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Muitos casais trabalham juntos em seus negócios e, às vezes, um dos cônjuges trabalha sem remuneração ou benefícios. Mas, se o seu cônjuge trabalha regularmente, você pode considerar colocá-lo na folha de pagamento como funcionário oficial por vários motivos. Existem algumas vantagens – e desvantagens – em classificar seu cônjuge como empregado.
Principais conclusões
- O IRS define seu cônjuge como empregado se estiver sob a direção e controle de você, o proprietário.
- Existem vários benefícios aos quais seu cônjuge pode ter acesso se for incluído na folha de pagamento como empregado.
- As desvantagens monetárias de contratar seu cônjuge como empregado são as mesmas de contratar qualquer outro funcionário.
Colocando seu cônjuge na folha de pagamento
Se você tem um cônjuge que deseja ajudar e tem dinheiro suficiente proveniente da empresa e de outras fontes, pode ser tentador fazer com que o cônjuge trabalhe na empresa, mas não como empregado.
Seu cônjuge também pode ser co-proprietário da empresa e pode receber dividendos (se a empresa for uma sociedade anônima) ou uma parte do lucro líquido de uma parceria ou LLC. Neste caso, se o seu cônjuge trabalha no dia a dia no negócio você pode decidir não pagar salário a essa pessoa além do dinheiro recebido como proprietário.
Observação
Se você e/ou seu cônjuge possuem mais de 2% de uma empresa S, alguns dos benefícios do “cônjuge como empregado” podem não estar disponíveis para você ou podem ser diferentes.
Funcionário ou Proprietário? Como o IRS vê isso
Se um de vocês controla o negócio e toma decisões gerenciais e o outro cônjuge está sob a direção e controle do outro, o IRS vê isso como uma relação empregador-empregado.
Mas se ambos têm voz igual no negócio, fornecem serviços “substancialmente iguais” à empresa e ambos contribuem com capital para o negócio, o IRS vê isto como uma parceria, e você deve pagar impostos como uma parceria, mesmo que não tenha um acordo formal de parceria.
Os benefícios que seu cônjuge pode obter como funcionário
Seu cônjuge pode obter certos benefícios quando incluídos na folha de pagamento, mas podem ter implicações fiscais para sua família ou empresa.
Crédito de Segurança Social para Cônjuges como Empregados
Se o seu cônjuge trabalhar na sua empresa sem remuneração, ele não acumula crédito para a Previdência Social. Mas contratar seu cônjuge como empregado significa que ele receberá créditos da Previdência Social para receber uma renda da Previdência Social na aposentadoria. Claro, isto também significa que o imposto FICA (Segurança Social/Medicare) será retido do salário do seu cônjuge e que a empresa também terá que contribuir para esta conta.
Cônjuge-empregado e impostos sobre folha de pagamento
Além de reter e pagar impostos FICA com base na renda de seu cônjuge, você também deve reter impostos de renda federais e (se aplicável) estaduais dos contracheques de seu cônjuge. Mas você não precisa pagar seguro-desemprego para seu cônjuge.
Benefícios de aposentadoria
Se sua empresa tiver um plano de aposentadoria (contribuição definida) qualificado pelo IRS, seu cônjuge/funcionário que trabalha poderá receber benefícios de aposentadoria. As contribuições anuais da sua empresa para o plano e outras adições (excluindo rendimentos) à conta de um participante não podem exceder o menor dos seguintes valores.
- 100% da remuneração do participante.
- US$ 61.000 em 2022.
Cobertura de seguro saúde para cônjuge/funcionários
Se a sua empresa oferece cobertura de seguro saúde aos funcionários, você pode achar mais barato cobrir seu cônjuge como funcionário, em vez de como dependente, sob sua cobertura como funcionário/proprietário.
O custo dos prêmios pagos pela empresa para o seguro saúde do seu cônjuge é dedutível para a empresa e os pagamentos da sua empresa não são considerados salários e não estão sujeitos à retenção na fonte da Previdência Social, Medicare ou imposto de renda federal.
Observação
Você também pode analisar o impacto da contratação de seu cônjuge no crédito fiscal de assistência médica disponível para pequenas empresas que pagam seguro saúde para funcionários.
Viagem de negócios com cônjuge/funcionários
Se o seu cônjuge/funcionário tiver um motivo legítimo para viajar com você em viagens de negócios, você poderá deduzir os custos de viagem do seu cônjuge como despesas de negócios, mas somente se:
- Seu cônjuge é um funcionário remunerado e
- Seu cônjuge tem um propósito comercial para estar na viagem.
Você deve ser capaz de justificar o motivo pelo qual seu cônjuge o acompanha em uma viagem de negócios como funcionário. O motivo deve estar relacionado à posição de seu cônjuge na empresa. “Guardar sua bagagem” não conta como motivo legítimo para seu cônjuge fazer esta viagem como funcionário, mas se seu cônjuge for o gerente de marketing e você estiver indo a uma feira comercial, isso pode ser legítimo.
Seguro de vida e outros benefícios para cônjuge/funcionários
Seu cônjuge/funcionário pode receber quaisquer benefícios concedidos a outros funcionários, incluindo seguro de vida fornecido pelo empregador. Os custos de prêmio de até US$ 50.000 de seguro de vida em grupo não são tributáveis aos funcionários e são dedutíveis como despesas comerciais.
Quais são as desvantagens de tratar meu cônjuge como funcionário?
O principal custo de tratar o cônjuge como empregado são os custos de qualquer empregado. Esses custos com funcionários incluem:
- custos de impostos trabalhistas, incluindo o valor do imposto FICA que deve ser pago pela sua empresa.
- custos de fornecimento de benefícios trabalhistas ao seu cônjuge, incluindo custos para colocar um funcionário cônjuge no plano de saúde da empresa.
Observação
Assim como acontece com qualquer outro funcionário, os custos acima são dedutíveis como despesas comerciais da empresa.
Se sua empresa for uma corporação, considere a diferença entre sua faixa de imposto pessoal e a faixa de imposto corporativo ao avaliar o efeito da contratação de seu cônjuge como empregado. Em outras palavras, observe a diferença entre a renda de seu cônjuge como empregado e os custos de contratação e pagamento para a empresa.
Uma desvantagem potencial também pode ser os problemas que surgem em caso de divórcio. Se o seu cônjuge estiver trabalhando na sua empresa e você decidir se divorciar, verifique com seu consultor tributário e advogado sobre possíveis problemas que possam precisar ser resolvidos.
Tratar seu cônjuge-funcionário como outros funcionários
Se você decidir colocar seu cônjuge na folha de pagamento como empregado, deverá tratá-lo como empregado em todos os sentidos:
- Dê ao seu cônjuge um título e um salário adequado para esse título.
- Peça ao seu cônjuge que preencha todos os formulários de nova contratação e autorizações de folha de pagamento exigidos, da mesma forma que qualquer outro novo funcionário. Leia mais sobre os formulários de nova contratação que você deve preencher para seu cônjuge.
- Faça todas as deduções e retenções exigidas do salário de seu cônjuge, incluindo retenção de imposto de renda federal e deduções do FICA.
- Inclua seu cônjuge/funcionário em todas as coberturas de benefícios oferecidas a outros funcionários.
- Você deve ser capaz de provar que seu cônjuge está realmente fazendo o trabalho pelo qual está sendo pago.
- Se seu cônjuge também for dirigente ou proprietário de sua empresa, mantenha as obrigações salariais separadas de quaisquer atividades de propriedade.
Isenção de responsabilidade:Este artigo tem como objetivo fornecer informações gerais e não como aconselhamento fiscal ou jurídico. Cada situação é diferente e as leis fiscais mudam. Antes de contratar seu cônjuge como empregado, discuta sua situação específica com seus consultores fiscais e jurídicos.
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