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Pagar um contratado independente é diferente de pagar um funcionário. Aprenda as diferenças sobre pagamentos, contratos e impostos e muito mais para trabalhadores contratados que você contrata para sua empresa.
Principais conclusões
- Um contratante independente é um trabalhador ou prestador de serviços que não é contratado por uma empresa, mas atua em regime contratual.
- O IRS tem regras claras sobre a classificação de contratantes independentes e empregadores que os empregadores devem conhecer.
- Os contratantes independentes são responsáveis pelo pagamento dos seus próprios impostos trabalhistas (Segurança Social e Medicare, juntamente com o imposto de renda).
- As empresas contratantes devem relatar pagamentos superiores a US$ 600 ao IRS e ao contratante.
O que é um contratante independente?
Um contratante independente é um empresário independente que trabalha para uma empresa por contrato. Contratantes independentes incluem pessoas que oferecem serviços ao público em geral.
A regra geral é que alguém é autônomo se o pagador dessa pessoa tiver o direito de controlar e direcionar apenas o resultado do trabalho realizado e não como ele será realizado. Por exemplo, se sua empresa contratar um empreiteiro independente para instalar uma nova rede sem fio em seu local, você não poderá dizer a ele como fazer a instalação.
Observação
Os contratantes independentes são considerados trabalhadores independentes e devem pagar o imposto sobre o trabalho independente (imposto da Segurança Social/Medicare) sobre os seus rendimentos do trabalho independente.
O IRS tem várias maneiras de distinguir um trabalhador como contratado independente ou empregado, com base na quantidade de controle sobre o trabalho e no tempo do trabalhador. O tipo de trabalho realizado também influencia se o trabalhador é empregado ou contratado independente; por exemplo, um vendedor pode ser qualquer um dos dois. O IRS analisa as categorias gerais de controle comportamental, controle financeiro e a natureza do relacionamento.
Alguns estados têm testes adicionais e mais detalhados para determinar o status de contratante independente. Por exemplo, a Califórnia tem um teste ABC afirmando que o trabalhador é um contratante independente apenas se todas estas três condições forem atendidas:
- O trabalhador está isento do controlo e da direcção da entidade contratante no que diz respeito à execução da obra, tanto no âmbito do contrato de execução da obra como de facto.
- O trabalhador realiza trabalho que está fora do curso normal da atividade da entidade contratante.
- O trabalhador está habitualmente envolvido em um comércio, ocupação ou negócio estabelecido de forma independente, da mesma natureza do trabalho executado.
Observação
As regulamentações federais e estaduais presumem que um trabalhador é um empregado, a menos que se prove o contrário. Os reguladores analisam os casos e tomam decisões caso a caso.
Antes de contratar seu primeiro empreiteiro independente
Antes de começar a pagar um contratante independente, você precisará de vários documentos:
- Um Número de Identificação do Empregador (EIN), que é semelhante ao Número de Segurança Social de uma empresa, é exigido para a maioria das empresas, mesmo que você não tenha funcionários. Você pode solicitar e obter um número EIN online através do IRS.
- Um formulário W-9 (solicitação de número de identificação fiscal e certificação) assinado pelo trabalhador. Este formulário identifica o contratante (com um número de identificação de contribuinte) e fornece outras informações necessárias para concluir os pagamentos e submetê-los ao IRS.
- Uma candidatura ou currículo/CV do potencial contratante e
- Um contrato escrito que inclui condições de pagamento.
Para projetos, você pode querer uma proposta por escrito descrevendo o trabalho a ser realizado.
Opções para pagar um contratante independente
Um contratante independente recebe compensação de vários métodos, dependendo do acordo estabelecido entre sua empresa e o contratante:
- De hora em hora: Alguns empreiteiros são pagos por hora; por exemplo, um programador de computador pode ser pago pelas horas trabalhadas em tarefas de programação.
- Pelo trabalho: A outra alternativa de pagamento é pagar pelo trabalho realizado ou pelo trabalho. Por exemplo, um serviço de limpeza pode receber uma determinada quantia pela limpeza do seu escritório.
Observação
Um contrato verbal é tão válido quanto um contrato escrito, mas é sempre melhor obter os detalhes do pagamento por escrito, para evitar falhas de comunicação e dificuldade em provar o caso em uma ação judicial.
As leis estaduais determinam quando um contrato deve ser por escrito. Um requisito que pode se aplicar a você é que um contrato que se estenda por um ano seja escrito e não verbal.
Termos adicionais para adicionar a um acordo de pagamento
Além de descrever o tipo e o valor do pagamento, alguns outros termos importantes devem ser incluídos em um acordo de pagamento ou contrato escrito para um contratante independente.
- Qual forma de pagamento (taxa ou por hora)?
- Com que frequência é devido o pagamento?
- Qual é o valor?
- Existe um valor mínimo? Há momentos em que pagamentos adicionais precisam ser feitos?
- Quais são os “mensuráveis” ou marcos para pagamento? Por exemplo, um acordo de pagamento “por trabalho” geralmente inclui prazos específicos para partes do projeto. Cumprido o prazo, é liberado um valor específico de pagamento.
- Quais relatórios são devidos e quando?
- São permitidos subcontratantes (pessoas que trabalham para o contratante)?
- E se o trabalho não for feito no prazo?
- E se os pagamentos não forem feitos dentro do prazo?
- E se o trabalho não for aceitável?
Essas condições de pagamento são tão importantes quanto o valor do pagamento e devem ser decididas antes que a pessoa comece a trabalhar.
Retenção e deduções de pagamento do contratante
Na maioria dos casos, você não precisa reter o imposto da Previdência Social/Medicare (chamado imposto SECA) ou imposto de renda federal ou estadual sobre pagamentos a um contratante independente. O contratante é responsável pelo pagamento de seu próprio imposto de renda e imposto de trabalho autônomo.
Retenção sob regulamentos de retenção de reserva
Conforme mencionado acima, você precisa de um formulário W-9 para o contratante independente antes do início do trabalho. Em alguns casos, o número de identificação de contribuinte nesse formulário pode estar incorreto ou ausente. Nesses casos, você pode ser instruído pelo IRS a reter o imposto de renda federal dos pagamentos dessa pessoa. Isso é chamado de retenção de reserva.
Você deve reter impostos federais à taxa de retenção de segurança de 24%. Assim como acontece com um funcionário, leve o pagamento bruto à pessoa e multiplique por 0,24 para obter o imposto.
Observação
Você receberá um aviso de retenção de segurança do IRS quando a retenção de segurança for devida. Siga os requisitos exatamente como indicado.
Se você precisar reter impostos de um contratante independente sob uma ordem de retenção de reserva, também deverá pagar esses impostos ao IRS em intervalos regulares. A retenção na fonte deve ser informada ao IRS no Formulário 945, Declaração Anual de Imposto de Renda Federal Retido. O formulário 945 vence em 31 de janeiro do ano fiscal anterior.
Relatórios de pagamentos a contratantes independentes
Todos os anos, você deve reportar ao IRS os pagamentos a qualquer trabalhador contratado, caso tenha pago a essa pessoa US$ 600 ou mais durante o ano. A partir de 2020, você deverá usar um formulário 1099-NEC para este relatório. O vencimento é no final de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, 1099-NEC para 2022 vence em 31 de janeiro de 2023.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como posso relatar pagamentos para contratados independentes?
Os pagamentos a não funcionários são relatados no Formulário 1099-NEC do Internal Revenue Service (IRS). Não funcionários incluem freelancers, empreiteiros e profissionais que prestam serviços à sua empresa.
Quanto posso pagar a alguém sem 1099?
O limite para relatar pagamentos a um contratante independente é de US$ 600. Qualquer coisa acima disso deve ser relatada ao IRS usando o Formulário 1099-NEC. Isso se aplica a pagamentos por serviços prestados à sua empresa. Você não precisa relatar pagamentos de despesas pessoais.
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