Guia do empregador para dicas para funcionários

Os empregadores nos setores de serviços têm uma situação salarial e fiscal única porque seus funcionários geralmente recebem gorjetas. O cliente que dá a gorjeta e a pessoa que recebe a gorjeta estão ambos envolvidos na transação. Portanto, você precisa saber como lidar adequadamente com os impostos e o pagamento desse dinheiro se tiver uma empresa na qual seus funcionários recebem gorjetas.  

Como faço para relatar e pagar impostos sobre gorjetas de funcionários?

Você deve primeiro coletar relatórios de receitas de gorjetas de funcionários, de transações com cartão e de outras fontes. Inclua todas as receitas de gorjetas nos pagamentos de salários do funcionário para cada folha de pagamento.

Você deve reter imposto de renda e impostos FICA sobre renda de gorjetas no cálculo dos pagamentos de salários. Você também deve pagar ao seu empregador a parte dos impostos FICA sobre a renda de gorjetas. A renda de gorjetas também está sujeita ao limite máximo da Previdência Social e ao imposto adicional do Medicare. 

Você deve incluir a renda de gorjetas e retenção de funcionários em todos os seus relatórios de imposto sobre a folha de pagamento: Formulário 941, o relatório fiscal trimestral, e Formulário 940, o relatório anual de imposto de desemprego. Faça depósitos de impostos sobre a folha de pagamento conforme exigido na retenção de gorjetas e impostos FICA.

Como faço para obter um crédito de gorjeta?

O Fair Labor Standards Act permite que você, como empregador, receba um crédito pela diferença entre o valor que você paga ao funcionário (um mínimo de US$ 2,13 por hora) e o valor do salário mínimo (US$ 7,25 por hora em agosto de 2022).O crédito máximo de gorjeta seria, portanto, de US$ 5,12 por hora. Esse crédito basicamente permite que você pague ao funcionário menos que o salário mínimo, considerando suas gorjetas como salário.

Você deve fornecer as seguintes informações aos funcionários antes de usar o crédito de gorjeta:

• O valor do salário em dinheiro que você está pagando ao funcionário que recebe gorjeta (pelo menos US$ 2,13 por hora)
• O extra que você reivindica como crédito de gorjeta (não mais do que US$ 5,12 por hora)
• Que o crédito de gorjeta reivindicado pela sua empresa não pode exceder a quantidade de gorjetas realmente recebidas pelo funcionário que recebeu a gorjeta
• Que o funcionário guarde todas as gorjetas, exceto aquelas em um acordo válido de agrupamento de gorjetas, limitado aos funcionários que recebem gorjetas habitual e regularmente, e
• Que o crédito de gorjeta não se aplicará a nenhum funcionário que receba gorjeta, a menos que esse funcionário tenha sido informado dessas disposições de crédito de gorjeta

Você deve pagar aos seus funcionários que recebem gorjetas pelo menos o salário mínimo de US$ 7,25 e permitir que eles mantenham todas as gorjetas recebidas se você não lhes fornecer essas informações.

E se o funcionário não me informar a renda das gorjetas? 

É responsabilidade do funcionário informar a receita de gorjetas a você e ao IRS. Você não é responsável pela parcela do empregador nos impostos FICA até que o aviso e a exigência dos impostos sejam feitos a você pelo IRS.

Como faço para creditar dicas em cartões?

Você deve fornecer o valor da gorjeta ao funcionário quando as gorjetas estiverem incluídas nos pagamentos com cartão de crédito ou débito. A menos que seja proibido por lei estadual, você pode reduzir a gorjeta no valor da taxa de transação cobrada por uma administradora de cartão de crédito. Por exemplo, você pode dar ao funcionário US$ 4,85 (a gorjeta menos a taxa de transação) se a taxa de transação do cartão de crédito for de 3% e a gorjeta do funcionário for de US$ 5.

Mas o Departamento do Trabalho afirma que esta redução não pode reduzir o salário do empregado para menos do que o salário mínimo, e você deve reembolsar o empregado no próximo dia de pagamento. Você não pode esperar até receber o reembolso da administradora do cartão de crédito. 

Como a renda das gorjetas afeta o salário total de um funcionário? 

Todos os funcionários devem receber pelo menos o salário mínimo, incluindo gorjetas. Você não tem permissão para usar gorjetas de funcionários, exceto como crédito no salário mínimo. Mas você pode usar o valor da gorjeta para compensar o que o Departamento do Trabalho chama de “salário em dinheiro exigido”, que é de US$ 2,13. Presume-se que a diferença entre o salário em dinheiro exigido e o salário mínimo de US$ 7,25 em 2022 seja compensada por gorjetas. 

Como funciona o salário em dinheiro exigido

Você deve primeiro pagar a um funcionário que recebeu gorjeta pelo menos US$ 2,13 por hora antes que as gorjetas sejam contadas. Em seguida, as gorjetas dos funcionários são relatadas a você pelo funcionário. Os R$ 2,13 mais as gorjetas informadas pelo funcionário devem equivaler a pelo menos um salário mínimo. Você deverá compensar a diferença se os dois valores não forem iguais ao salário mínimo.   

Alguns estados têm salários mínimos diferentes para funcionários que recebem gorjetas. Alguns exigem que os funcionários recebam o salário mínimo integral antes das gorjetas, enquanto outros estados têm um salário mínimo exigido mais alto do que o valor federal. Você deve usar o valor do salário mínimo estadual se a lei estadual de salário mínimo exigir um valor maior do que o valor federal.

Qual a diferença entre as gorjetas e as taxas de serviço?

Gorjetas são quantias discricionárias dadas a alguém pelo serviço. Dar gorjetas é um costume nos EUA, mas seu uso varia em todo o mundo. Os funcionários de serviços recebem salários grandes o suficiente para que as gorjetas não sejam comumente usadas na maioria dos países europeus.

Um pagamento é considerado uma “gorjeta” se quatro condições forem atendidas: 

• O pagamento deve ser feito de livre vontade do doador. Não é obrigatório ou coagido.
• O cliente deve ter o direito de determinar o valor.
• O pagamento não deve ser negociado ou ditado pelo empregador.
• O cliente tem o direito de determinar quem recebe o pagamento.

Não é uma gorjeta se um restaurante adicionar um valor de gorjeta ao preço da refeição, como faria para grandes festas. Esta é uma taxa de serviço. Uma taxa de serviço é um valor obrigatório. Não importa como a empresa o chama.

Alguns exemplos de taxa de serviço incluem:

• Uma taxa para um evento de banquete
• Taxas de serviço de quarto de hotel
• Taxas de serviço de garrafas em casas noturnas ou restaurantes

De que forma os funcionários recebem gorjetas?

Os trabalhadores costumam receber gorjetas em dinheiro,como dinheiro extra em um pagamento a um motorista de táxi que foi instruído a “ficar com o troco” ou uma quantia deixada na mesa de um restaurante. Uma gorjeta é mais comumente incluída em uma transação com cartão de débito ou crédito, como em um restaurante.

As gorjetas podem ser divididas ou agrupadas por vários funcionários. Você pode ter visto um pote de gorjetas em um lava-rápido. Você provavelmente tem uma política sobre como essas gorjetas são divididas se você tiver tal situação em seu negócio. As taxas de serviço também podem ser consideradas gorjetas agrupadas. 

O conjunto de gorjetas da sua empresa não pode incluir funcionários que normalmente não recebem gorjetas, como lava-louças, cozinheiros, chefs e zeladores.

Como posso saber quais dicas um funcionário recebe?

Os funcionários são obrigados a manter um registro diário de gorjetas e reportá-las a você regularmente se custarem US$ 20 ou mais por mês. O IRS exige relatórios até o décimo dia do mês seguinte.

Obviamente, o funcionário deve informar a renda de gorjetas em sua declaração de imposto de renda individual. Eles também devem relatar dicas para fins de cálculo de impostos da Previdência Social e do Medicare usando o Formulário 4137 do IRS.

A renda da gorjeta é tributável? 

Todas as gorjetas que totalizem US$ 20 ou mais em um mês estão sujeitas ao imposto de renda federal e ao imposto FICA (Segurança Social e Medicare). Você deve receber informações sobre essas dicas para poder incluí-las no formulário W-2 do funcionário. 

Não se esqueça de que a renda das gorjetas também está sujeita ao imposto adicional do Medicare para funcionários de renda mais alta. Você deve começar a reter o imposto adicional de 0,9% do Medicare quando a remuneração do funcionário atingir US$ 200.000.

As taxas de serviço pagas aos funcionários também são tributáveis ​​como salários regulares para fins de imposto de renda federal e FICA.

Como as dicas são coletadas e relatadas? 

O funcionário guarda todas as gorjetas. Você deve reembolsar o funcionário por esses valores se receber as gorjetas em uma cobrança de cartão de crédito ou débito.

Gorjetas combinadas são comuns em alguns restaurantes e outros serviços. Os funcionários dividem o valor agregado de acordo com seus próprios acordos e cada indivíduo reporta a você sua parte do valor agregado. Os estados têm diferentes leis e acordos sobre agrupamento de gorjetas.