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Como proprietário de uma pequena empresa, uma de suas responsabilidades mais importantes em relação à folha de pagamento é garantir que os impostos federais sobre a folha de pagamento sejam depositados de acordo com os requisitos do IRS.
O processo de folha de pagamento inclui:
- Cálculo e preparação de contracheques
- Contabilização de valores retidos desses contracheques
- Fazendo depósitos de impostos retidos de contracheques
- Relatórios sobre impostos retidos e depósitos feitos
Este artigo fornece os princípios básicos da parte de depósito deste processo.
Principais conclusões
- O momento dos depósitos de impostos sobre a folha de pagamento depende do tamanho da folha de pagamento da sua empresa com base nas informações do Formulário 941 do IRS, a declaração trimestral de salários e impostos.
- Sua programação de depósitos pode ser semestral se você tiver uma folha de pagamento maior ou mensalmente se tiver uma folha de pagamento menor.
- Você deve fazer depósitos usando um sistema de transferência eletrônica de fundos aprovado pelo IRS, a menos que o imposto devido no trimestre seja inferior a US$ 2.500.
O que são impostos sobre a folha de pagamento?
Primeiro, vamos definir o que significa “impostos sobre a folha de pagamento”. São os impostos que você deve pagar sobre sua folha de pagamento (os valores que você paga aos funcionários pelo trabalho que realizaram). Os impostos sobre a folha de pagamento são informados e pagos por meio do Formulário 941 do IRS, o relatório trimestral de salários e impostos exigido para todos os empregadores.Esses impostos são:
- Imposto de renda federal (FIT): são impostos que você retém dos contracheques de seus funcionários. O FIT paga despesas federais como defesa, educação, transporte, energia e meio ambiente, bem como juros da dívida federal.
- Impostos FICA (impostos de Segurança Social e Medicare): são os impostos que você retém dos funcionários e o valor correspondente que você reservou para ser pago pela sua empresa. FICA significa Lei Federal de Contribuições de Seguros.
Observação
O IRS usa o termo “impostos sobre o emprego” para se referir aos impostos federais sobre a renda, aos impostos FICA e aos impostos federais sobre o desemprego (FUTA). Os empregadores pagam e reportam os impostos FUTA separadamente dos impostos sobre a folha de pagamento – você não retém esse imposto do pagamento dos funcionários.
Como o IRS determina as datas de depósito do imposto sobre a folha de pagamento
Você não pode depositar impostos sobre a folha de pagamento quando quiser. Sua programação e frequência são baseadas em um período de retrospectiva. Aqui estão as etapas para encontrar as datas corretas de depósito em folha de pagamento para sua empresa:
Encontre o período de retrospectiva: o período de lookback é o período que você usa para determinar se você deposita impostos mensalmente ou semestralmente. Sua responsabilidade fiscal durante o período de retrospectiva determina qual cronograma você deve seguir. O período de retrospectiva, se você estiver usando o Formulário 941, começa em 1º de julho de um ano civil e vai até 30 de junho do ano civil seguinte.
Observação
O período retrospectivo para 2023 seria o período de 12 meses que termina em 30 de junho de 2022.
Encontre o valor de sua obrigação fiscal total durante o período de retrospectiva: A melhor maneira de encontrar os valores dos impostos sobre a folha de pagamento pagos durante o período de retrospectiva é consultar o formulário 941 (declaração trimestral de salários e impostos) para cada trimestre durante o período de retrospectiva.
Vá para a Linha 12 (total de impostos após ajustes e créditos).
- Se você relatou US$ 50.000 ou menos em impostos para o período de retrospectiva, você é um depositante programado mensalmente.
- Se você relatou mais de $ 50.000, você é um depositante programado semestralmente.
- Se você é um novo empregador e não tinha funcionários durante o período de retrospectiva, você é um depositante mensal durante o primeiro ano civil do seu negócio.
Datas de vencimento do depósito do imposto sobre a folha de pagamento
Os depósitos mensais devem ser feitos até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que você pagou aos funcionários. Por exemplo, se você pagou aos funcionários em julho, deverá fazer um depósito até 15 de agosto.
As datas de vencimento dos depósitos semestrais são determinadas pelo dia de pagamento:
- Se o dia de pagamento cair no sábado, domingo, segunda ou terça-feira, deposite os impostos até a sexta-feira seguinte.
- Se o dia de pagamento cair na quarta, quinta ou sexta-feira, deposite os impostos até a quarta-feira seguinte.
Existe uma regra especial para grandes valores de impostos devidos, chamada regra de depósito no dia seguinte. Se a sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento for de US$ 100.000 ou mais, você deverá depositar os impostos no dia seguinte após ter acumulado esse passivo e deverá continuar a fazer depósitos no dia seguinte durante o resto do ano e no ano seguinte.
Penalidades de depósito em folha de pagamento
Você deve depositar 100% do imposto devido na data de vencimento ou antes dela. Você pode ser penalizado se depositar menos do que o valor exigido ou se enviar esses pagamentos pelo correio em vez de usar um sistema de depósito eletrônico aprovado.
Não há penalidade para erros de depósito se eles não excederem US$ 100 ou 2% do valor dos impostos trabalhistas que devem ser depositados. Você deve compensar o Saude Teu em um dia de maquiagem pré-definido para evitar maiores penalidades.
Como fazer depósitos fiscais federais sobre folha de pagamento
Você pode pagar com o Formulário 941 se sua obrigação fiscal total no trimestre for inferior a US$ 2.500. Em todas as outras situações, você deve depositar eletronicamente usando o sistema online EFTPS do IRS ou outro método eletrônico aprovado pelo IRS.
Serviços de folha de pagamento e software de folha de pagamento
Se todo esse trabalho parecer árduo, considere um serviço de folha de pagamento ou um software de folha de pagamento. Um serviço de folha de pagamento é uma empresa externa que assume todas as funções da folha de pagamento, incluindo o envio de relatórios e pagamentos no vencimento, tanto para impostos federais quanto estaduais sobre a folha de pagamento.
O software de folha de pagamento pode ajudá-lo com todos os detalhes e fazer os depósitos para você conectando-se à sua conta de folha de pagamento. Certifique-se de que o software possa lembrá-lo do vencimento dos pagamentos.
Observação
Ter um software de folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento não permite que você conheça suas responsabilidades fiscais com o IRS. Você ainda precisa estar ciente de quais relatórios e pagamentos são devidos e quando.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como faço depósitos de impostos federais sobre a folha de pagamento?
Você deve fazer depósitos de impostos sobre a folha de pagamento por transferência eletrônica de fundos (TEF). Você não pode enviar um cheque ao IRS para esses depósitos. A maioria das empresas usa o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais do IRS (EFTPS).
Você precisará se inscrever no sistema para começar a fazer depósitos. Se não quiser usar EFTPS, você poderá trabalhar com sua instituição financeira, seu serviço de folha de pagamento ou outro serviço confiável para fazer seus depósitos de impostos sobre a folha de pagamento.
Para onde envio meu pagamento 941?
Você poderá enviar seu depósito de imposto sobre a folha de pagamento por correio se o total de impostos devidos for inferior a US$ 2.500 no trimestre atual ou anterior e você não tiver US$ 100.000 em impostos em nenhum dia durante o período de depósito. O endereço postal do IRS depende do estado onde sua empresa está localizada. Consulte as instruções do Formulário 941 (página 8) para obter uma lista desses endereços.
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