturas e contas e falha na geração e uso adequado de relatórios para identificar possíveis problemas. Qualquer um desses e outros erros pode causar problemas de longo alcance, mesmo para empresas muito bem-sucedidas e lucrativas, por isso vale a pena tomar medidas para corrigi-los o mais rápido possível.

5 melhorias básicas no processamento de contas a receber

Otimizar os processos de contas a receber pode parecer assustador no início. No entanto, ao adoptar uma abordagem metódica à situação, poderá implementar mudanças que resultarão em melhorias bastante rápidas e dramáticas. As cinco atividades de negócios a seguir, quando devidamente otimizadas, melhorarão drasticamente o funcionamento geral do seu processo de contas a receber e, por sua vez, produzirão outros benefícios para o seu negócio como um todo.

Mantenha dados precisos do cliente

Centralizar o processo de dados mestre para garantir a precisão das contas e informações dos clientes é importante para estabelecer e manter um processo eficaz de contas a receber. Por exemplo, endereços imprecisos podem fazer com que as faturas sejam enviadas para o local errado, o que resulta em atrasos nos pagamentos. As contas dos clientes devem ser auditadas de forma consistente para verificar anomalias, como condições de pagamento incomuns ou inadequadas, limites de crédito, descontos e assim por diante. As alterações nos dados dos clientes devem ser devidamente documentadas e devem ser implementados controles para evitar que pessoas não autorizadas acessem ou editem esses dados.

Estabeleça um processo de aprovação de crédito claro e conciso

Muitas vezes as empresas adotam hábitos de crédito prejudiciais para aumentar as vendas. A concessão de crédito pode ser útil, mas deve ser estabelecido e seguido um processo para o fazer. Deve incluir instruções claras sobre quando e como avaliar e anular limites de crédito, quando suspender contas e como funciona o processo de inscrição. Devem ser realizadas revisões regulares do processo de aprovação de crédito à medida que as circunstâncias mudam.

Estabeleça um processo de cobrança eficaz

A cobrança e o faturamento dos clientes devem ser precisos e simplificados para serem eficazes. Erros em preços, unidades de medida e similares podem causar estragos. Além disso, as faturas devem ser criadas e enviadas em tempo hábil e a forma como são produzidas deve ser consistente e definida. Uma maneira de melhorar o faturamento e o faturamento é automatizá-lo tanto quanto possível. Use relatórios de exceção para identificar contas problemáticas. Se possível, crie um portal do cliente para transferir parte do trabalho para os clientes e, ao mesmo tempo, dar-lhes uma sensação de autonomia.

Aprimore o processo de solicitação de dinheiro

Ao chegar, os pagamentos devem ser aplicados corretamente. Devem ser aplicados ao cliente correto e às faturas apropriadas. Caso contrário, se surgirem disputas ou problemas posteriormente, será difícil tentar focar no problema inicial. Os pagamentos também devem ser aplicados rapidamente para garantir que, a qualquer momento, você saiba quais contas estão em dia e quais estão vencidas. Uma forma potencial de otimizar o processo é oferecer um número limitado de opções de pagamento para simplificar. Publique lançamentos contábeis manuais prontamente e muito antes das datas limite. Sempre que possível, evite despejar dinheiro em contas provisórias até ter tempo de descobrir para onde ele realmente deve ir.

Otimize o processo de cobrança

A otimização adequada das contas a receber torna muito mais fácil receber o pagamento de maneira oportuna e eficaz. Quando os pagamentos são aplicados corretamente, por exemplo, é fácil determinar quais contas correm o risco de entrar em inadimplência. Os esforços de recolha devem ser consistentes e metódicos. Deve ser estabelecido um processo claramente definido para a negociação de planos de pagamento para garantir que ele se encaixe nos objetivos gerais da empresa.

O resultado final

Você não precisa recomeçar do zero para melhorar e otimizar suas contas a receber. Você pode optar por assumir uma área de cada vez ou pode mergulhar a todo vapor e renovar tudo de uma vez. De qualquer forma, quaisquer medidas que você tomar para otimizar suas contas a receber terão um grande retorno no longo prazo.

Perguntas frequentes (FAQ)

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