Como configurar seu negócio como uma entidade separada

A definição de entidade separada é fácil de entender, mas, como dizem, o diabo está nos detalhes. Uma entidade separada é uma empresa separada legal e financeiramente de seu proprietário ou proprietários.

Em termos de negócios diários, uma entidade separada opera separadamente do proprietário, com uma conta bancária e transações separadas, comprando e vendendo produtos ou serviços ou ambos, e recebendo e pagando o seu próprio dinheiro. Tudo o que é feito pela entidade empresarial é separado do que é feito pelo(s) proprietário(s) individual(is).

Por que devo tornar minha empresa uma entidade separada?

Você pode abrir legalmente qualquer tipo de negócio, mas o principal motivo para abrir uma entidade separada é separar a responsabilidade da empresa da responsabilidade do(s) proprietário(s) individual(ais). Uma empresa ou indivíduo pode ser responsabilizado por dívidas e também por ações judiciais por negligência ou ações ilegais.

Contabilidade para entidades comerciais separadas

Os conceitos de contabilidade empresarial operam com base no princípio de uma entidade empresarial separada do (s) proprietário (s) como entidades pessoais. Por exemplo:

• Se o proprietário de uma empresa emprestar ou investir dinheiro no negócio, isso será registrado como um empréstimo ou capital de uma fonte externa.
• se uma empresa possui um prédio e o proprietário deseja alugar um espaço de escritório nesse prédio, ele deve pagar o aluguel como qualquer outra pessoa e registrar o aluguel como receita da empresa.

A contabilização de cada negócio como uma entidade separada é necessária para:

• Meça o desempenho do negócio, em termos de lucro e fluxo de caixa
• Auditoria de registros comerciais
• Tributar cada entidade empresarial separadamente
• Compare registros financeiros com outras empresas do setor

Benefícios legais e de responsabilidade de uma entidade separada

O conceito de proteção de responsabilidade é importante porque a maioria das pessoas não pode arcar com a maior responsabilidade incorrida por uma empresa.

O conceito de entidade separada pode ser encontrado no termo “escudo corporativo” ou “véu corporativo”, significando que a corporação (ou outra entidade separada) está protegida de responsabilidades. Se a empresa for uma entidade separada, esse escudo ou véu não poderá ser perfurado. Este conceito se aplica em diversas situações, incluindo:

• Os reclamantes não podem responsabilizar pessoalmente os acionistas pelas ações da corporação.
• Os credores não podem tomar medidas contra proprietários de empresas que sejam entidades separadas.
• As empresas não podem misturar bens pessoais e empresariais.

Por exemplo, você pode limitar a responsabilidade adquirindo proteção de seguro de responsabilidade civil, mas por que você, como indivíduo, deveria pagar por um seguro de responsabilidade civil de sua empresa? Se você não tiver sua empresa configurada como uma entidade separada, precisará de muito mais proteção de responsabilidade pessoal, a um custo mais elevado.

Alguns exemplos:

• Se a sua empresa fabrica e vende produtos, há responsabilidade pelo produto envolvida se um cliente se machucar ou ficar doente por usar um produto.
• Se a sua empresa tiver funcionários, haverá responsabilidade por todos os tipos de ações judiciais, incluindo reclamações de discriminação e assédio, além de lesões e acidentes com funcionários.

Se você não mantiver a entidade separada claramente separada, você poderá ser pessoalmente responsável por quaisquer ações judiciais ou julgamentos contra a empresa. Isso pode significar falência pessoal ou venda de seus bens pessoais para pagar ações judiciais.

Que tipos de negócios são entidades separadas?

Todos os tipos de negócios, exceto empresas individuais, devem registrar-se em um estado para fazer negócios. O registro estadual não significa que a empresa seja uma entidade separada.

A corporation is a separate entity. The business registers with a state and keeps its business separate through its transactions and ownership documents. All types of corporations (including S corporations, professional corporations, and professional service corporations) are separate entities.

Uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) também é uma entidade separada porque os proprietários da LLC (chamados membros) têm sua responsabilidade limitada à sua contribuição para o negócio.

As parcerias podem ser entidades separadas e ter responsabilidade limitada, dependendo do tipo de parceria escolhido. Numa sociedade em nome coletivo, cada um dos sócios é pessoalmente responsável pelas dívidas e ações judiciais contra a sociedade. Porém, alguns tipos específicos de parcerias são designados como de responsabilidade limitada e são entidades separadas. Você pode formar uma sociedade limitada ou sociedade de responsabilidade limitada (LLP) como uma entidade separada.

Uma empresa de proprietário único não é uma entidade separada. A empresa de único proprietário é uma pessoa, e essa pessoa e a empresa são consideradas em conjunto. As dívidas e responsabilidades legais recaem sobre a empresa e o indivíduo.

Como mantenho minha entidade comercial separada?

Mesmo que você tenha criado seu negócio registrando-o em seu estado, isso é apenas o começo. O negócio deve ser administrado no dia a dia, de modo que seja completamente óbvio para o IRS e para o sistema jurídico que o negócio é uma entidade separada.

Existem algumas maneiras de configurar a manutenção de registros comerciais, contabilidade e outros processos para que fiquem separados de suas transações pessoais.

As primeiras coisas de que você precisa são uma conta corrente comercial separada e um número de identificação fiscal comercial denominado Número de identificação do funcionário (EIN). Esse número é como o número do seguro social de uma empresa. É fácil solicitar um EIN online.

Em seguida, certifique-se de que todas as transações entre você e a empresa estabeleçam sua empresa como uma entidade separada.

Qualquer dinheiro que você retirar ou colocar no negócio deve ter documentação por escrito:

• Se você pagar a si mesmo com o negócio, deverá ser como sorteio do proprietário, com cheque comercial.
• Se você paga a si mesmo como funcionário, use o mesmo processo e documentos de pagamento que para outros funcionários, incluindo retenção na fonte e pagamento de impostos trabalhistas.

• Se você investir dinheiro no negócio, deverá ser como empréstimo (com documentos de empréstimo) ou como investimento (com certificados de ações e outra documentação apropriada). Você também deve efetuar todos os pagamentos de dividendos como faria com outros acionistas.
• Mantenha os pagamentos de impostos comerciais e pessoais separados. Por exemplo, pague pela preparação do imposto de renda de sua empresa e de pessoa física com cheques separados, mesmo que ambos estejam em sua declaração pessoal.
• Se você ou outro proprietário possuir quaisquer ativos (como um edifício ou um veículo) que sejam usados ​​por esta empresa, você precisará registrar os pagamentos da mesma forma que qualquer outra entidade separada. Por exemplo, se a empresa estiver alugando um espaço em um prédio de sua propriedade, certifique-se de que os pagamentos mensais do aluguel sejam registrados para mostrar as despesas para a empresa e a receita para sua conta bancária pessoal ou outra conta separada desta empresa.

Conclusão

O conceito de uma entidade separada é importante, por isso certifique-se de criar um bom sistema de contabilidade e de usar o sistema para fins de manutenção de registros e no caso de uma auditoria.

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